por Ricard Lloria
Las 12 formas en que la inteligencia artificial IA puede mejorarnos en el lugar de trabajo. El rápido aumento de la IA en el lugar de trabajo presenta muchos beneficios potenciales para el futuro del trabajo.
Las empresas/organizaciones que ahora pueden usar la inteligencia artificial en el lugar de trabajo para mejorar una amplia gama de procesos, desde iniciativas de comunicación y seguridad hasta una mejor planificación del espacio e incluso una cultura empresarial más inclusiva. 
Por supuesto, esto supone que podemos entender completamente estas nuevas tecnologías en el lugar de trabajo. Y que si los vamos a implementar y utilizar será de forma correcta.
“En cuanto al futuro, tu tarea no es predecirlo, sino hacerlo posible”. – Antoine de Saint Exupéry
Podríamos explorar la IA en el lugar de trabajo. Nos enfocamos en cómo la IA en el lugar de trabajo nos puede conducir a entornos de trabajo mejores, más seguros y de mejora de ambiente. Y, por supuesto, un resultado final más saludable a nivel organizacional.
Según el Informe de estrategia del lugar de trabajo 2023 de Office Space, podemos empezar a ver las diferentes perspectivas, tácticas y estrategias del lugar de trabajo actual, los líderes sobre cómo están cambiando dentro de la organización para mejorar, adaptarnos a las personas y los objetivos de la empresa y/u organización.
¿Cómo se utiliza la inteligencia artificial (IA) en el lugar de trabajo?
La mayoría de las personas ahora están familiarizadas con la inteligencia artificial, o AI, gracias a un flujo constante de informes de noticias y artículos de opinión (a menudo alarmistas). Es esencialmente cualquier tecnología que pueda imitar la interacción humana y la inteligencia. Tales como reconocimiento de voz, razonamiento, toma de decisiones e identificación de patrones. ‘AI’ también lo podemos referir a todo este campo de investigación. Claro está que todo dentro de un marco legal que muchos países están empezando a dialogar para poder hacer dicho marco legal.
Los sistemas de IA usan algoritmos para resolver problemas complejos y automatizar tareas simples o repetitivas.
Y en el lugar de trabajo, la tecnología de IA la podemos usar de varias maneras, a menudo para reducir el error humano, ahorrar dinero y tomar mejores decisiones basadas en datos para toda la organización (y todos los que forman parte de ella).
En otras palabras, la IA en el lugar de trabajo se está convirtiendo rápidamente en una necesidad competitiva.
En su encuesta de 2022 de Deloitte Insights survey, encontró que el 91% de los líderes empresariales informan tener una estrategia de inteligencia artificial en toda la empresa. Esto ocurre con mayor frecuencia en áreas como la generación de conocimientos, la reducción de costos, la mejora de la colaboración y la optimización de procesos.
“Si bien las tasas de adopción y la madurez de la IA varían ampliamente entre las industrias, la IA está impulsando nuevos niveles de eficiencia y rendimiento para empresas de todos los tamaños”. Según nos dicen en Deloitte’s en “Deloitte AI Institute Unveils the Artificial Intelligence Dossier, a Compendium of the Top Business Use Cases for AI“ Irfan Saif, U.S. AI co-líder, Deloitte Risk & Financial Advisory. “Las organizaciones tienen la oportunidad de desbloquear todo el potencial de la IA cuando la adoptan y la implementan a escala en toda su empresa”.
¿Dónde se utiliza la IA en la oficina?
Si bien el cielo puede ser el límite en teoría, en la práctica, las iniciativas impulsadas por la IA en el lugar de trabajo de hoy generalmente se ven en tres áreas principales:
1. La automatización
Cuando las personas hablamos de IA en el lugar de trabajo, a menudo nos referimos a sistemas que automatizan una variedad de procesos. Esto es típicamente con el objetivo de maximizar la productividad y eficiencia.
En pocas palabras, si una tarea es simple y/o repetitiva, la IA puede replicarla fácilmente.
