por Anton Budon
Medir la productividad de manera regular y adecuada puede ser lo que tu empresa necesita para incrementar la rentabilidad en el mediano y largo plazo. Los equipos รกgiles y eficientes favorecen la adaptabilidad de la compaรฑรญa a un entorno cambiante y cada vez mรกs competitivo. No te quedes atrรกs y verifica que todos los procesos estรกn optimizados para el mejor aprovechamiento de los recursos. Alcanzar los objetivos, hoy en dรญa, no es suficiente. Para asegurar la subsistencia y el รฉxito de la empresa, resulta fundamental verificar los desempeรฑos individuales y colectivos. De este modo, se puede aumentar la eficiencia y, por ende, los ingresos finales de tu empresa. ยฟTe parece interesante esta รณptica? Descubre, a continuaciรณn, cรณmo conseguir estas metas.
FAQ
ยฟQuรฉ es la productividad?
La productividad es la medida que indica el nivel de eficiencia con el que una persona, un equipo, una empresa o una fรกbrica completa una tarea. La misma se calcula, principalmente, dividiendo los productos o servicios producidos o desarrollados por los recursos utilizados, ya sean horas de trabajo, insumos o cualquier otro coste en que se haya incurrido directa o indirectamente. No obstante, existen otras mรบltiples maneras de medir la productividad. 
ยฟQuรฉ son las mรฉtricas de productividad y para quรฉ sirven?
Las mรฉtricas de productividad son sistemas de mediciรณn que rastrean la eficiencia de un trabajador o un equipo de trabajo. Los datos obtenidos sirven para determinar si los recursos se emplean de la mejor manera posible y de quรฉ manera se puede optimizar su aprovechamiento. El objetivo final es obtener resultados altamente satisfactorios frente al menor uso de recursos posible.
ยฟCรณmo medir la productividad en el trabajo de manera eficiente?
Sigue estos consejos para medir la productividad en el trabajo de manera eficiente: Evalรบa la rentabilidad de tu compaรฑรญa. Observa la cantidad de tareas finalizadas en un periodo de tiempo. Verifica la gestiรณn de tiempo de cada trabajador. Fomenta la retroalimentaciรณn del equipo de trabajo. Controla el nivel de satisfacciรณn de los clientes. Estudia el crecimiento y el desarrollo de cada empleado. Contrasta los resultados obtenidos con el uso de recursos. Compara el crecimiento empresarial de los รบltimos aรฑos.
ยฟPor quรฉ es importante llevar una mediciรณn de la productividad individual y grupal en la empresa?
Realizar una mediciรณn de la productividad, tanto individual como grupal y departamental, en la empresa es importante porque: Simplifica la toma de decisiones informadas. Permite corroborar que se cumplirรก con los objetivos. Minimiza el riesgo de sobrecostes y de incumplimientos de proyectos. Facilita la detecciรณn de รกreas de mejora. Brinda la oportunidad de plantear nuevas estrategias. Posibilita calibrar la calidad de la fuerza laboral.
ยฟQuรฉ herramientas se pueden utilizar para medir la productividad?
Para medir la productividad, se pueden instaurar en la empresa diversas herramientas que, por un lado, simplifiquen la asignaciรณn de tareas y recursos y, por otro, recaben informaciรณn sobre el desempeรฑo. En el mercado, existen mรบltiples plataformas de gestiรณn de tareas y proyectos. Algunas de ellas, como Bitrix24, generan automรกticamente informes de rendimiento de empleados que facilitan la retroalimentaciรณn y la toma de decisiones.
8 recomendaciones importantes para medir la productividad en tu empresa
Todo equipo trabaja con el fin de alcanzar un objetivo. Sin embargo, diferentes circunstancias pueden mermar la productividad y, en รบltima instancia, restar rentabilidad a la organizaciรณn. Si deseas que tu empresa alcance el รฉxito, debes apostar a aumentar la eficacia. Para ello, es esencial medir la productividad. Ahora bien, existen diferentes maneras de obtener mรฉtricas de interรฉs para tu empresa. Las mรฉtricas de productividad facilitarรกn la toma de decisiones y ayudarรกn a la cรบpula a determinar de quรฉ manera optimizar el uso de recursos. ยฟTe preguntas cรณmo medir la productividad de tu plantilla? Continรบa leyendo porque compartiremos contigo los mejores consejos al respecto.
