Por Chris Kille
En un momento pensé que la clave para un flujo de trabajo eficiente era contratar a las mejores personas para el trabajo. Una nueva generación de empleados y socios comerciales talentosos, orientados al valor y llenos de potencial parecía ser la receta perfecta para el éxito. Sin embargo, descubrí que incluso con un equipo tan bueno, siempre estaba observando, metiéndome en los problemas y apagando incendios más de lo que me hubiera gustado. Era frustrante. No solo quería tener un buen equipo, sino también un equipo que pudiera trabajar de forma independiente y eficiente con o sin mi intervención.
Entonces, ¿qué me faltaba? Adopté un enfoque de ensayo y error en un intento de buscar las mejores estrategias que se adaptaran a la tarea en cuestión. No presento aquí estas ideas como meras teorías, sino como enfoques prácticos que han resultado eficaces para cambiar mi estilo de liderazgo y gestión de equipos. Estos son los cuatro secretos que me permitieron dar un paso atrás y depositar mi confianza plena en mi equipo, sabiendo que son capaces de manejar cualquier cosa. 
1. Crea un manual de estrategias para cada escenario
Tal vez uno de los momentos más significativos fue comprender la necesidad de contar con un manual de estrategias. No se trata de un documento cualquiera, sino de una guía dinámica y proactiva que prepara a su equipo para cualquier situación a la que pueda enfrentarse. Es la Biblia de su equipo, donde se describen en detalle todos los procesos, tareas y posibles problemas .
El manual no solo debe centrarse en las actividades principales, sino que también debe abordar escenarios, posibilidades y obstáculos inesperados que alteren el funcionamiento normal de la empresa. De esta manera, evitará una situación en la que su equipo no tenga idea de qué hacer cuando se enfrente a ciertos desafíos. Tendrá un punto de referencia que utilizará para determinar el curso de acción, lo que le permitirá ser más receptivo.
Sin embargo, no se trata solo de desarrollar el manual, sino también de mantenerlo y actualizarlo. Las evaluaciones y modificaciones periódicas garantizan que su equipo esté utilizando los datos más actualizados y útiles. Esto fomenta una cultura de preparación y autosuficiencia dentro de su equipo, que puede trabajar de manera eficiente por sí solo.
2. Otorgue autoridad a su equipo
El siguiente secreto es darle a tu equipo poder real, el tipo de poder que hace que las cosas sucedan. No se les puede asignar simplemente un trabajo, sino que se les debe permitir tomar decisiones por sí mismos. Esto fue un gran alivio para mí: cuando los miembros del equipo comprenden que tienen el poder de tomar decisiones sin tener que consultar a otros todo el tiempo, asumen sus responsabilidades de maneras que son liberadoras.
La esencia del empoderamiento no está solo en el proceso de delegación, sino en el proceso de confiar. En otras palabras, su equipo debe confiar en que usted respalda las decisiones que toman, y usted debe confiar en las decisiones que toma su equipo. Esta confianza mutua es lo que facilita que los equipos respondan a las crisis de manera rápida y eficiente. Cuando surja un problema, su equipo no se verá atrapado en un dilema, sino que estará preparado y listo para tomar las medidas adecuadas lo antes posible.
Esto debe ir acompañado de una definición clara de las competencias conferidas a cada miembro de los respectivos equipos. ¿Qué decisiones pueden tomar de forma independiente? De esta manera, se establecen los límites dentro de los cuales el equipo puede actuar libremente, pero sin dejar de estar en armonía con la estrategia y los objetivos generales de la organización.
3. Implementar un protocolo de “Primera Respuesta”
Una de las intervenciones más eficaces que puse en marcha fue el modelo de «primera respuesta». Este incluye la designación de una persona o un grupo de personas para que se ocupen de cualquier problema como primeros intervinientes. El objetivo es minimizar los cuellos de botella y asegurarse de que los problemas se resuelvan lo antes posible, sin que todo llegue al director ejecutivo.
Así es como funciona: el gerente de primera línea es quien se espera que evalúe y gestione el problema una vez que ocurre. Tiene el poder de tomar decisiones inmediatas para resolver el problema o, si es necesario, llevar la cuestión al siguiente nivel. Este protocolo no solo hace que el tiempo de respuesta sea más rápido, sino que también equilibra la carga de trabajo entre los miembros del equipo para que ninguna persona en particular se vea sobrecargada.
En otras palabras, es importante asegurarse de que todos los miembros de la organización comprendan qué hacer en caso de incidente y cómo hacerlo. Es importante que todos los empleados comprendan quién es la persona a la que hay que recurrir en caso de diversos asuntos, y dichas personas deben estar equipadas con los conocimientos y las herramientas para manejar las situaciones de manera eficaz. Este enfoque ayuda a crear un sentido de pertenencia dentro del equipo porque todos se dan cuenta de que los asuntos se están manejando de manera eficaz y sin demoras indebidas.
4. Establecer un ciclo de retroalimentación continuo
Por último, pero no por ello menos importante, es fundamental crear una cultura de retroalimentación para crear un equipo capaz de afrontar cualquier desafío. No se trata de una evaluación anual, sino de una conversación continua en la que se examinan y mejoran periódicamente los procesos en función de la práctica.
Su equipo está en el terreno, inmerso en los detalles que son exclusivos de su empresa. Están en una mejor posición para detectar áreas que requieren cambios y señalar áreas de preocupación que necesitan atención antes de que se agraven. De esta manera, hace que la retroalimentación sea un componente constante de su negocio, lo que significa que sus procesos siempre se adaptan a las nuevas condiciones.
Es importante señalar que este circuito de retroalimentación debe establecerse y seguir un patrón determinado. Este sistema puede incluir reuniones de equipo diarias o semanales, reuniones individuales e incluso sugerencias que pueden presentarse de forma anónima. La idea es construir una cultura que sustente la mejora continua y que no la vea como la excepción sino como la norma. Cuando los empleados comprenden que su contribución es apreciada y considerada al tomar decisiones organizacionales, tienden a estar más comprometidos con el éxito de la organización.
Crear un equipo capaz de afrontar cualquier situación no es un proceso que se pueda lograr en poco tiempo. Implica dedicar tiempo y esfuerzo para garantizar que tu equipo esté debidamente preparado y equipado para afrontar los cambios. Estos son los cuatro secretos que debes seguir si quieres quitarte las manos del volante y dejar que tu equipo haga su trabajo.
