En el mundo de las PYMES, uno de los términos que ha ganado popularidad en los últimos años es el «tablero de control de gestión». Se ha convertido casi en una especie de talismán que muchos empresarios creen que, con solo tenerlo, garantiza el control absoluto de lo que ocurre en su empresa. Pero la realidad es que tener un tablero de control no es, en sí mismo, sinónimo de tener el control. Vamos a desglosar este mito para entender qué es realmente un tablero de control, cómo puede ayudarte y, lo más importante, qué no puede hacer por ti.
¿Qué es un tablero de control?
Un tablero de control de gestión es una herramienta que permite visualizar, de manera gráfica y clara, indicadores clave de desempeño (KPIs) en diversas áreas de la empresa: ventas, costos, producción, finanzas, recursos humanos, entre otros. La idea es que, con un vistazo rápido, el empresario pueda tener una visión general del estado de su negocio.
Este tablero se alimenta de datos reales y actualizados que ayudan a medir la eficiencia, rentabilidad, productividad, etc. Es una herramienta sumamente útil para tomar decisiones informadas y ajustar estrategias cuando los números indican que algo no está funcionando como debería. 
Hasta aquí, todo parece perfecto. ¿Quién no querría una herramienta que te permita ver lo que ocurre en tu empresa en tiempo real?
¿El tablero garantiza control?
Aquí viene el problema. Tener un tablero de control no es lo mismo que tener el control de tu empresa. Es cierto que un tablero bien diseñado te proporciona información valiosa, pero esa información solo te será útil si sabes qué hacer con ella. El tablero no te dice qué decisiones tomar, no te advierte de los problemas futuros si no tienes la capacidad de interpretarlos, ni te garantiza que, por tener todos esos datos, tu empresa esté funcionando de manera óptima.
El error más común que cometen los empresarios es pensar que, con solo implementar un tablero de control, ya tienen todo resuelto. Creen que por ver números y gráficos están en control, cuando en realidad están solo en una parte del proceso. El control efectivo de una PYME no se basa únicamente en ver qué está pasando, sino en saber cómo actuar sobre lo que esos números están mostrando.
La diferencia entre información y acción
Un tablero de control te brinda información. Pero la información no es poder, a menos que la utilices correctamente. La clave está en la acción. Puedes tener los mejores KPIs del mundo, pero si no haces nada con ellos, de poco sirven. Veamos un ejemplo clásico:
Imaginemos que tu tablero de control te muestra que las ventas están cayendo. ¿Qué haces con esa información? ¿Te quedas mirando el gráfico o pasas a investigar por qué está ocurriendo esa caída? ¿Es un problema de producto? ¿De precios? ¿De competencia? Si no analizas las causas, el tablero es simplemente una pantalla con números.
El tablero de control te da el qué, pero eres tú quien debe averiguar el por qué y el cómo. Si el empresario no está preparado para interpretar correctamente los datos y, más importante aún, para tomar decisiones basadas en esos datos, entonces el tablero pierde todo su valor.
El falso sentido de seguridad
Uno de los mayores peligros de un tablero de control es que puede crear un falso sentido de seguridad. Es fácil caer en la trampa de pensar que, porque todo está verde (o dentro de los valores esperados), no hay nada de qué preocuparse. Pero la realidad es que los tableros muestran el presente o, en el mejor de los casos, el pasado reciente. No te indican qué problemas se están gestando, no te anticipan las tendencias futuras ni te garantizan que todo seguirá bien.
He visto muchos casos de empresarios que, confiados en que su tablero les mostraba buenos números, no se dieron cuenta de que una crisis se estaba cocinando debajo de la superficie. El tablero no te alerta sobre la insatisfacción de los clientes, la falta de motivación del equipo o los cambios en el mercado. Estos son aspectos que solo puedes captar con una gestión más activa, observando lo que ocurre más allá de los números.
El tablero como complemento, no como sustituto
El tablero de control es una herramienta valiosa, pero debe ser vista como un complemento a la gestión, no como un sustituto de esta. El verdadero control de una PYME requiere algo más que gráficos y números. Requiere estar en contacto con el equipo, conocer a los clientes, entender el mercado y, sobre todo, estar presente en la operación diaria.
El tablero te puede decir si estás cumpliendo los objetivos financieros, pero no te dirá si el equipo está comprometido. Puede mostrarte si las ventas están subiendo o bajando, pero no te dirá si tu cliente está considerando cambiar a la competencia. En resumen, no sustituye la visión integral del negocio que solo el empresario, con su experiencia y presencia, puede tener.
¿Cómo usar un tablero de control de manera efectiva?
Para que el tablero de control realmente te ayude a tener un mejor control de tu PYME, es importante seguir algunos principios clave:
- Definir bien los indicadores: No todos los indicadores son igual de útiles. Debes elegir KPIs que sean realmente relevantes para tu negocio y que reflejen los aspectos más críticos de tu operación. Menos es más; no necesitas un tablero lleno de números, sino uno que te muestre lo esencial.
- Interpretar los datos con criterio: No te limites a ver los números. Pregunta por qué están como están. Investiga las causas y las implicaciones de cada variación en los indicadores. Recuerda que los números son una foto de un momento, no te dan la película completa.
- Tomar decisiones rápidamente: La velocidad en la toma de decisiones es crucial. Si tu tablero te muestra una desviación de los objetivos, no esperes a que el problema se agrande. Actúa rápidamente para corregir el rumbo.
- Complementar con gestión activa: No te quedes solo con lo que el tablero te dice. Sal de tu oficina, habla con tus empleados, con tus clientes, con tus proveedores. La información que te da la interacción humana es tan valiosa como los números en la pantalla.
- Revisar y ajustar constantemente: Un tablero no es algo que configuras una vez y ya está. Debes revisarlo periódicamente para asegurarte de que los indicadores siguen siendo relevantes y que te están proporcionando la información que realmente necesitas para gestionar tu empresa.
Conclusión
Un tablero de control de gestión es una excelente herramienta, pero no es una solución mágica. No te garantiza el control de tu PYME si no sabes cómo interpretarlo y, sobre todo, si no tomas acciones basadas en los datos que te proporciona. El verdadero control de una empresa va más allá de los gráficos y los números; se basa en la capacidad del empresario para tomar decisiones rápidas, acertadas y fundamentadas, complementando la información del tablero con su experiencia y gestión activa del negocio.
Para contactar a Juan Carlos: jcvalda@grandespymes.ar
