Algo importante lo es por su entidad, por su interés, conveniencia o por el alcance de sus efectos. Lo urgente se reconoce por su necesidad, por el apremio que implica o por las consecuencias que su falta puede causar.
Por separado, es fácil establecer prioridades entre tareas cuando una es urgente o si de entre el conjunto de actividades a realizar existe una de mayor importancia. Las dificultades comienzan a aparecer cuando ambos conceptos se entrecruzan. En esos casos, puede ser interesante aplicar la siguiente clasificación:
La interpretación de esta tabla dependerá de las circunstancias de cada organización, de la política de cada departamento, de la la duración y complejidad de cada tareas, sus efectos, implicaciones para uno mismo y para el resto y, por supuesto, del sentido común. En términos generales, el orden de actuación podría determinarse:
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Urgente e Importante: es indispensable dedicarle tiempo a estas actividades de manera prioritaria y sin demora.
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Urgente pero NO Importante, tareas que habrá que tratar de delegar, en la medida de lo posible; e importante pero NO Urgente, actividades que habrá que aplazar, pero asegurándose de que no sea por mucho tiempo, atendiendo siempre a su prioridad.
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Ni Importante Ni Urgente: estas actividades deben ser descartadas.
Este artículo trata sobre la diferencia entre urgente e importante en la gestión del tiempo. Si quieres saber más de este tema, descarga nuestra nueva guía gratuita Claves para optimizar la gestión del tiempo de trabajo:
Cómo reconocer las tareas importantes y diferenciarlas de las urgentes
A veces esta confusión es más habitual de lo que sería deseable. Lo urgente requiere casi siempre nuestra atención inmediata y consigue desplazar nuestro foco de atención, presionando hasta que se lleva a cabo. El riesgo está en posponer actividades importantes por culpa de esta presión, consumir los recursos en tareas que aportan poco o nada de valor y/o agotar la energía mermando nuestra eficacia.
Los efectos negativos relacionados con las actividades urgentes se pueden minimizar teniendo en cuenta los siguientes principio de actuación:
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Si dos tareas implican el mismo consumo temporal, ha de considerarse más urgente la que tenga la fecha límite antes.
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Cuando existen dos tareas con la misma fecha límite, la más urgente es la que requiere del uso de más tiempo para su consecución.
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Aplazar la fecha límite de una tarea implica rebajar su grado de urgencia.
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Descubrir que una tarea es más larga de lo previsto supone incrementar su grado de urgencia.
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Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente.
Las actividades importantes pueden diferenciarse del resto porque producen resultados tangibles y se encuentran acordes con las metas y objetivos individuales, y también a nivel de organización. Pueden definirse como tareas clave. El principal riesgo asociado a estas tareas está en posponer su consecución debido a su menor grado de urgencia comparado con otras, sin embargo, actuando de esta forma se está obviando el valor que aportan.
Para evitar este problema y saber detectar oportunidades hay que pensar de forma preventiva y aplicar las siguientes reglas:
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Si existen dos tareas que producen consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, ha de considerarse que ambas tienen la misma importancia.
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Cuando haya que establecer prioridades entre dos tareas diferentes, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.
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Si las consecuencias de una actividad cambian, la importancia de la misma aumentará o se reducirá, aunque la tarea siga siendo la misma y nada haya variado.
Quienes confunden lo importante con lo urgente, creen que todo lo urgente es importante. Normalmente se basan en las prioridades y expectativas de los demás, quizás porque nunca han analizado las suyas. En el polo opuesto se encuentran las personas que no atienden ni a lo importante ni a lo urgente. Estos individuos pierden el tiempo con actividades sin sentido y se caracterizan por falta de responsabilidad.
En un punto intermedio se encuentra la mayoría de la gente, a quienes los malos hábitos, el estrés o la falta de planificación pueden llevar a establecer prioridades de manera poco adecuada y caer en confusiones como las planteadas en líneas precedentes. Para evitarlas no hay más que:
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Conocer la diferencia entre urgente e importante.
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Emplear el tiempo que sea necesario en hacer una buena planificación de la jornada (sean cuantos sean los minutos invertidos, ahorrarán tiempo).
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Obtener métricas que aporten datos objetivos para poder conocer la proporción de tiempo que se ha dedicado a lo importante y a lo urgente, para saber realmente si se ha cumplido con el planning y conocer si se trabaja de forma objetiva.
Fuente http://es.workmeter.com/blog/bid/350772/urgente-vs-importante-diferencias-y-ejemplos
