por Tanque Aytekin
Imagínese cómo podría ser una mayor eficiencia en su vida y en su trabajo. Tal vez podría automatizar una cadena de correo electrónico común o una consulta de un cliente. Correr ocho kilómetros en 35 minutos en lugar de 64. O recortar los gastos de la empresa en un 10 por ciento. Hay cientos de definiciones diferentes, pero, en última instancia, eficiencia significa producir el mismo resultado con menos recursos: menos tiempo, dinero o energía.
Ahora veamos la productividad. El mundo de las startups está obsesionado actualmente con las técnicas para aumentar la productividad (y yo también escribo a menudo sobre este tema). Pero, ¿qué buscamos realmente cuando hablamos de productividad? ¿Por qué queremos dominar nuestras mañanas ? o potenciar al máximo nuestras jornadas laborales? 
«La productividad no consiste sólo en hacer que las cosas sean más baratas, sino en hacer que sean mejores», escribe Umair Haque , autor de Betterness: Economics for Humans y director de Havas Media Labs. «¿Qué avances en materia de productividad se pueden lograr en el mundo real? Curas para el cáncer, vacunas, Internet, iPhones. No son sólo comodidades de menor importancia; cambian vidas de manera real y radical».
Mientras que la eficiencia significa hacer más con menos, la productividad consiste en hacer más con lo mismo y, como explica Haque con tanta elocuencia, es una búsqueda basada en la calidad. Después de todo, ¿a quién le importa si tachas cuatro tareas adicionales de tu lista de tareas pendientes si esas actividades no hacen que tu negocio avance? Una rutina matutina o un horario de trabajo eficaz deberían ayudarte a hacer más de lo que realmente importa. Por eso creo que los fundadores y directores ejecutivos deberían centrarse en la productividad, no en la eficiencia.
El auge de una mentalidad de eficiencia.
La Revolución Industrial dio inicio a la era de la producción en masa. Este proceso alcanzó un nuevo pico en 1913, cuando Henry Ford introdujo la línea de montaje de automóviles, y el mercado siguió adoptando una «mentalidad de eficiencia» hasta bien entrado el siglo siguiente. Según Michael Mankins, socio de la consultora de liderazgo Bain & Company, la atención que el mundo empresarial puso en la eficiencia durante las décadas de 1990 y 2000 produjo sólidos resultados. «El crecimiento de las ganancias del S&P 500 fue casi tres veces superior a la tasa de inflación durante este período», escribe Mankins. Mankins , «a pesar del tibio crecimiento de los ingresos durante muchos años».
Sin embargo, la situación empezó a cambiar en 2015. «Las ganancias del S&P 500 comenzaron a caer», escribió Mankins, «y el crecimiento de las ganancias se ha mantenido negativo desde entonces». Sostiene que en este clima, intentar lograr mayores ganancias a través de la eficiencia es casi imposible. El entorno empresarial actual requiere una mentalidad de productividad.
Durante los últimos 13 años, priorizar la productividad por sobre la eficiencia me ha ayudado a hacer crecer mi startup autofinanciada, JotForm , hasta convertirla en una empresa que presta servicios a más de 3,5 millones de usuarios. Si bien solemos utilizar las palabras «productividad» y «eficiencia» indistintamente, tienen distinciones importantes, especialmente para los emprendedores. A continuación, se muestra cómo cultivar una mentalidad de productividad en toda su empresa.
Priorizar el trabajo en equipo sobre los esfuerzos individuales.
Un equipo creativo, motivado y que funcione bien tendrá un impacto mucho mayor en su empresa que un solo empleado superproductivo. En JotForm, aprovechamos el poder de la colaboración organizando a nuestros 130 empleados en equipos pequeños e interdisciplinarios. Cada grupo de cinco o seis personas incluye un diseñador principal que trabaja codo a codo con desarrolladores de UI y CSS, desarrolladores full stack, además de especialistas en UX, científicos de datos y cualquier otra función necesaria.
Cada equipo trabaja en un proyecto a la vez y funciona como una pequeña empresa. Asignamos tareas y problemas, pero ellos tienen la autoridad de tomar sus propias decisiones, incluida la forma en que desarrollan soluciones, ejecutan y prueban ideas y organizan sus flujos de trabajo. Funciona de maravilla y este modelo podría aplicarse a una amplia gama de industrias diferentes. No es viable si su empresa tiene solo un puñado de empleados, por supuesto, pero siempre que sea posible, la combinación de diferentes voces, antecedentes, habilidades y estrategias aumenta el poder de un equipo.
Saca el máximo partido a tus MVP.
Toda empresa tiene sus MVP, esos empleados talentosos y motivados internamente que hacen que todo sea posible. Estas contrataciones tan codiciadas suelen terminar en empresas de renombre como Netflix, Apple, Google y Dell. Al investigar su libro de 2017, » Time, Talent, Energy: Overcome Organizational Drag and Unleash Your Team’s Productive Power» (Tiempo, talento, energía: supere el arrastre organizacional y libere el poder productivo de su equipo) , «, Mankins y el coautor Eric Garton descubrieron que las empresas como Apple también son un 40 por ciento más productivas que la organización promedio. Es lógico pensar que los MVP que trabajan en estas marcas destacadas son responsables de esa importante ventaja.
