Es deber de todo gerente hacer uso de las herramientas que tiene a su alcance y una de ellas es la elaboraciรณn de un buen presupuesto. El tomar un tiempo, junto con todo su equipo, para dar una mirada analรญtica y concienzuda a la empresa y su entorno, es un ejercicio que todos los gerentes debรญan realizar. Algunas de las claves a considerar son:
- Analice su entorno con la mayor objetividad posible. Busque informaciรณn de diferentes fuentes y contraste. Vea que negocios surgen y a cuales les va bien. Expanda sus miras mรกs allรก del mercado local y, si es necesario, dรฉ un giro radical a su plan de negocio. En dรญas pasados conversaba con un joven heredero de una empresa familiar que me decรญa que en tres aรฑos han pasado de importar la mercancรญa que vendรญan en sus tiendas a levantar una fรกbrica y exportar a los paรญses vecinos. Si tenemos limones, hagamos limonadaโฆ
- Documรฉntese con las leyes y reglamentos en la mano. Asesรณrese con expertos en las materias mรกs รกlgidas y dese un tiempo para recopilar informaciรณn clave fidedigna. Si, como nuestro amigo, desea exportar, acuda a los organismos de su paรญs que se encargan de estas labores y averigรผe cuales son los pasos, como se realizan las conversiones de las divisas producto de las exportaciones, que leyes regulan esta materia. Conozca las leyes impositivas regionales, nacionales y locales. Documรฉntese en las reglamentaciones de los paรญses compradores, conozca sus aranceles, si tienen tratados para evitar la doble tributaciรณn con su paรญs, si dentro de esos tratados estรก contemplada la actividad que usted realizaโฆbusque asesorรญa especializada en la materia y nรบtrase con la experiencia de sus asesores.
- Proyecte la mayor cantidad de estados financieros y reportes. Cuanta mรกs informaciรณn posea, mejor serรกn sus decisiones. No se limite a los estados financieros bรกsicos: estado de resultados y estado de situaciรณn financiera (balance general); extienda sus cรกlculos a los flujos de caja, flujo de efectivo, movimiento de patrimonio, a los reportes propios de su tipo de empresa, a la competenciaโฆesta ardua labor seguro le brinda buenos resultados. Analice la posibilidad de contratar asesores externos que vean con objetividad la situaciรณn de la empresa y le ayuden a detectar fallas en sus sistemas.
- Detalle, detalle y detalleโฆcuanto mayor sea el desglose que haga de sus cifras mรกs rรกpido serรก el realizar un cambio y/o ver el efecto de cada variable. Realice cรกlculos por producto o lรญnea de productos, genere reportes mensuales, acumulados y anuales, detecte inconsistencias entre las cifras de los diferentes departamentos, discrimine los gastos, no es lo mismo analizar โgastos de mercadeoโ que gastos de mercadeo por canal, zona, lรญnea de producto, medio utilizado y, por รบltimo, documente su presupuesto, ya que al cabo de un mes nadie se acordarรก de todas la pautas consideradas para cada una de las cifras.
- Establezca que productos y/o servicios son viables y cuรกles no. No se guรญe por sentimentalismos y procure escuchar opiniones de su equipo, ellos manejan el dรญa a dรญa y le pueden decir que รญtems deben ser eliminados, cuales mejorados y cuales relanzados. Haga uso de las estadรญsticas y de los informes contables y administrativos, para algo usted invirtiรณ en ese sรบper-programa: ยกutilรญcelo! Analice los productos que no son productivos por sรญ mismos, pero que colaboran con la venta de otros รญtems y controle los gastos asociados a estos. Detecte costos de oportunidad y descubra costos ocultos. Distribuya el โpastelโ de los recursos!
- Vea los cuellos de botella y trate de eliminarlos. Ubรญquelos en cada una de las รกreas de la empresa: venta, distribuciรณn, fabricaciรณn y/o administraciรณn y establezca los recursos para deshacerse de ellosโฆ sin productividad no podrรก lograrse ningรบn objetivo. Recuerde: la flexibilidad es un requisito indispensable de las empresas modernas!
- Repase las relaciones entre los diferentes departamentos y las tareas que cada uno de ellos realiza. Se sorprenderรก cuando detecte labores duplicadas, documentos archivados en tres o cuatro sitios diferentes y algunos reportes que no aparecen en ningรบn cajรณn de la oficina. Este anรกlisis nos ayuda a coordinar las tareas entre los diferentes departamentos y a racionalizar el uso de recursos. A fin de cuentas, un buen presupuesto debe empezar por casaโฆ
- Recuerde que el presupuesto base es el de ventas. Tรณmese el tiempo necesario para calcularlo de manera lo mรกs realista posible. Contacte a sus principales clientes, conozca sus proyectos para el venidero aรฑo, estudie la competencia, vea sus planes de producciรณn, evalรบe sus equipos de trabajo y detecte nuevas oportunidades. Establezca que tipo de negocio desea y tome las medidas estratรฉgicas para lograrlo, por ejemplo: en mi tienda, ยฟvoy a vender solamente productos elaborados por mรญ o tambiรฉn incluirรฉ รญtems de otros fabricantes?, ยฟdeseo atacar un mercadeo selecto y de mayor nivel adquisitivo o por el contrario mi objetivo es la cantidad?, ยฟquรฉ percepciรณn deseo que tengan mis clientes de mi organizaciรณn?โฆ.
- Utilice su presupuesto. Usted y su equipo utilizaron unos recursos muy valiosos para realizarlo, ahora sรกquele provecho. Calcule las desviaciones mensuales y acumuladas a la fecha, vea que departamentos lo cumplen y cuรกles no y detecte el porquรฉ. Tome las decisiones necesarias para atacar o utilizar a su favor las desviaciones presentadas, estas pueden significar una oportunidad no detectada por la empresa en un comienzo. Analice y actรบe, ambas acciones deben ir de la mano.
- Haga a sus empleados partรญcipes de los objetivos de la organizaciรณn para que estos se sientan parte del proyecto y ademรกs sepan porque se hacen las cosas en la compaรฑรญa. Establezca los niveles de exigencia de acuerdo a los diferentes departamentos y trate de conservar a los buenos trabajadores. No importa en quรฉ entorno se mueva la organizaciรณn, estos son la base de la misma.
Fuente: https://www.rodriguezc.com/diez-claves-para-elaborar-un-buen-presupuesto/
