Por Alejandro Pรฉrez
En el artรญculo de hoy, os hablo de la Matriz Eisenhower para ayudaros a diferenciar lo ยซImportanteยป de lo ยซUrgenteยป
Lo cierto que el tema me lo sugiriรณ uno de mis apreciados lectores y creo que es muy importante y suele llevar a confusiรณn. 
ยฟCuรกntas veces nos hemos encontrado en nuestro dรญa a dรญa con mรบltiples tareas en cola y la dificultad de tener que priorizarlas?
Por un lado tenemos las tareas del dรญa a dรญa, las que son importantes, y las que son urgentes (muchas veces impuestas por terceros).
Diferencias principales:
Las tareas โurgentesโ son esas que ruegan tu atenciรณn, pero no necesariamente aรฑaden valor.
Las tareas โimportantesโ son las que aportan valor directo, tienden a posponerse porque no hay urgencia de completarlas.
Matriz Eisenhower
Para ayudarnos a priorizarlas podemos usar la matriz de Importancia/Urgencia.
Tambiรฉn conocida como la caja de Eisenhower, es un marco de trabajo simple para priorizar las tareas y administrar la carga de trabajo.
Su nombre deriva de Dwight D. Eisenhower, un general del ejรฉrcito y el presidente nรบmero 34 de los Estados Unidos.
Mรกs adelante fue publicitada en el conocido libro โLos 7 hรกbitos de la gente altamente efectivaโ de Stephen Covey, donde se recomienda el uso de esta matriz como base para administrar lo que hacemos con nuestro tiempo.
Ejemplo de Matriz Matriz Eisenhower:
Nota: La interpretaciรณn de esta matriz dependerรก de las circunstancias de cada organizaciรณn, las diferentes polรญticas de los departamentos, de la la duraciรณn y complejidad de cada tareas, sus efectos e implicaciones, etc
Para usarla bien, deberรญa haber un buen plan de comunicaciones en la empresa, y que todos los implicados en proyectos y gestiรณn de tareas tenga la misma informaciรณn para poder valorar con un criterio similar.
En tรฉrminos generales, el orden de actuaciรณn podrรญa determinarse en:
Tareas Nivel 1: Hecho
Estas tareas son de gran valor a la hora de alcanzar los objetivos. Deberรญamos realizarlas cuanto antes y si es posible no delegarlas.
Tareas Nivel 2: Planificar
Son tareas que tambiรฉn son de gran valor, pero no tienen esa urgencia, por lo tanto las podemos planificar, pero tambiรฉn intentaremos hacerlas nosotros mismos y no delegarlas.
Tareas Nivel 3: Delegado
Estas tareas deben completarse lo antes posible, pero normalmente no es necesario que uno mismo se encargue de ellas, asรญ que podemos delegarlas.
Tareas Nivel 4: Eliminar.
Las tareas que no aportan valor, y que no tienen prioridad. Valorar si tienen sentido o eliminarlas.
Deficiencias del Modelo y mejoras
Algunos expertos reconocen que el modelo Eisenhower estรก algo ยซcaducoยป y que aunque se sigue usรกndose en mรบltiples organizaciones, deberรญa actualizarse.
Por ejemplo diferenciar entre urgencia real y urgencia subjetiva:
Las urgencias reales: Aquellas en las que si no se lleva a cabo la tarea/acciรณn en una determinada fecha/hora, implicarรญan afrontar consecuencias negativas o incluso que sea imposible realizarla.
Las urgencias subjetivas: Las que se ponen para ir tirando o avanzar o que son urgencias para los objetivos de otras personas
O valorar la importancia en base a su impacto, si es o no econรณmico:
El impacto econรณmico: Deberรญamos definir a partir de quรฉ cifra econรณmica una tarea o proyectos son prioritarios o establecer comparaciones entre los mismos segรบn su impacto econรณmico al negocio.
El impacto no econรณmico: Todo lo que hace referencia a elementos que no tienen que ver directamente (aunque sรญ indirectamente) con la economรญa del proyecto/organizaciรณn (por ej: salud de las personas , factores sociales o medioambientales, etc)
Tambiรฉn hay quien aรฑade que habrรญa que valorar la ยซenergรญaยป necesaria para llevar a cabo la tarea, y ver en que momento del dรญa serรญa mรกs รณptimo su ejecuciรณn (optimizaciรณn del tiempo necesario vs optimizaciรณn del esfuerzo/energรญa)
Y por supuesto tener en cuenta siempre la famosa Ley de Pareto
Espero que te haya resultado interesante al artรญculo y te ayude a la hora de priorizar tus tareas.
ยฟConoces algรบn otro mรฉtodo para priorizar tareas? ยฟCรณmo gestionas tu la prioridad o importancia de las tareas de tus proyectos?
Fuente: https://www.ceolevel.com/matriz-eisenhower-aprende-a-diferenciar-lo-urgente-de-lo-importante