Los respondedores automáticos, el servicio de atención al cliente automatizado y los asistentes inteligentes son casos de uso comunes aquí. Pero hay mucho más en juego… La entrada de datos, la incorporación de clientes, el procesamiento de nóminas, la optimización de precios, la programación de citas, el pronóstico de ventas, la vigilancia de seguridad y muchos elementos del proceso de contratación son solo algunos de los ejemplos que se incluyen en esta categoría.
2. Los datos
Las empresas ahora tienen la capacidad de recopilar una enorme cantidad de datos.
Pero poder recopilar datos y poder darles un buen uso son dos cosas diferentes.
Es por eso que las empresas ahora usan IA para transformar todos los pasos de este proceso. Incluyendo: recopilación de datos, procesamiento de datos y análisis de datos.
Esto garantiza que las empresas tengan acceso a las métricas históricas y en tiempo real correctas que necesitan para tomar mejores decisiones tanto a corto como a largo plazo.
3. La comunicación, colaboración y cultura
Finalmente, las aplicaciones y tecnologías de IA nos pueden ayudar a respaldar el lado social del trabajo.
Desde pasar la voz a texto y autocorrección son algunas de las aplicaciones más básicas aquí. Pero una variedad de opciones más sofisticadas, como el procesamiento del lenguaje natural, las herramientas de reuniones inteligentes y las plataformas de colaboración sofisticadas, pueden ayudar a facilitar la comunicación y la colaboración dentro de una organización.
¿Cuál es el impacto de la IA en el lugar de trabajo?
Cuando se usa correctamente, la IA en el lugar de trabajo nos puede generar ganancias tangibles (como ahorro de costos y productividad). Y también puede conducir a ganancias más intangibles. Como empleados más felices y diversos, y una cultura más centrada en los empleados, es decir, un buen ambiente.
Como era de esperar, las herramientas de IA pueden tener un impacto dramático en la productividad y mejorar los flujos de trabajo en la oficina. De hecho, dos tercios de los líderes empresariales en un reciente estudio, Reinventing Employee Experiences with AI in the Workplace, descubrió que la productividad de los empleados «mejoró sustancialmente» mediante el uso de IA.
Son estos tipos de ahorros de costos y ganancias de productividad los que tienden a obtener la mayoría de los titulares. Pero quizás uno de los impactos más profundos y a veces pasados por alto de la IA en el lugar de trabajo se centra en la experiencia y el compromiso de los empleados.
De hecho, ese mismo estudio reciente encontró que la mitad de los encuestados también vieron ganancias notables en el compromiso de los empleados.
¿Cuáles son ejemplos de IA que se utilizan en el lugar de trabajo?
Hay ejemplos de IA en el lugar de trabajo en prácticamente todos los sectores. Está en industrias desde nuevas empresas y centros de llamadas, hasta organizaciones de atención médica y conglomerados tecnológicos masivos, y todo lo demás.
Deja de ser sorprendente que una variedad de grandes empresas esté adoptando la IA empresarial. Walmart utiliza el aprendizaje automático para ayudar a los empleados a saber cuándo reabastecer los estantes. AT&T lo usa para ciberseguridad. Y General Motors está utilizando el diseño generativo para fabricar mejores automóviles.
Las empresas de trabajo remoto de vanguardia utilizan IA para mejorar las reuniones virtuales. Y las organizaciones tradicionales en la oficina pueden necesitarlo para reforzar la seguridad en sus sistemas de automatización de edificios (BAS), lo podemos ver en “Cyber security in building automation systems: How FMs can secure their BAS”
Los departamentos de recursos humanos en general también están cada vez más a bordo. Están utilizando la IA cada vez más en los procesos de contratación, así como en los esfuerzos de atracción y retención de talento. De hecho, un estudio de SHRM (PDF) encontró que el 79% de las organizaciones de recursos humanos ahora usan inteligencia artificial y automatización para el reclutamiento y la contratación, algo que de momento puede poner en peligro que muchos futuros empleados pasen desapercibidos, ya que los algoritmos buscan palabras claves, que en muchos perfiles dejan de existir, lo que nos puede provocar un error no humano de que el candidato sea de forma automática descartado.
