Por John Rampton
Los emprendedores y propietarios de pequeñas empresas rara vez registran su entrada y salida durante el horario laboral habitual. Trabajan los fines de semana, toman turnos nocturnos y hacen todo lo posible para que sus empresas funcionen (y se mantengan) sin contratiempos .
Desafortunadamente, todo ese trabajo puede llevar a un equilibrio entre la vida laboral y personal deficiente para quienes ocupan puestos de responsabilidad. Una encuesta de Sage Small Business reveló que los propietarios de pequeñas empresas hoy trabajan más horas que en 2012. Incluso sacrifican su propio salario para trabajar más horas y mantener sus empresas a flote. 
Dirigir una pequeña empresa no es fácil, pero no tiene por qué ocuparte todas las horas del día. Sigue estos consejos para ahorrar tiempo y reducir al máximo tu jornada laboral.
1. Se preparan para lo inesperado.
Los dueños de pequeñas empresas saben que ningún día sale exactamente como lo planearon. Un cliente importante podría llamar con un problema grave, un empleado clave podría reportarse enfermo en un mal día, o una breve oportunidad podría surgir de la nada. Deje espacios en blanco en su agenda para tener el margen necesario para responder a imprevistos.
2. Elaboran y siguen un horario.
En consonancia con el punto anterior, crea un horario y cúmplelo. Tu horario es más que una lista de tareas: te da una excusa para concentrarte en una sola cosa a la vez. Las listas de tareas invitan al estrés («¿Cómo puedo terminar todo esto esta semana?»), pero los horarios alivian el estrés al proporcionar un camino claro hacia adelante.
La mayoría de los días, el tiempo extra que dedicas a imprevistos no se llena. Aprovecha ese margen para ponerte al día con el correo electrónico o apagar el teléfono y dedicar un tiempo a reflexionar .
Las investigaciones de Ariely demuestran que las personas son más productivas durante las dos primeras horas que están despiertas. La mayoría de las personas desperdician esas dos horas en las noticias, el tráfico y otras tareas superficiales. Aprovecha al máximo el inicio de cada día planificando la noche anterior. Crea una lista corta de tareas difíciles que requieran tu completa concentración. Como alternativa, aprovecha las mañanas para canalizar esa productividad en energía creativa y abordar algunos de los problemas más complejos que enfrenta tu empresa.
4. Automatizan las cosas fáciles.
Si dedicas un par de horas a la semana a controlar y pagar tus facturas mensuales, estás perdiendo tiempo. Automatiza tus pagos para ahorrarte molestias y evitar posibles cargos por mora. Puedes revisar tus cargos más tarde si algo parece incorrecto, pero no tienes por qué perder tu valioso tiempo ingresando la información de tu tarjeta de crédito en una docena de plataformas de pago diferentes.
5. Comienzan y terminan a tiempo.
Las personas a cargo dedican mucho tiempo a las reuniones. Ahorra tiempo estableciendo y respetando horarios fijos de inicio y fin para las tuyas. Un estudio de la Universidad de Nebraska, Omaha, muestra que solo el 49 % de las reuniones comienzan a tiempo, y la mayoría de las veces, el jefe es quien retrasa el proceso . Un retraso de tan solo 10 minutos puede convertir una reunión productiva en una pérdida de tiempo para todos. Comprométete con la puntualidad: tu equipo no solo te lo agradecerá, sino que también te obligará a optimizar el tiempo de las reuniones.
6. Delegan todo lo que pueden.
Haz una lista de todo lo que haces para tu empresa. Luego, determina qué tareas de esa lista solo tú puedes realizar. La mayoría de los líderes dedican mucho tiempo a tareas que otros podrían hacer igual de bien. Delega esas tareas para dedicar más tiempo a lo que realmente requiere tu atención.
7. Fijaron una hora para apagar.
Según una investigación de la Universidad de Stanford, es imposible trabajar más de 50 horas semanales sin una marcada disminución de la productividad . Esta disminución es tan pronunciada que quienes trabajan más de 55 horas semanales no ven ningún beneficio en sus largas jornadas, independientemente de si trabajan 56 u 80 horas.
Elige un momento para dejar de trabajar e irte a casa , y luego cúmplelo. Necesitas esas horas fuera de la oficina para recargar energías. Si no te permites alejarte del escritorio, no solo pones en peligro tu salud ( según un estudio publicado en el European Heart Journal , más de 55 horas de trabajo a la semana pueden causar infartos y accidentes cerebrovasculares), sino que también limitas tu eficacia cuando se supone que debes estar trabajando.
Ahorrar tiempo como propietario de una pequeña empresa no se trata de ahorrar, sino de aprovechar al máximo las horas que trabajas. Al establecer un mejor horario, delegar tareas y limitar tu tiempo fuera del trabajo, puedes aprovechar al máximo tu tiempo en la oficina y lograr más en los negocios y en la vida.
