Por John Rampton
Como líder y alguien que se preocupa por la productividad , tengo que confesar algo: he sido culpable de intercambiar los términos y las acciones relacionados con la productividad y la eficiencia.
Si bien esto puede parecer inofensivo, lo cierto es que son muy diferentes entre sí. Y, si no eres consciente de ello, es posible que te estés centrando en las métricas equivocadas para ti, tu equipo y tu negocio. 
¿Cuál es la diferencia entre productividad y eficiencia?
Se podría decir que la mayor diferencia entre ambos es que la productividad se centra en la cantidad de trabajo que produce un individuo, un equipo o una empresa. La eficiencia, por otro lado, se relaciona más con la calidad del trabajo.
Piénsalo de esta manera. Pasaste todo el día escribiendo artículos para tu blog o una publicación como Entrepreneur. En total, lograste producir seis artículos impresionantes. En el papel, parece que tuviste un día muy productivo. Pero, ¿qué pasaría si la mitad de esos artículos fueran rechazados porque no cumplían con los estándares del sitio? ¿No habría sido mejor dedicar tiempo y energía a tres artículos excelentes en lugar de seis artículos mediocres?
¿En qué otra forma se contrastan ambas cosas? Bueno, la productividad es el desempeño, mientras que la eficiencia es el rendimiento . Además, la eficiencia tiene en cuenta los costos subyacentes, como las materias primas. Eso nunca pasa por el radar de la productividad.
Y, por último, la productividad es una medida en bruto. Por otro lado, la eficiencia es algo más refinado.
Para resumir todo esto, uno se trata de trabajar más duro, mientras que el otro se trata de trabajar de forma más inteligente.
¿Debería centrarse más en la productividad o en la eficiencia?
Eso depende de a quién le preguntes exactamente. «Supongamos que estás produciendo a un ritmo alto», señala Nidhi de Thrive Global . «Pero tu trabajo está lleno de demasiados errores y necesitas tiempo adicional para corregirlo». Aunque «la productividad es más alta aquí, no sirve de nada porque no fuiste lo suficientemente eficiente para alcanzar tu objetivo», dice Nidhi. «Es por eso que, en la mayoría de los casos, la eficiencia importa más que la productividad «.
La eficiencia no se limita a la forma en que se realiza una tarea, sino también a su impacto en la eficiencia. Por ejemplo, es posible que logre hacer más si toma descansos frecuentes para refrescarse, se pone en un estado de flujo y programa el trabajo en función de los picos de producción .
Sin embargo, Micheal Mankins sostiene en un artículo de HBR que los líderes deberían alejarse de una mentalidad de eficiencia y adoptar una de productividad.
«Durante la mayor parte de las últimas tres décadas, se ha alentado a los altos ejecutivos a adoptar una mentalidad de eficiencia en sus negocios», explica Mankins. «El entorno empresarial actual requiere una visión del mundo diferente. Continuar obteniendo mayores ganancias a través de la eficiencia se ha convertido en el equivalente gerencial de intentar exprimir sangre de una piedra».
Las investigaciones también muestran que las organizaciones que ponen énfasis en la productividad son un 40 por ciento más productivas que otras. Obviamente, eso es excelente para las ventas, los márgenes de ganancia y el crecimiento.
Si bien ambos autores tienen puntos válidos, la realidad es que ambas estrategias son lo suficientemente importantes como para que cada una de ellas merezca su atención. Y, lo crea o no, puede lograrlo si logra un equilibrio.
¿Cómo mejorar cada uno?
Antes de continuar, creo que debemos tomarnos un momento para identificar los efectos de cada uno. Saber esto te permitirá mejorar tu productividad y eficiencia.
Factores que afectan la productividad.
- Gestión. Como se señala en un artículo de Business Insider , los estudios demuestran que «su productividad es un resultado directo de la formación, el desarrollo y el estímulo que recibe de su jefe, y de la productividad de su jefe como trabajador».
- Espacio de trabajo. Un estudio de 2011 concluyó que mejorar el entorno físico de una oficina puede mejorar la productividad hasta en un 22 por ciento. Puede lograrlo invirtiendo en muebles ergonómicos, ordenando su espacio de trabajo y teniendo en cuenta factores como el ruido, la iluminación y la temperatura.