Incluso las plataformas de redes sociales están entrando en acción. Por ejemplo, LinkedIn ahora ofrece cursos de capacitación en línea de IA. Y prácticamente todas las plataformas tienen programadores que trabajan para crear experiencias mejores y más seguras para los usuarios, “user experience o customer experience”.
Y, por supuesto, cada vez que una plataforma tipo Netflix nos recomienda un gran programa o Amazon sabe lo que necesitamos comprar antes de hacerlo… Eso es IA en la organización.
En resumen, las empresas y organizaciones de todas las formas y tamaños pueden usar IA. Y prácticamente todos los departamentos dentro de una organización podrían encontrar formas de beneficiarse de estas nuevas y crecientes tecnologías para el lugar de trabajo de la organización.
Dos ejemplos específicos de IA en el lugar de trabajo:
Específicamente, dos ejemplos comunes de IA específica que se utilizan en el lugar de trabajo son los chatbots y los sensores de oficina.
1. Los chatbots.
Los chatbots son programas que utilizan el procesamiento del lenguaje natural para comunicarse con las personas (generalmente a través de mensajes de texto). A menudo se encuentran en sitios web o canales de servicio al cliente para responder preguntas y resolver problemas comunes. Las empresas también pueden usarlos para el procesamiento y seguimiento de pedidos, la generación de clientes potenciales y otros esfuerzos de marketing.
Cuando las empresas utilizan este tipo de IA, liberan tiempo para que los representantes de servicio al cliente (y otros) aborden problemas y tareas más grandes y/o más complejos. La idea no es necesariamente reemplazar el trabajo humano. Es liberar mano de obra humana para tareas más dinámicas y generadoras de ingresos (como ventas), sin sacrificar la experiencia del cliente en el proceso.
2. Los sensores, en general.
Los sensores del edificio IoT (Internet de las cosas) también son cada vez más comunes, especialmente en lugares de trabajo híbridos. Estos son los dispositivos físicos que recopilan datos sobre su uso y/o el entorno que los rodea. Si bien estos dispositivos no se clasifican técnicamente como ‘IA’, sí se basan en la tecnología de IA para procesar y analizar los datos que recopilan.
Los sensores tienen una variedad de aplicaciones, muchos de nosotros ya los usamos en nuestros hogares o automóviles. En el lugar de trabajo, a menudo adoptan la forma de sensores de ocupación. Estos son sensores de movimiento que rastrean las tasas de ocupación, a lo largo del tiempo, en diferentes áreas (y a menudo granulares) del lugar de trabajo.
Cuando estos sensores se combinan con análisis de bienes raíces, software de administración de espacios y otros sistemas de inteligencia artificial, pueden mejorar la administración de carteras de bienes raíces y los informes de instalaciones. Esto, a su vez, puede ayudar a los planificadores de espacios a asegurarse de que están siguiendo las mejores prácticas de gestión de espacios sin sacrificar la experiencia de los empleados.
Mientras tanto, estos sensores también pueden proporcionar métricas en el lugar de trabajo para ayudar a los líderes a gestionar mejor la previsión inmobiliaria en el futuro.
Todas estas capacidades pueden ser especialmente útiles en un entorno de trabajo híbrido, es decir de teletrabajo, donde la utilización del lugar de trabajo es cada vez más dinámica.
En resumen, el uso de IA y otras tecnologías para responder a estas preguntas es fundamental para cualquiera que busque crear una estrategia de lugar de trabajo optimizada.
La IA en el lugar de trabajo todavía es relativamente nueva, ya que las empresas realizan pruebas para descubrir cómo maximizar los beneficios tanto para sus empleados como para sus resultados.
