Qué hacer con tareas que se nos atragantan

por Alberto Barbero

En esto de la productividad personal hay algunos malos hábitos de los que parece difícil zafarse. Son de esos de los que se puede decir aquello de “aquel que no haya pecado, que tire la primera piedra”. Uno que siempre encuentro en mis talleres es el de no traducir adecuadamente las cosas que tenemos pendientes a acciones ejecutables.

Y es muy relevante porque aquí se encuentra una de las causas fundamentales que llevan a procrastinar, a posponer, a mandar de viaje a dicha tarea pasándola de un día a otro y no encontrarle nunca el momento. Y aunque suelo insistir en que hay que preparar la digestión de “las cosas”, nunca parece suficiente…

Las cosas que tenemos que hacer no son “analizar y validar…”, “Preparar un informe sobre…” o “Gestionar el proyecto X…”. En todos estos casos -y en muchos otros que tú ya sabes- se trata de actividades compuestas de multitud de pequeñas acciones. Frecuentemente estas “cosas” son grandes como elefantes y es muy difícil encontrarles tiempo y motivación.

Para salir de esta parálisis hay un “secreto” que menciona David Torné, “El secreto para no procrastinar consiste en aprender a elegir el tamaño de la tarea”. A mi me recuerda a una expresión “mágica” que usan continuamente en una de las empresas con las que trabajo: Y eso… ¿es “hacedero”?

Hace mucho tiempo descubrí la “técnica del divide y trocea“ que viene a sugerirnos lo mismo que GTD con su pregunta-clave: ¿Cuál es la próxima acción?…  Y la forma correcta de interpretar esto es “acción físicamente ejecutable de una sentada”:

• “Enviar un mail a…”,
• “Llamar a (…) para preguntarle por …”,
• “Preparar una parte del informe…”,
• “Planificar el proyecto…”,
• “Reunirme con…”,
• “Hacer un borrador del orden del día de la reunión…”,
• “Buscar el software X en la base de datos…”.

Por no ir más lejos, si este post hubiera formado parte de un post de mayor tamaño y más elaborado es probable que no hubiera sido escrito. Sin embargo, pensar en una acción más concreta y pequeña lo ha hecho posible.

¿Que tu trabajo es de más nivel y consiste en cosas mucho más elevadas? Cada vez que algo se te atragante, prueba a trocearlo en acciones más pequeñas y cuéntanos qué pasa

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