KPIs y OKRs: La brújula y el mapa que tu PYME necesita

Por Juan Carlos Valda – jcvalda@grandespymes.com.ar

¿Sabés qué tienen en común un marinero buscando tierra firme y un empresario PYME intentando hacer crecer su negocio? Los dos necesitan algo que los guíe. Para el marinero, es la brújula y el mapa; para vos, empresario, son los KPIs y los OKRs.

Ahora bien, si estas siglas te suenan a jerga corporativa, no te preocupes. Este artículo está hecho para que entiendas qué son, cómo funcionan y, sobre todo, cómo pueden ayudarte a dirigir tu empresa con más claridad y foco. Porque, seamos sinceros, muchas veces sentimos que estamos avanzando, pero sin saber si vamos en la dirección correcta.

¿Qué son los KPIs y por qué son importantes?

Arranquemos con los KPIs, que son las Key Performance Indicators, o en criollo, Indicadores Clave de Desempeño. Básicamente, son números o métricas que te ayudan a medir cómo va tu negocio.

Pensemos en tu auto. Cuando vas manejando, miras el tablero para saber si el motor está en temperatura, si tenés suficiente combustible o a qué velocidad vas. Bueno, los KPIs son ese tablero, pero aplicado a tu empresa.

Por ejemplo:

• Ventas mensuales. ¿Cuánto estas vendiendo y cómo cambia mes a mes?
• Margen de ganancia. ¿De cada peso que entra, cuánto te queda realmente?
• Rotación de inventario. ¿Cuánto tiempo te lleva vender los productos que compraste o fabricaste?

Estos indicadores son claves porque te muestran si estás en el camino correcto o si algo anda mal. Si tus ventas caen o si tu margen de ganancia es cada vez más chico, lo sabrás a través de los KPIs. Sin ellos, estarías manejando a ciegas, confiando solo en tu instinto.

¿Y los OKRs? ¿Qué son?

Por otro lado, tenemos los OKRs, que vienen de Objectives and Key Results, o sea, Objetivos y Resultados Clave. Acá ya no estamos hablando solo de medir, sino de establecer metas claras y concretas para tu negocio.

Imaginemos que tu empresa es un barco. Si los KPIs son la brújula que te dice si vas al norte o al sur, los OKRs son el destino al que querés llegar: “Quiero llegar a esta isla en dos semanas”.

Un OKR tiene dos partes:

1. El objetivo: Algo inspirador, claro y alcanzable. Por ejemplo, “Aumentar la satisfacción de mis clientes”.
2. Los resultados clave: Cómo vas a medir si lograste ese objetivo. Por ejemplo:
   • Lograr un índice de satisfacción del cliente (NPS) del 90%.
   • Reducir los tiempos de respuesta a reclamos en un 20%.
   • Incrementar las reseñas positivas en redes sociales en un 50%.

Los OKRs no solo te dan un propósito, sino que te alinean a vos y a tu equipo hacia una misma dirección. En lugar de estar cada uno haciendo lo suyo, todos trabajan enfocados en metas comunes.

¿Cuál es la diferencia entre KPIs y OKRs?

Si llegaste hasta acá, probablemente te estés preguntando: “¿Y cuál es la diferencia? ¿No es todo lo mismo?” La respuesta es no. Si bien ambos están relacionados con medir y mejorar, tienen propósitos diferentes.

1. Los KPIs son medidores; los OKRs son metas.
   Un KPI te dice cómo vas; un OKR te dice a dónde querés llegar. Por ejemplo, tu KPI puede ser que las ventas están creciendo un 10% mensual. Pero tu OKR puede ser “lograr un crecimiento del 50% en las ventas este trimestre”.
2. Los KPIs son constantes; los OKRs son temporales.
   Los KPIs son métricas que vas a seguir siempre, porque son importantes para el funcionamiento de tu negocio. En cambio, los OKRs tienen un principio y un fin. Una vez que alcanzaste un OKR, podés plantearte otro.
3. Los KPIs muestran rendimiento; los OKRs impulsan acción.
   Si tus KPIs están mal, te dan una alarma para actuar. Pero los OKRs ya te dicen qué acciones tomar para lograr algo específico.

¿Cómo usarlos juntos?