De hecho, un estudio de Deloitte (Deloitte AI Institute Unveils the Artificial Intelligence Dossier, a Compendium of the Top Business Use Cases for AI) encontró que el 74% de las empresas aún se encuentran en una etapa de experimentación cuando se trata de descubrir su enfoque de la IA. Esto significa que los beneficios de la IA no están grabados en piedra para ningún lugar de trabajo, ya que las empresas exploran las soluciones adecuadas para sus necesidades.
Dicho esto, la mayoría podemos esperar alguna combinación de los siguientes beneficios de la IA en el lugar de trabajo:
- Ahorro de costos en la organización.
En primer lugar, muchos de los beneficios de la IA en el lugar de trabajo son específicamente para aumentar el ahorro de costos y/o generar ingresos.
Para empezar, la automatización de tareas repetitivas que suelen realizar los empleados libera tiempo para dedicarlo a actividades de mayor valor.
Mientras tanto, las eficiencias mejoradas pueden reducir el desperdicio, optimizar los procesos de producción y ayudar a aumentar las ganancias, junto la productividad.
Brindar una mejor experiencia al cliente puede conducir a una mayor satisfacción del cliente en general, junto con una menor necesidad de personal de atención al cliente adicional, aunque podemos recomendar que la atención personalizada por una persona hacía otra es y sigue siendo muy importante.
La detección de fraude puede reducir las pérdidas y la eficiencia energética puede reducir el gasto de recursos (junto con más beneficios que exploraremos a continuación).
De hecho, prácticamente todos los beneficios de la IA en el lugar de trabajo que podemos enumerar a continuación pueden generar ahorros de costos (y/o crecimiento de los ingresos) de una forma u otra.
- Decisiones basadas en datos captadas dentro y fuera de la empresa.
Del mismo modo, tener acceso a más y mejores datos es un beneficio que a su vez respalda muchos de los siguientes beneficios. Ser capaces de aprovechar los grandes datos y combinar una variedad de grandes conjuntos de datos nos puede conducir a una mejor toma de decisiones y, al mismo tiempo, mitigar los riesgos.
Por supuesto, esto solo funciona cuando la IA no solo ayuda a recopilar datos, sino que también puede sintetizarlos en informes y análisis accesibles y digeribles en el lugar de trabajo.
- El mantenimiento predictivo de las organizaciones.
El mantenimiento predictivo (idealmente compatible con IA) está emergiendo rápidamente como una mejor práctica de gestión de instalaciones (FM).
Esto no es sorprendente, dado que los estudios muestran que el mantenimiento predictivo puede reducir el tiempo de inactividad hasta en un 50 %, las averías hasta en un 70 % y los costos de mantenimiento hasta en un 25 %.
Los algoritmos de recopilación de datos, aprendizaje automático y mantenimiento predictivo pueden determinar mejor cuándo y dónde tomar medidas proactivas para evitar fallas en los equipos.
Esto, a su vez, puede conducir a una reducción del tiempo de inactividad, una mayor seguridad y, por supuesto, un ahorro de costos, entre muchos otros beneficios, que normalmente el facility manager puede aprovechar para la optimización de recursos.
- Las empresas puede ser más ecológicas.
Ahora es increíblemente fácil para las empresas aprovechar la IA en el lugar de trabajo para reducir la cantidad de recursos que necesitan para atender cómodamente a sus empleados y operaciones. A menudo se logra al integrar el BAS (sistemas de automatización de edificios) de la organización con IA diseñada en torno a la sostenibilidad, esto puede ayudar naturalmente a respaldar cualquier iniciativa ambiental que puedan tener.
Por ejemplo, el uso de sensores nos puede ayudar con la optimización de la energía (por ejemplo, no es necesario tener las luces encendidas cuando no hay nadie en la oficina). Las empresas también pueden usar IA para monitorear el uso de recursos y ayudar a reducir el desperdicio.
- Las organizaciones pueden ser más seguras.
Las empresas pueden usar tecnología de IA como detección de peligros, videovigilancia y controles de seguridad para crear lugares de trabajo más seguros y proactivos. Los sensores también nos pueden ayudar a identificar cuántas personas hay en un área en caso de una emergencia.