- Descansos y tiempo libre. Puede que tengas un millón de cosas que hacer, pero no es posible trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Necesitas tiempo libre para refrescarte y recargar energías.
- Salud y bienestar. Descuidar tu salud física y mental no solo afectará tu productividad, sino que también puede derivar en problemas de salud graves. Duerme lo suficiente, realiza actividad física, come de forma saludable y encuentra formas de aliviar el estrés y la ansiedad.
- Capacidad de trabajo. No se puede hacer mucho en un día. Si ya tienes todo el tiempo disponible, no aceptes más responsabilidades.
- Reuniones. Las reuniones, cuando no son necesarias, pueden consumir mucho tiempo. Si no sirven para nada, rechace la invitación o busque alternativas, como una llamada telefónica rápida.
- Herramientas y recursos. Asegúrese de contar con la tecnología y los materiales adecuados para el trabajo adecuado.
- Procrastinación. Incluso si ha abordado los factores mencionados anteriormente, la procrastinación puede seguir siendo un problema. Una forma de combatirla es crear plazos más motivadores.
Factores que afectan la eficiencia.
- Horas de trabajo. Un estudio de Standard descubrió que la productividad disminuye después de trabajar 50 horas por semana. Y si trabajar hasta 70 no tiene sentido, en lugar de eso, haz menos y concéntrate solo en tus prioridades.
- Remuneración y recompensas. Un salario digno y los incentivos pueden fomentar la eficiencia, principalmente porque reconocen tus logros y te incentivan a repetir la conducta.
- Competencia . No puedes ser eficiente si no eres la persona adecuada para el trabajo. Si no delegas o subcontratas a alguien que sí lo sea.
- Multitarea. En teoría, esto suena como una buena idea. Sin embargo, el cerebro humano no es capaz de realizar múltiples tareas a la vez. De hecho, puede reducir la eficiencia hasta en un 40 por ciento . Simplemente haga una cosa a la vez.
- Tecnología y datos. Piense en cómo las máquinas han mejorado las líneas de montaje o han sustituido tareas tediosas. O en cómo el aprendizaje automático y el análisis predictivo pueden hacer sugerencias inteligentes sobre las ineficiencias en la recogida de pedidos. Todo esto puede ayudar a producir una mayor producción.
- Entorno de trabajo. Puede deberse a la distribución física, donde se pierde tiempo yendo y viniendo. O a un entorno tóxico donde no se fomenta la colaboración ni la comunicación.
- Metas y objetivos. Digamos que estás en el trabajo desde las 8:00 hasta las 17:00. Seguramente estás haciendo las cosas bien, ¿no? No si no sabes cómo estás empleando tu tiempo. La noche anterior, planifica cómo vas a aprovechar al máximo el día siguiente estableciendo objetivos y metas realistas.
- Mapear procesos. Esto significa simplemente ver lo que es necesario para poder eliminar lo que no lo es.
Encontrar el equilibrio adecuado para alcanzar una verdadera productividad.
En mi opinión, equilibrar la productividad y la eficiencia consiste en trabajar de forma más inteligente y no más arduamente. ¿Cómo puedes lograrlo a diario? Bueno, John Hall, cofundador de Calendar, sugiere hacer lo siguiente:
- Mantenga sus listas de tareas breves. Escriba únicamente «sus tres a cinco tareas más importantes, urgentes y desafiantes, también conocidas como sus Tareas Más Importantes (MIT, por sus siglas en inglés). Una vez que haya tachado una tarea, pase a la siguiente». Lo más importante es que agregue sus MIT a su calendario para que nada más ocupe ese bloque de tiempo.
- Evite las distracciones y la multitarea. Por ejemplo, apague las notificaciones de su teléfono inteligente cuando esté trabajando intensamente o en una reunión para no dividir su atención.
- Automatizar y delegar. Todo aquello que sea tedioso, no prioritario o que pueda ser realizado por un experto debe automatizarse o delegarse.
- No ignores tus ritmos ultradianos. Programa tu trabajo en función de tus picos de producción personal, de modo que puedas luchar contra ti mismo. Por ejemplo, no trabajes en un MIT durante tu bajón de energía después del almuerzo.
- Olvídate de la perfección . No existe y puede llevarte a posponer las cosas. Simplemente empieza y aprende sobre la marcha.
Fuente: https://www-entrepreneur-com.