Sin embargo, la investigación de Mankins descubrió que estas empresas tienen un 16 por ciento de jugadores estrella, mientras que otras empresas tienen un 15 por ciento. La diferencia radica en cómo las mejores empresas aprovechan su talento sobresaliente. Las organizaciones hiperproductivas identifican los puestos críticos para el negocio y los cubren casi todos con MVP, explica Mankins. Es por eso que 600 ingenieros de Apple pudieron desarrollar, depurar y lanzar iOS 10 en menos de dos años, mientras que 10.000 ingenieros de Microsoft tardaron más de cinco años en desarrollar, refinar y finalmente desmantelar Windows Vista.
En mi experiencia, cada empleado puede convertirse en un MVP con las circunstancias, la capacitación y el apoyo adecuados. Requiere más esfuerzo, pero garantizar que los empleados trabajen en su punto óptimo vale la pena invertir tiempo y recursos. Por ejemplo, trato de mantenerme cerca de los miembros de nuestro equipo y continuamente hago preguntas como: «¿Qué tipo de impacto quieres generar? ¿Hay algo en lo que creas que podrías sobresalir, pero que no has tenido la oportunidad de probar? Si estuvieras en mi lugar, ¿qué cambiarías en esta empresa?»
Es sorprendente lo que se puede aprender, y me he dado cuenta de que casi nadie es verdaderamente improductivo. En cambio, un empleado estancado suele sentirse desmotivado, insatisfecho o frustrado por las circunstancias de su puesto. Nueve de cada diez veces, estos problemas se pueden resolver con un poco de tiempo y creatividad. Y como descubrió un estudio de 2015 de Bain & Company y The Economist Intelligence Unit , los empleados inspirados son un 125 por ciento más productivos que aquellos que están «simplemente satisfechos». Ponga a ese empleado inspirado en un equipo de alto rendimiento y tendrá una fórmula para el éxito.
Reducir la burocracia.
Las empresas emergentes son criaturas ágiles y esbeltas que se mueven rápido y pueden cambiar de rumbo en un instante. Sin embargo, a medida que las organizaciones crecen, casi siempre se enfrentan a un «aumento de la complejidad». Los procesos se vuelven torpes, aumentan las capas de burocracia y se acumulan tanto las regulaciones como las actividades que consumen tiempo. El aumento de la complejidad no solo es irritante, sino que también obstaculiza la productividad, el progreso y los ingresos.
En otra investigación de Bain , la empresa promedio pierde más del 20 por ciento de su capacidad productiva debido a la «carga organizativa», también conocida como burocracia o complejidad innecesaria. Como fundadores y emprendedores, especialmente en empresas en crecimiento, debemos buscar todas las oportunidades para salir del camino. Necesitamos minimizar nuestra carga organizativa.
Intente eliminar reuniones innecesarias , como verificaciones de estado y reuniones diarias que consumen mucho tiempo. Incentive a los equipos a utilizar correos electrónicos claros y orientados a los resultados en lugar de mensajería instantánea, que puede interrumpir la concentración y el flujo. Elimine los sistemas de aprobación engorrosos, las jerarquías obsoletas y todo aquello que ralentice o impida que los empleados trabajen de manera productiva.
Olvídese de la mentalidad de «cuanto más, mejor».
Los emprendedores suelen tener una vena rebelde. Cuestionamos las normas y buscamos formas de alterar el status quo. Sin embargo, una vez que contratamos a un equipo, solemos mantener las prácticas comerciales tradicionales, especialmente en lo que respecta a las horas de trabajo. Por ejemplo, la semana laboral estándar de 40 horas en Estados Unidos se legalizó en 1940 cuando el Congreso modificó la Ley de Normas Laborales Justas .
El trabajo ha evolucionado drásticamente desde la Segunda Guerra Mundial. Entonces, ¿por qué seguimos aplicando una práctica desarrollada hace casi 80 años? Incluso si es la opción correcta para su organización, vale la pena considerarla. Países como Nueva Zelanda, por ejemplo, están probando semanas laborales de cuatro días, basándose en estudios que muestran que no hay correlación entre el tiempo de entrada y la productividad de los empleados. Y según el Guardian , Luxemburgo es el país más productivo del mundo, a pesar de que los trabajadores en esta pequeña nación suelen trabajar una media de 29 horas a la semana.
En JotForm todavía tenemos semanas laborales de cinco días, pero les damos a nuestros empleados la flexibilidad de establecer sus propios horarios, siempre que sea conveniente para su equipo. Los noctámbulos pueden comenzar más tarde, mientras que las alondras pueden llegar con el sol. Nuestros empleados parecen apreciar la libertad, que a su vez aumenta su productividad.
Las vacaciones y el tiempo libre regulares son igualmente importantes. Intento poner en práctica este principio, tomándome tiempo fuera de la oficina. Los descansos frecuentes durante la jornada laboral también son esenciales para la concentración y la motivación. Los estudios muestran que la persona promedio no puede dedicarse al pensamiento crítico durante más de cuatro horas. seguidas. Ir más allá de este punto es una pérdida de tiempo y esfuerzo.
El cambio de una mentalidad de eficiencia a una cultura de productividad no se produce de la noche a la mañana, pero es un cambio que vale la pena hacer. Experimente con lo que funcione mejor para su empresa y asegúrese de involucrar a su personal en estas discusiones. Los empleados más felices tienen un mejor desempeño. Son más creativos, más productivos y ofrecerán el tipo de innovaciones que pueden diferenciar a su empresa. Al final, creo que eso es mucho más valioso que reducir los gastos o presionar para obtener ganancias de eficiencia irrelevantes pero que en teoría son buenas.
Fuente: https://www-entrepreneur-com.