La tecnología de inteligencia artificial también nos puede ayudar a mantener más seguros los sistemas de TI y BAC (Sistemas de mantenimiento de edificios)
- Las empresas pueden ser más flexibles.
Hoy en día, cada vez más empresas están adoptando acuerdos de trabajo flexibles y espacios más ágiles. Además, cada vez más utilizan tecnologías de inteligencia artificial (es decir, sensores de oficina, análisis de datos y herramientas de colaboración en el lugar de trabajo) para respaldarlos.
En resumen, ya sea que las empresas/organizaciones que deseen ofrecer una disposición de asientos flexible (como el escritorio compartido (hot desking) o alojamiento en la oficina), adoptar completamente el trabajo ágil o alinear mejor los horarios híbridos en evolución con su infraestructura existente, una variedad de sistemas de IA puede ayudarnos en este proceso.
- Mejorar la comunicación interna y externa.
Todos estamos familiarizados con las tecnologías de voz a texto y las respuestas automáticas que nos aparecen para corregir nuestra gramática en los correos electrónicos. Y podemos contar con diferentes plataformas de comunicación y colaboración a lo largo de la jornada laboral. Pero los programas de IA tienen muchas más aplicaciones bajo la manga, cuando tratamos de mejorar la comunicación.
Por ejemplo, las herramientas de análisis de sentimientos nos pueden ayudar a identificar cualquier problema antes de que se convierta en un problema generalizado.
Y las herramientas impulsadas por IA también nos pueden ayudar a brindar capacitación, responsabilidad y accesibilidad. Todo lo cual nos puede conducir a mejores equipos y un mejor trabajo en equipo.
- Mejorar la colaboración dentro de la organización.
Las oficinas flexibles y la comunicación mejorada alimentan otro beneficio clave de la IA en el lugar de trabajo: una colaboración mejorada en el lugar de trabajo. Las plataformas de colaboración antes mencionadas para facilitar la conexión con los empleados juegan un papel aquí. Pero la IA también nos puede ayudar a respaldar la colaboración de otras maneras críticas.
Es decir, cuantas más empresas puedan utilizar el análisis de datos del lugar de trabajo para optimizar mejor los espacios de colaboración, más respaldarán sus estrategias de colaboración a largo plazo para el lugar de trabajo.
Por ejemplo, los datos del software de reserva de salas pueden mostrar una marcada preferencia de los empleados por las salas de reuniones pequeñas configuradas para las llamadas de Zoom, Google meet etc. Si ese es el caso, una empresa puede hacer más salas aprovechando los espacios, agregar cámaras a sus salas existentes o ambas cosas. Planificar el diseño de la sala de reuniones en torno a cómo los empleados realmente quieren reunirse es casi siempre una buena idea que podemos tener en cuenta para mejorar el entorno.
- Nos puede ayudar a tener más diversidad en las empresas.
Hay muchos rasgos humanos que las computadoras, ordenadores no pueden emular por completo, y es posible que nunca emulen por completo. Es por eso por lo que, a pesar de algunas preocupaciones sobre la IA (que exploraremos a continuación), los trabajadores humanos siempre serán el corazón del lugar de trabajo, incluso uno que hayamos invertido mucho en la transformación del lugar de trabajo digital.
Pero hay un rasgo humano que la IA absolutamente puede, debe y terminará por corregir: el sesgo humano.
Es por eso por lo que, cada vez más, los profesionales de recursos humanos utilizan la IA en sus estrategias de fuerza laboral, aprovechando las nuevas formas de crear equipos más diversos e inclusivos. Prácticas como la selección ciega de currículums, las evaluaciones de habilidades blandas y el uso de IA para elaborar preguntas libres de prejuicios para el proceso de entrevista nos pueden ayudar a generar más diversidad en el proceso de contratación.
Mientras tanto, los programas de entrenamiento de microagresiones impulsados por IA y otras iniciativas ahora a menudo forman parte de iniciativas más grandes en toda la empresa para generar confianza e inclusión dentro de los equipos.
