por Iñaki Orbegozo
En este artículo incluimos 10 preguntas, a modo de ejemplo, para medir la eficiencia de las reuniones de trabajo. Además, hemos incluido 9 medidas que facilitan la conciliación y las reuniones eficientes.
Las reuniones de trabajo son una herramienta fundamental para la toma de decisiones, la coordinación de equipos y la planificación estratégica. El impacto de la buena o mala gestión de las reuniones en los equipos influye en aspectos como: la coordinación, la comunicación, la conciliación entre la vida profesional y la personal, la gestión de la carga de trabajo (estrés), entre otros indicadores todos ellos relacionados con la motivación laboral y la productividad. 
La eficiencia de las reuniones de trabajo es uno de los aspectos recurrentes como área de mejora en los estudios de clima laboral y en encuestas de satisfacción de la calidad del servicio interno (entre los departamentos) que lideramos desde BPFeedback. En más de una ocasión, hemos trabajado en conocer la valoración y la eficiencia de las reuniones con el objetivo de identificar qué aspectos hacen o no hacen que las reuniones de una organización se perciban como eficientes.
¿Cuáles son los tipos de reuniones de trabajo?
Las reuniones de trabajo pueden ser de diferentes tipos, según los objetivos marcados: sesión informativa, reunión de seguimiento, grupo de debate, reunión para la toma de decisiones, etc.
¿Por qué medir la eficiencia de las reuniones a través de preguntas?
Medir la eficiencia de las reuniones de trabajo es clave para conocer la percepción de los participantes, identificar los aspectos necesarios para lograr reuniones eficientes y trabajar en su mejora a través de preguntas. La manera más apropiada de hacerlo es a través de preguntas valoradas mediante una escala de Likert, lo que permite transformar las respuestas en datos numéricos para facilitar su interpretación.
Hemos querido compartir parte de nuestra experiencia, mostrando los indicadores clave para evaluar si una reunión es eficiente o, en general, si las reuniones en nuestra empresa lo son. Además, incluimos algunas de las preguntas que utilizamos para cada indicador, a modo de ejemplo.
10 indicadores para medir y mejorar la eficiencia de una reunión de trabajo
Estos son los 10 indicadores esenciales para medir la eficiencia de las reuniones de trabajo.
- Convocatoria
- Agenda
- Objetivos de la reunión
- Participantes
- Ubicación/Canal
- Recursos
- Moderador/a – Presentador/a-Facilitador/a
- Horario y duración
- Acta
Convocatoria: Antelación, Disponibilidad y Claridad
La convocatoria es el primer paso para garantizar el éxito de una reunión y uno de los principales indicadores de eficiencia. Para medir este aspecto, es clave considerar tres factores: el tiempo de antelación con el que se envía, el horario en que se programa y la claridad de la información proporcionada.
A modo de ejemplo, esta es una pregunta que nos puede ayudar a medir la eficiencia en la convocatoria de la reunión:
- ¿La fecha de la reunión fue adecuada considerando el volumen de trabajo habitual en ese momento?
Agenda: Orden del día
La agenda permite que la reunión se desarrolle de manera ordenada. Incluir los temas a tratar, el tiempo estimado para cada punto y los responsables de cada intervención facilita una mayor eficiencia y cumplimiento de objetivos.
Esta es una pregunta destinada a los participantes de la reunión:
- ¿La agenda de la reunión contenía los puntos que se iban a desarrollar (los objetivos)?
Objetivos de la reunión: Definir los objetivos para lograr una reunión eficiente
Antes de convocar una reunión, es fundamental establecer los objetivos que se desean alcanzar. Definir de antemano los resultados esperados ayuda a los participantes a mantenerse enfocados y a medir el éxito del encuentro. Es fundamental que estos objetivos estén claramente definidos en la convocatoria de la reunión.
Esta es una pregunta para medir, de forma general, la valoración de los objetivos expuestos en la convocatoria y en la propia reunión.
- ¿Los objetivos de la reunión estaban claramente definidos?
Participantes: Idoneidad de las personas asistentes
La eficacia de una reunión depende en gran medida de contar con los participantes adecuados, es decir, aquellos que deben estar informados y/o colaborar en la consecución de los objetivos individuales o colectivos de la reunión. Una de las principales críticas que surgen en las encuestas que realizamos está relacionada con este aspecto: la convocatoria de numerosas reuniones en las que, en muchos casos, la información podría haberse comunicado simplemente por correo electrónico o en las que la presencia de ciertos participantes resultaba innecesaria.
Una pregunta clave para medir este indicador es:
- ¿Tu asistencia a la reunión te ha permitido una mejor gestión de tu trabajo?