El secreto no está en elegir entre KPIs y OKRs, sino en usar ambos de manera complementaria. Pensemos en un ejemplo concreto:

Supongamos que tenés una fábrica de muebles y tu KPI clave es el porcentaje de entregas puntuales, que actualmente está en un 70%. Ese KPI te indica que algo no anda bien. Entonces, podés establecer un OKR para solucionarlo:

• Objetivo: Mejorar la puntualidad en las entregas.
• Resultados clave:
  • Lograr que el 90% de las entregas lleguen a tiempo.
  • Reducir los retrasos de producción en un 30%.
  • Mejorar la coordinación logística para que los pedidos se despachen en 24 horas.

En este caso, los KPIs te mostraron el problema, y los OKRs te dieron una meta clara para solucionarlo.

¿Por qué los KPIs y los OKRs son tan valiosos para las Pymes?

Muchas veces las Pymes se manejan más con intuición que con datos. Y si bien esa intuición es valiosa, sobre todo porque conocés tu negocio como nadie, depender solo de ella puede ser arriesgado.

Con los KPIs y los OKRs podés tomar decisiones basadas en información real, no en suposiciones. Esto no solo te permite detectar problemas antes de que se vuelvan graves, sino también aprovechar oportunidades que quizás no habías visto.

Además, estos sistemas te ayudan a alinear a tu equipo. Cuando cada persona sabe qué indicadores seguir y qué objetivos cumplir, el trabajo se vuelve más enfocado y eficiente.

Cómo empezar a usar KPIs y OKRs en tu empresa

No hace falta ser una multinacional para implementar estas herramientas. Cualquier PYME puede usarlas, siempre y cuando se adapten a su realidad.

Para empezar con los KPIs:

1. Definí qué querés medir. Piensa en las áreas clave de tu negocio: ventas, costos, clientes, operaciones.
2. Elegí indicadores simples. No hace falta medir todo. Elegí 3 o 4 KPIs que sean realmente importantes.
3. Seguimiento regular. Revisa esos indicadores al menos una vez por mes para ver cómo vas.

Para implementar OKRs:

1. Establece un objetivo claro. Que sea inspirador, alcanzable y alineado con las prioridades del negocio.
2. Definí entre 2 y 5 resultados clave. Asegúrate de que sean medibles y que te muestren si lograste el objetivo.
3. Hazlo colaborativo. Involucra a tu equipo en la definición y ejecución de los OKRs.

Ejemplo práctico para una PYME

Imaginemos una panadería artesanal que quiere crecer. Su dueño, Juan, decide implementar KPIs y OKRs para organizarse mejor.

KPIs:

• Ventas diarias en pesos.
• Cantidad de clientes atendidos por día.
• Margen de ganancia por producto.
• Tasa de repetición de clientes.

OKRs:

• Objetivo: Ampliar la base de clientes.
  • Resultados clave:
    • Aumentar en un 30% los clientes nuevos en tres meses.
    • Incrementar la publicidad en redes sociales en un 50%.
    • Ofrecer promociones especiales dos veces al mes.

Mientras los KPIs le muestran a Juan si las cosas están mejorando día a día, los OKRs le dan un plan concreto para crecer.

No se trata solo de medir, sino de actuar

De nada sirve tener KPIs y OKRs si no los usas para tomar decisiones. El valor de estas herramientas está en que te permiten ajustar el rumbo cuando algo no está funcionando y enfocarte en lo que realmente importa.

Por ejemplo, si tus KPIs te muestran que las ventas están cayendo, no alcanza con saberlo. Tenés que analizar por qué, plantearte un OKR para solucionarlo y ejecutar las acciones necesarias.

Lo mismo ocurre si un OKR no se cumple. En lugar de frustrarte, úsalo como una oportunidad para aprender. Quizás el objetivo era demasiado ambicioso o los resultados clave no estaban bien definidos. Lo importante es ajustar y seguir adelante.

Los KPIs y los OKRs son como dos caras de la misma moneda. Los primeros te ayudan a entender dónde estás parado, mientras que los segundos te muestran hacia dónde querés ir.

Para una PYME, estas herramientas no son un lujo, sino una necesidad en un mercado cada vez más competitivo. No importa si tu empresa es chica o grande; lo que importa es tener claro qué medir, qué buscar y cómo mejorar.

Al final del día, se trata de manejar tu negocio con más claridad y menos estrés. Porque cuando sabés exactamente qué está pasando y tenés un plan para avanzar, todo se vuelve más fácil y, sobre todo, más efectivo. ¿Te animas a implementar estos conceptos? ¡Tu empresa te lo va a agradecer

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