Dicho esto, como deja en claro la investigación de McKinsey (Tackling bias in artificial intelligence (and in humans)), todavía nos queda trabajo por hacer en este campo. De hecho, dependiendo de cómo se cree o implemente, la IA incluso tiene el potencial de exacerbar el sesgo.
“La IA tiene el potencial de ayudar a los humanos a tomar decisiones más justas, pero solo si también trabajamos cuidadosamente para lograr la equidad en los sistemas de IA”, dicen Jake Silberg y James Manyika, que escriben para McKinsey & Company.
- Los Recursos humanos optimizados.
Los departamentos de recursos humanos de todo el mundo están viendo una transformación digital que está incorporando elementos de IA. Esto es para hacer que los procesos sean más justos, eficientes y, en última instancia, exitosos.
Como acabamos de descubrir, las personas de recursos humanos pueden usar IA para ayudar a que sus decisiones de contratación y personal sean más inclusivas.
Más allá de esto, pueden utilizar la IA de diversas formas en el proceso de contratación (como con el escaneo de currículums para identificar a los mejores candidatos) y en la incorporación (como la automatización del papeleo). También pueden usar la IA en una variedad de iniciativas de compromiso, mejora de habilidades, capacitación y desarrollo de los empleados.
Pero como decíamos al principio, la inteligencia artificial y automatización para el reclutamiento y la contratación, algo que de momento puede poner en peligro que muchos futuros empleados pasen desapercibidos, ya que los algoritmos buscan palabras claves, que en muchos perfiles dejan de existir, lo que nos puede provocar un error no humano de que el candidato sea de forma automática descartados.
- La planificación del espacio optimizada dentro de la organización.
La buena utilización del espacio es un sello distintivo de los lugares de trabajo eficaces. Pero, como hemos cubierto, puede ser increíblemente desafiante para las empresas que adoptan el trabajo híbrido. Y la realidad es que el liderazgo híbrido solo puede esperar estar a la altura de este desafío cuando cuenta con el respaldo de datos del lugar de trabajo analizados por IA.
Con los datos correctos, los planificadores de espacios, los administradores de instalaciones y otros responsables de la toma de decisiones podemos ver los rangos de ocupación promedio y pico a lo largo del tiempo, para ver qué áreas de la oficina son más populares y/o efectivas. Luego, podemos construir más de esos espacios. Esto les ayuda a crear oficinas físicas más atractivas, al mismo tiempo que redimensionan y nos reducen los gastos inmobiliarios u inmovilizado empresarial.
“Cuando reúne estas diferentes métricas y puntos de datos del lugar de trabajo, puede sentirse más seguro de que si realiza un cambio, no tendrá un impacto negativo en su gente porque tiene todos los datos para respaldar esta decisión”, dice CEO David Cocchiara. “Es por eso por lo que creo que el software de experiencia en el lugar de trabajo será imperativo a medida que comience a tomar estas decisiones de planificación del espacio”.
- Las personas pueden estar en un buen ambiente y ser productivos.
Sí, una empresa puede apreciar cómo la IA afecta sus resultados. Pero trabajar en mejores espacios con mejores herramientas y mejores flujos de trabajo también nos puede provocar y tener un impacto dramático en la experiencia de los empleados.
Por lo tanto, deja de sorprendernos que la suma total de todos los beneficios anteriores también pueda conducir a empleados más contentos y productivos, pero a su vez también puede pasar todo lo contrario.
Sí, esto nos puede ser un motivo de especial preocupación en la actualidad debido a nuestro competitivo mercado laboral actual. Pero independientemente, tener personas comprometidas, felices siempre es una estrategia inteligente, en cualquier mercado laboral.
“La IA generalizada finalmente redefinirá la forma en que construimos las culturas de las empresas”. -Christopher Helman
Fuente https://ricardlloria.wordpress.com/2023/07/17/12-formas-en-que-la-inteligencia-artificial-ia-puede-mejorarnos-en-el-lugar-de-trabajo/
