por Juan Carlos Valda
Si eres empresario PYME, seguro más de una vez te ha pasado esto: das una orden clara, crees que todos la entendieron y, cuando llega el momento de los resultados, nada salió como esperabas.
«Pero si lo dije clarísimo», piensas. «¿Cómo es posible que no hayan entendido?». Y ahí empieza el problema. 
Porque, aunque parezca injusto, la verdad es esta: en todo proceso de comunicación, la responsabilidad de asegurarse de que el mensaje se entendió es del emisor, no del receptor. Sí, tuya. No de tu equipo.
El error de preguntar «¿Entendiste?»
Uno de los mayores errores que cometemos al comunicarnos con nuestro equipo es asumir que si preguntamos «¿Entendiste?», nos dirán la verdad. La realidad es que la mayoría de las veces, por no parecer ignorantes, por miedo o simplemente por costumbre, te responderán que sí, aunque no hayan entendido nada.
¿Por qué sucede esto? Existen varias razones:
- Miedo al juicio: Muchos colaboradores temen que, si admiten que no entendieron, su jefe los vea como incompetentes.
- Presión del entorno: En una reunión grupal, pocos se animan a decir «No entendí» por miedo a quedar mal frente a sus compañeros.
- Asumir que luego lo resolverán: Algunos creen que podrán descifrar la indicación sobre la marcha, aunque muchas veces esto no sucede.
Entonces, ¿cómo te aseguras de que el mensaje realmente se comprendió?
La clave: verificar sin asumir
En lugar de preguntar «¿Entendiste?», haz preguntas que te permitan confirmar que el mensaje fue claro. Algunas opciones son:
- «Cuéntame con tus palabras qué vamos a hacer.»
- «Si tuvieras que explicarle esto a un compañero nuevo, ¿cómo lo harías?»
- «¿Qué problemas crees que pueden surgir con esto?»
- «Dime qué pasos vas a seguir ahora.»
Estas preguntas obligan a tu equipo a procesar la información y expresarla de manera comprensible. Si detectas confusión, es una señal de que debes explicar mejor.
Asegurar el entendimiento sin presionar
Es importante generar un ambiente donde los colaboradores se sientan cómodos expresando dudas. Algunas estrategias útiles incluyen:
- Fomentar una cultura de aprendizaje: Deja claro que no esperarás perfección, sino comprensión y mejora continua.
- Repetir mensajes clave en diferentes formatos: Lo que se dice una vez en una reunión puede reforzarse con un correo, una infografía o una nota en el tablero de la oficina.
- Dar ejemplos concretos: En vez de instrucciones generales, presenta escenarios específicos.
El peligro de asumir que lo obvio es obvio
Para ti, que llevas años en la empresa, hay cosas que son de sentido común. Pero para un colaborador, sobre todo si es nuevo o no está en tu cabeza, muchas de esas cosas no son tan evidentes.
Algunas frases que indican que estás asumiendo demasiado:
- «Es sentido común.»
- «Esto lo sabe cualquiera.»
- «No puedo estar explicando todo el tiempo.»
Si alguna vez te encontraste diciendo esto, detente un momento. Quizás el problema no sea la capacidad de tu equipo, sino que tú no estás comunicándote lo suficientemente bien.
La comunicación es más que palabras
En las PYMES, la comunicación no solo ocurre en reuniones o correos, también está en los gestos, en el ejemplo que das y en la cultura de la empresa.
Si dices que algo es prioritario pero cada vez que surge otra cosa lo postergas, el equipo entenderá que no es tan importante.
Si pides compromiso pero llegas tarde o cancelas reuniones sin aviso, tu mensaje real es que el compromiso no es tan relevante.
Recuerda: lo que haces comunica mucho más que lo que dices.
Factores que afectan la comunicación en la PYME
Además de los errores en la transmisión del mensaje, existen otros factores que pueden dificultar una comunicación efectiva dentro de la empresa:
- Falta de claridad en los objetivos: Si cada colaborador interpreta de manera distinta lo que se espera de él, habrá confusión y errores.
- Exceso de información: Demasiados detalles en una sola conversación pueden saturar y hacer que la información clave se pierda.
- Barreras jerárquicas: Cuando los empleados sienten que no pueden cuestionar ni pedir aclaraciones, se genera un ambiente de comunicación deficiente.
- Uso ineficiente de los canales de comunicación: No todo se resuelve en reuniones. A veces, un mensaje claro por escrito puede ser más efectivo.
¿Cómo mejorar la comunicación en tu PYME?
- Aclara tus mensajes: Antes de hablar, pregúntate: «Si yo no supiera nada de esto, ¿entendería?».
- Verifica la comprensión sin preguntar «¿Entendiste?».
- Escucha activamente: No solo hables, presta atención a lo que tu equipo dice y cómo lo dice.
- Refuerza con documentos o ejemplos: Un procedimiento escrito o un caso práctico evitan malentendidos.
- Sé consistente entre lo que dices y lo que haces: La coherencia es clave.
- Usa múltiples formatos para transmitir información: No todos procesan igual la información, por lo que combinar reuniones, correos, gráficos y videos puede hacer una gran diferencia.
- Fomenta la retroalimentación: Crea espacios donde los empleados puedan expresar dudas sin temor.
Casos reales: aprendiendo de la experiencia
- Caso 1: Un empresario PYME pidió a su equipo de ventas que «fueran más agresivos». Para él, esto significaba hacer más seguimientos y reforzar cierres. Para su equipo, significó presionar a los clientes con descuentos constantes. Resultado: disminución de la rentabilidad. Solución: Definir qué significaba «ser más agresivo» con ejemplos concretos.
- Caso 2: Una fábrica implementó un nuevo protocolo de seguridad, pero nadie lo seguía. Cuando el dueño preguntó por qué, todos respondieron que sí lo entendían. Luego descubrió que no lo aplicaban porque no lo habían comprendido bien. Solución: Implementar capacitaciones prácticas y verificar comprensión con pruebas.
Conclusión
La comunicación en una PYME no se trata solo de hablar, sino de asegurarse de que el mensaje llegó como querías. La responsabilidad de que el equipo entienda no es de ellos, es tuya.
Deja de preguntar «¿Entendiste?» y empieza a verificar. Escucha, explica y valida. Con eso, te ahorrarás frustraciones, malos entendidos y mejorarás el funcionamiento de tu empresa.
Porque al final del día, una PYME con buena comunicación es una PYME que funciona mejor.
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Para contactar a Juan Carlos e implementar estos conceptos en tu empresa, escribirle a jcvalda@grandespymes.com.ar