1. Medir la productividad a travรฉs de las ganancias de la compaรฑรญa
La manera mรกs habitual de medir la productividad es observar los cambios producidos en la rentabilidad de la empresa aรฑo a aรฑo. Por un lado, se compara el dinero que ha ingresado y cuรกl ha sido la ganancia real para la organizaciรณn. En este punto, se descuentan los gastos de producciรณn y el uso de recursos, lo cual permite determinar si ha habido una malversaciรณn de recursos o, incluso, cuรกnta materia prima se ha desperdiciado. Dicha evaluaciรณn puede realizarse para un empleado en particular o para un departamento (ยฟquรฉ ganancia le ha reportado el trabajador o el departamento a la compaรฑรญa?). Por otra parte, el dato obtenido se puede comparar con aquellos de aรฑos anteriores. Asรญ, obtendrรญas un claro indicador del nivel de productividad de tu empresa. ยฟLas ganancias han crecido o han decaรญdo? ยฟEn quรฉ porcentaje? La comparativa de ganancias es, sin lugar a dudas, una de las mรฉtricas de productividad mรกs fรกcilmente evaluables. Por supuesto, una vez cuentes con la informaciรณn necesaria, llegarรก el momento de tomar decisiones para mejorar la eficacia. Esto podrรญa significar modificar el rumbo o, sencillamente, recurrir a la automatizaciรณn para ajustar aรบn mรกs la eficiencia de tus empleados.
2. Evaluar la cantidad de tareas completadas en un periodo determinado
Tus empleados reciben un sinfรญn de tareas que deben concluir para, en รบltima instancia, alcanzar un objetivo. Ahora bien, ยฟte has puesto a pensar cรณmo la cantidad de tareas completadas por cada trabajador puede convertirse en una de las mรฉtricas de productividad de tu empresa? Este enfoque no toma en consideraciรณn el tiempo empleado para concluir una tarea, sino que la misma se haya finalizado de manera exitosa en el periodo preestablecido. Para aumentar la eficiencia de tus empleados en este punto, serรญa importante diseccionar cada tarea en otras mรกs pequeรฑas. Una vez llevado a cabo este proceso, deberรญas proceder a asignar cada tarea secundaria con una fecha de entrega y los recursos necesarios.
Para ello, no hay mejor opciรณn que utilizar un gestor de tareas y proyectos. El mismo facilita el proceso de asignaciรณn de responsabilidades, pero tambiรฉn el control del avance del proyecto. Bitrix24, por ejemplo, simplifica el monitoreo a travรฉs del establecimiento de tareas dependientes y reglas automatizadas. Estas รบltimas modifican la fecha de entrega de la tarea madre cuando existe una demora en alguna tarea secundaria. De este modo, es mรกs fรกcil visualizar la progresiรณn de un proyecto y, por lo tanto, medir la productividad tanto individual como grupal.
3. Analizar la gestiรณn del tiempo de cada empleado o equipo de trabajo
Todo proyecto tiene una fecha estimada de conclusiรณn. De hecho, no respetar dichos tiempos puede conllevar a fuertes sobrecostes que afecten, finalmente, a la rentabilidad. Por este motivo, analizar la gestiรณn del tiempo es otro de los mejores consejos para medir la productividad. Presta atenciรณn a las horas que cada empleado requiere para concluir una tarea. ยฟSe condice con el tiempo asignado para la misma? Si no es asรญ, ยฟpor quรฉ ha empleado mรกs tiempo del estimado? ยฟHa habido algรบn contratiempo o, simplemente, existe una posibilidad de mejora de la gestiรณn personal del tiempo? Olvรญdate de las interminables planillas de cรกlculo que cada empleado debรญa rellenar a mano para contar con datos de tiempo asignado a cada tarea.
