Por Roxanne Klein
La postergación es algo habitual en la vida y en los negocios. La mayoría de las personas con las que hablo a diario parecen estar haciendo malabarismos con muchas tareas diferentes, lo que puede hacer que se olviden de algunas cosas.
En este artículo, me centraré en las razones detrás de la procrastinación y describiré cinco formas de aumentar tu productividad laboral, con el objetivo final de vencer la procrastinación. 
Demasiados sombreros
He observado que muchos empresarios tienden a asumir demasiadas responsabilidades . Aquellos con una mentalidad emprendedora suelen verse impulsados ??a buscar más oportunidades. Si bien veo el valor de ser proactivo y ambicioso, creo que tratar de hacer malabarismos con demasiadas tareas a la vez hace que sea difícil mantener el enfoque.
Hace unos diez años, me encontré haciendo malabarismos con demasiadas responsabilidades antes de decidirme a centrarme en el sector inmobiliario comercial. Además de este campo, también me dediqué al sector inmobiliario residencial, a la fotografía y a un negocio de productos promocionales. Después de un año de intentar gestionar todas estas actividades diferentes, me di cuenta de que solo quería concentrarme en el sector inmobiliario comercial. Aprendí que es extremadamente difícil establecerse como experto en un negocio en particular cuando uno intenta gestionar múltiples emprendimientos como operador individual.
Síndrome de la bola brillante
En la cultura actual, los términos «pelota brillante» y «ardilla» se utilizan a menudo para describir a las personas que saltan con frecuencia de un proyecto a otro. Si bien he visto a personas con esta característica alcanzar el éxito, también he observado que puede conducir a resultados negativos.
No hace mucho tiempo, me encontré experimentando el síndrome de la pelota brillante . Por ejemplo, estaba concentrada en una propiedad específica cuando sonaba mi teléfono. La persona que llamaba generalmente buscaba una propiedad y pedía mi ayuda. En esos momentos, tendía a dejar lo que estaba haciendo para ayudarlos de inmediato.
Afortunadamente, con la orientación de mi mentor, aprendí la importancia de hacer una pausa y hacer más preguntas antes de actuar. Si bien es admirable querer ayudar a la mayor cantidad de personas posible, administrar una empresa de manera eficaz requiere una cuidadosa gestión del tiempo. Es fundamental reconocer cuándo ignorar la pelota brillante y concentrarse en las prioridades.
Incapacidad para priorizar
Si no documentas tus tareas pendientes en una lista, es extremadamente difícil priorizarlas. Debes llevar un registro de las tareas que debes hacer y determinar el orden en el que debes realizarlas. Es fácil distraerse y pasar de una tarea pendiente a otra sin completarla por completo. Es importante que te ciñas a tu lista y completes tus tareas cuando te comprometas con ellas.
A menudo utilizo el método de la fruta madura cuando estoy abrumado por las tareas. Por ejemplo, digamos que es lunes por la mañana y tengo seis tareas de máxima prioridad para completar antes del mediodía. Priorizaré y completaré cualquier tarea de mi lista que pueda completarse en menos de treinta minutos.
Una vez que mi lista de tareas pendientes comience a disminuir, me sentiré menos abrumada y podré comenzar con otras tareas que podrían llevarme más tiempo. Otro consejo que tengo y que me funciona es decirme a mí misma que no debo ser perezosa. Cada vez que aparece una tarea en mi lista de tareas pendientes y no tengo ganas de trabajar en ella, me digo a mí misma que no debo ser perezosa. La mayoría de las veces, me escucho a mí misma y comienzo con la tarea, ya que nunca querría pensar en mí misma como una persona perezosa.
A continuación se presentan cinco formas de aumentar su productividad laboral, con el objetivo final de vencer la procrastinación.
1. Establecer recordatorios
Soy fanática de los recordatorios. Me fijo tantos recordatorios que a menudo combato la procrastinación simplemente molestándome. Cuando tengo una tarea que me cuesta abordar, uso varios recordatorios para motivarme. Confío en todo, desde Alexa y Siri hasta notas adhesivas y notificaciones de correo electrónico. Admito que a veces pospongo los recordatorios, pero tener varios recordatorios me motiva a dejar de posponer y finalmente ponerme a trabajar en la tarea.
2. Nunca prometas demasiado y cumplas poco
Si te comprometes con otra persona a completar una tarea en un plazo determinado, si no lo haces, tu credibilidad disminuirá. Un consejo para evitar que esto suceda es darte un plazo. En lugar de informar a un cliente que una tarea estará terminada en una fecha límite determinada , te recomiendo darte un plazo establecido.
Por ejemplo, en lugar de decirle al cliente que una tarea estará terminada el jueves a las 9:00 a. m., podría decirle que la tarea estará terminada a más tardar al final de la semana laboral. Al darse un pequeño margen de tiempo, no se presionará. También tendrá una mayor probabilidad de superar las expectativas al terminar la tarea antes de lo que espera el cliente.
3. Elimina las distracciones
La procrastinación suele deberse a distracciones. Es fundamental identificar cualquier distracción en tu vida que pueda estar obstaculizando tu productividad o haciendo que pospongas cosas. Por ejemplo, si necesitas hacer llamadas en frío (lo que me gusta llamar una búsqueda del tesoro), es esencial mantener la concentración. Controlar tu correo electrónico o redes sociales durante el tiempo designado para tareas específicas puede hacer que sea increíblemente difícil completar esas tareas dentro del marco de tiempo planificado. Si excedes un bloque de tiempo único durante el día, puede afectar negativamente a toda tu agenda.
4. Establezca metas alcanzables
Muchos emprendedores tienden a tener metas que pueden ser difíciles de alcanzar. Aunque soy partidaria de esforzarse, también creo que si tus metas son verdaderamente inalcanzables, te sentirás decepcionado si no las logras.
Entonces, esta decepción puede ser otra causa de postergación. Puedes evitar este círculo vicioso si estableces objetivos claros que sepas que puedes lograr.
5. Mentalidad
Creo en el poder de la mente y de la voluntad personal. Puede sonar a cliché, pero mantener una actitud positiva puede mejorar significativamente tus posibilidades de éxito. En lugar de centrarte en la negatividad, céntrate en los aspectos positivos y ten confianza en ti mismo.
Ahora que has leído este artículo sobre cómo evitar la procrastinación, es hora de actuar. Comienza por priorizar tu lista de tareas pendientes, establecer recordatorios e identificar posibles distracciones. Asegúrate de que tus objetivos sean realistas y alcanzables. Si planificas con cuidado y crees en tus capacidades, postergarás menos y lograrás más.