Ubicación/canal: Presencial u online
Decidir si una reunión debe ser presencial u online puede generar conflictos con la conciliación personal en algunas organizaciones. Además, las reuniones virtuales no siempre facilitan el intercambio de ideas ni el trabajo en equipo. Por ello, elegir el canal adecuado es fundamental.
Esta es una pregunta que podemos incluir en el cuestionario para evaluar la satisfacción con el canal a través del cual se realizó la reunión:
- ¿El canal (presencial u online) elegido para realizar la reunión ha sido el idóneo?
Recursos: Medios adecuados
El espacio en el que se lleva a cabo la reunión debe ser cómodo y contar con los recursos técnicos necesarios, como proyectores, pantallas o conexión a internet. Esto asegura que la comunicación fluya correctamente y que se pueda aprovechar al máximo el tiempo disponible.
Dependiendo de la reunión, podemos incluir esta pregunta o dividirla en dos, para abordar por separado la presentación y los materiales.
- ¿Las presentaciones y/o el material audiovisual han ayudado a completar los objetivos de la reunión?
Moderador/a – Presentador/a – Facilitador/a
El moderador, presentador o facilitador debe asegurarse de que todos los participantes tengan oportunidad de expresar sus ideas y que la conversación no se desvíe de los temas establecidos.
Esta pregunta puede medir el papel del moderador en una reunión de trabajo:
- ¿El/La moderador/a ha promovido el cumplimiento del timing establecido por intervención?
Horario y duración
Las reuniones deben ajustarse a un horario previamente establecido. Es recomendable fijar una duración límite y respetarla, para mantener la atención de los participantes y programarlas teniendo en cuenta criterios de conciliación y productividad. La conciliación es uno de los aspectos más destacados cuando se mide el clima laboral de una organización, por lo que es fundamental tener un especial cuidado con este punto.
La puntualidad suele ser una de las áreas de mejora para lograr la eficiencia de las reuniones:
- ¿La reunión ha empezado con puntualidad?
- ¿La reunión ha concluido a la hora prevista?
Acta: Documentar la reunión
El acta de reunión es una herramienta clave para el seguimiento de los acuerdos y compromisos adquiridos. Debe incluir los puntos discutidos, las decisiones tomadas y las tareas asignadas, asegurando que todos los participantes tengan claridad sobre los siguientes pasos.
Esta es la pregunta para concluir este ejemplo de preguntas en un cuestionario sobre eficiencia en las reuniones de trabajo:
- ¿Se ha redactado un acta de la reunión?
Ejemplo de preguntas para medir la eficiencia en las reuniones
- ¿La fecha de la reunión fue adecuada considerando el volumen de trabajo habitual en ese momento?
- ¿La agenda de la reunión contenía los puntos que se iban a desarrollar (los objetivos)?
- ¿Los objetivos de la reunión estaban claramente definidos?
- ¿Tu asistencia a la reunión te ha permitido una mejor gestión de mi trabajo?
- ¿El canal (presencial u online) elegido para realizar la reunión ha sido el idóneo?
- ¿Las presentaciones y/o el material audiovisual han ayudado a completar los objetivos de la reunión?
- ¿El/La moderador/a ha promovido el cumplimiento del timing establecido por intervención?
- ¿La reunión ha empezado con puntualidad?
- ¿La reunión ha concluido a la hora prevista?
- ¿Se ha redactado un acta de la reunión?
9 buenas prácticas de conciliación en la convocatoria de reuniones
Para facilitar la conciliación y ser más eficientes en las reuniones de trabajo, algunas empresas aplican ciertas normas o buenas prácticas para su convocatoria y desarrollo como, por ejemplo:
- Se limita el horario para su convocatoria (en general, entre 1 hora después del inicio de la jornada y 1 hora antes de su finalización).
- Los lunes se evita convocar reuniones antes de las 11h, al igual que los viernes por la tarde.
- Se recomienda la duración máxima de 1 hora.
- La duración de las reuniones se aplica con estos tiempos: 25 o 50 minutos.
- Si la reunión requiere de un desplazamiento largo, se evitan los viernes, vísperas de puentes o festivos.
- Se aplican los “días sin reuniones”
- Se aplican técnicas de gestión del tiempo: concreción de temas a tratar, objetivos a fijar…
- Se sustituyen comidas de trabajo por desayunos.
- Se promueve la realización de reuniones mediante videoconferencia.
Evaluar estos aspectos a través de preguntas concretas permite identificar oportunidades de mejora y optimizar la gestión de las reuniones de trabajo. Aplicar estos principios no solo mejora la eficiencia, sino que también contribuye a un mejor aprovechamiento del tiempo y los recursos de la organización.
Fuente: https://www.bpfeedback.com/preguntas-medir-eficiencia-reuniones/