En la actualidad, puedes implementar un software de gestiรณn de tiempo y mediciรณn de la productividad en tu empresa. Estas herramientas pueden funcionar tanto en la nube como en premisa y recopilan toda clase de datos del comportamiento de los empleados. Asรญ, podrรกs detectar cambios en la forma de trabajar de un empleado, si su productividad mejora o no y garantizar que el tiempo se emplea de manera adecuada. En el caso particular de Bitrix24, la aplicaciรณn recaba informaciรณn de manera continรบa. Luego, elabora un completo reporte de rendimiento que te servirรก de base para la retroalimentaciรณn individual y grupal.
4. Posibilitar la opiniรณn de los miembros de un grupo
Si buscas mejorar la mediciรณn de la productividad y, por lo tanto, repercutir positivamente en la eficiencia, escucha a tus empleados. Los compaรฑeros de un equipo de trabajo cuentan con informaciรณn del dรญa a dรญa que puede resultar muy valiosa a la hora de tomar decisiones. Dales la posibilidad de compartir contigo sus conocimientos. Abre las puertas de tu oficina u organiza reuniones con el fin de obtener retroalimentaciรณn. ยฟQuรฉ ven tus empleados que tรบ no? ยฟExiste algรบn sistema que no funcione correctamente? ยฟQuรฉ tarea consume mucho tiempo? ยฟSerรญa posible automatizarla? ยฟDe quรฉ manera?
Genera un espacio de discusiรณn constructiva, ya sea en lรญnea o en persona. Permite que los miembros de un equipo compartan sus ideas. Fomentar la comunicaciรณn libre y bidireccional te brindarรก un interesante conocimiento que, bien gestionado y aplicado, puede repercutir en aumentar la eficiencia de tu empresa. Asimismo, puedes planificar encuentros individuales para obtener retroalimentaciรณn sobre los compaรฑeros de un equipo. Para ello, debes generar un espacio de confianza y comodidad que le permita a cada trabajador ser honesto y compartir su verdadera opiniรณn sobre el rendimiento de sus colegas.
5. Controlar el nivel de satisfacciรณn del cliente
El nivel de satisfacciรณn del cliente es otra de las mรฉtricas de productividad mรกs implementadas. En general, esta metodologรญa es muy utilizada en los servicios de atenciรณn al cliente, tanto por correo electrรณnico como por chat o telรฉfono. Tras la consulta, el cliente es invitado a dejar su opiniรณn. En algunos casos, la encuesta se puede rellenar en el momento y, en otros, la misma se recibe unos momentos despuรฉs de finalizada la interacciรณn. Sea como fuere, los datos de las encuestas a los clientes permiten evaluar el desempeรฑo de los agentes de atenciรณn al cliente. No evalรบes รบnicamente cuรกntas llamadas o cuรกntos correos electrรณnicos ha respondido un representante por hora, sino tambiรฉn cuรกl ha sido la calidad de su atenciรณn. Medir la productividad y aumentar la eficiencia implica determinar cuรกl es el estรกndar de calidad esperado por tu empresa. ยฟCuรกntos clientes esperas que cada agente atienda por hora y con quรฉ resultados? Determina el objetivo para, despuรฉs, evaluar desempeรฑos. No olvides comparar periodos para visualizar cambios y poder tomar decisiones adecuadas.
6. Monitorear los avances de cada empleado y flujos de trabajo
La productividad no es un concepto estรกtico. Por el contrario, se trata de una de las variables mรกs cambiantes dentro de una empresa. Por este motivo, resulta vital medir la productividad regularmente y siempre de manera comparativa. En el caso de la evaluaciรณn del rendimiento de un empleado, mira su desempeรฑo a lo largo del tiempo. No se espera lo mismo de un trabajador nuevo en la compaรฑรญa que de uno senior. Por lo tanto, deberรญas monitorear el camino realizado por cada persona. ยฟEl empleado analizado muestra un progreso a lo largo del periodo? Si no es asรญ, quizรก sea hora de evaluar quรฉ impide que cumpla con los objetivos. ยฟEs acaso necesario que implementes alguna herramienta de automatizaciรณn o recurras a la capacitaciรณn? Revisa los flujos de trabajo para detectar si existe una sobrecarga laboral. Compara la cantidad de tareas finalizadas en el mismo periodo por diferentes trabajadores. ยฟQuรฉ variables cambian de uno a otro? ยฟSerรญa posible replicar esas variables para aumentar la eficiencia del empleado menos productivo? Como mencionรกbamos en el punto 4, no dudes en escuchar lo que tu plantilla tenga para decir ni tampoco en tomar decisiones para modificar comportamientos. Optimizar recursos es tu meta.
7. Comparar el resultado obtenido con los recursos empleados
Una de las mรฉtricas de productividad tradicionales en las fรกbricas es la comparaciรณn de productos con los recursos empleados; es decir, materias primas, energรญa, empleados y capital; entre otros. Dicha mediciรณn puede extrapolarse, tambiรฉn, a otras รกreas de la empresa como ventas. ยฟCuรกntas ventas se han logrado? ยฟCuรกntos recursos humanos han sido necesarios para conseguir dicho resultado? Si divides el nรบmero total de productos por los recursos necesarios para producirlos (insumos, tiempo invertido, capital y recursos naturales), obtendrรกs un ratio que te indicarรก el coste-beneficio. Ahora bien, lo mismo puedes hacer con las ventas al dividir el total de ventas por la cantidad de agentes de ventas. El ratio obtenido darรก cuenta de la eficiencia de tus trabajadores. Otra opciรณn es evaluar la relaciรณn entre los prospectos dentro del embudo de ventas y la cuota de ventas efectivamente obtenida. El resultado indica cuรกntas oportunidades han sido aprovechadas.
8. Evaluar las mejoras producidas a lo largo del tiempo
Esta forma de medir la productividad es menos conocida, pero igual de interesante que las anteriores. Esta mediciรณn puede aplicarse a distintos รกmbitos de la compaรฑรญa, siendo asรญ una de las mรกs versรกtiles. En lรญneas generales, se determinan las tasas de reducciรณn o de crecimiento de diferentes variables empresariales. Asรญ, se evalรบa si existe una reducciรณn de los costes de producciรณn con respecto a un periodo similar. O si la adquisiciรณn de clientes evidencia un incremento con respecto al aรฑo anterior. Medir la productividad de cualquier departamento de la empresa con este enfoque es posible de manera sencilla, siempre y cuando cuentes con datos pasados. Las retrospectivas te darรกn una visiรณn de crecimiento o decrecimiento de cada actividad empresarial o departamento. Puedes, tambiรฉn, analizar el rendimiento de un equipo de trabajo utilizando esta variable. ยฟHa sido igual, peor o superior al del periodo anterior? La comparativa contribuirรก a aumentar la eficiencia.
Implementar mรฉtricas de productividad te permitirรก aumentar la eficiencia empresarial
La mediciรณn de la productividad es la mejor manera de aumentar la eficiencia. ยฟPor quรฉ? Sencillamente, porque te permite detectar malversaciones de recursos, procesos que podrรญan automatizarse y cualquier otra deficiencia en un procedimiento. Para medir la productividad, deberรญas determinar cuรกles son las mรฉtricas mรกs adecuadas para tu negocio.
Por supuesto, podrรญas utilizar diversas variables para controlar distintos sectores de tu compaรฑรญa. Sea cual fuere tu decisiรณn, te aconsejamos optar por un software integral de gestiรณn empresarial. De este modo, podrรกs recabar informaciรณn de manera automรกtica y obtener informes de rendimiento personalizados. Asimismo, centralizarรกs toda la informaciรณn de tu compaรฑรญa en un รบnico lugar. Esto facilita la toma de decisiones y la realizaciรณn de comparativas con periodos anteriores.
Fuente: https://www.bitrix24.es/articles/8-consejos-para-medir-la-productividad-y-aumentar-la-eficiencia.php
