por Angel Alvarez
Una de las constantes de la mayorรญa de los profesionales de este paรญs, probablemente sea algo tambiรฉn global, es lo ocupados que estรกn, la gran cantidad de tareas que afrontan y el sinnรบmero de compromisos que atienden. Pero, que una persona estรฉ muy ocupada, que haga muchas cosas, no, necesariamente, significa que sea una persona productiva. El nรบmero de horas dedicadas al trabajo y las tareas llevadas a cabo no son sinรณnimos de que sean los adecuados para alcanzar los objetivos que se plantee lograr. Suponiendo, claro, que se los haya planteado.
Con al รกnimo de ayudar a tantas personas despistadas, muchas equivocadas, a continuaciรณn, comentarรฉ algunas de las cosas que podemos, y debemos, tener en cuenta para dejar de estar (mal) ocupados y ser mรกs productivos. 
Es sorprendente que, tras haber preguntado a cientos de personas de todo tipo, ยฟdรณnde quieres estar en los prรณximos cinco, diezโฆ aรฑos? o ยฟquรฉ te gustarรญa conseguir a medio y largo plazo?, su respuesta sea: no lo sรฉ, depende de las circunstancias, en la situaciรณn actual me conformo con lo que tengo, o algo similar. Respuestas que muestran total resignaciรณn hacia el entorno y las circunstancias, falta de ambiciรณn, y, sobre todoย carencia absoluta deย foco vital.
1.ย Tener una misiรณn en la vida
Por otro lado, es muy frecuente, escuchando a personas exitosas y satisfechas con sus logros, constatar que siempre han tenido un horizonte claro que querรญan alcanzar y hacia el que, con los cambios a que la vida las haya obligado, han orientado su actividad. Incluso a pesar de los fracasos, cuyas enseรฑanzas tambiรฉn les han servido para avanzar hacia su destino.
Y aquรญ radica la razรณn fundamental por la que hay que ser productivo, ya que solo las personas productivas piensan profundamente en sus vidas, identifican su importancia real, establecen su propรณsito y, por supuesto, actรบan en consecuencia para lograr sus metas. El resto, estรกn demasiado ocupadas dispersando su energรญa y haciendo cosas que las alejan de conseguirlo.
2.ย Clarificar quรฉ hay que hacer
Como ya comentamos anteriormente, la gente ocupada se centra, fundamentalmente, en la acciรณn. Hacer, cuantas mรกs cosas mejor, es el objetivo de sus vidas. Y todo eso sin pararse a pensar si esas acciones son las que la ayudarรก a conseguir sus objetivos. Y, ya no digamos, si, ademรกs, una parte de las acciones se realizan, sin pensar en su idoneidad, simplemente porque las solicitan entes que, absurdamente (no suele haber ninguna razรณn productiva para ello), se considera que no hay que cuestionarse: jefes, clientesโฆ
Por el contrario, las personas productivas dedican el tiempo necesario para determinar cuรกles son las actividades que realmente las llevarรกn a conseguir sus objetivos y planifican su tiempo concentrรกndose en ellas. Eliminando, en la medida de lo posible, que siempre es mucho mรกs de lo que al principio parece, todo aquello que las aparta de ellos.
Y, aunque mucha gente piensa que es mejor hacer algo que nada, esto no es cierto. Es mejor hacer nada que realizar una acciรณn que no conecte con tus objetivos. De modo que, si fuera tu caso, estate quieto.
3.ย Invertir el tiempo inteligentemente
La productividad no se centra solo en hacer las cosas en el menor tiempo posible, sino en lograr el mรกximo impacto. Dedicar el tiempo a las cosas importantes y no solo a las que hacen ganar dinero. Realizar actividad fรญsica adecuada varias veces por semana, para muchos puede parecer una pรฉrdida de tiempo valioso, pero seguro que mejorarรก la salud, nos harรก sentir mejor y ayudarรก a reducir el estrรฉs. Lo mismo pasa con el tiempo dedicado a nuestra vida familiar, social o espiritual.
Hay que invertir tiempo en todas aquellas cosas que tienen impacto en la vida (cada uno decidirรก cuรกles son) y no solo concentrarse en las tareas habituales.
4.ย Influir en el entorno
Mientras la gente ocupada habla del poco tiempo que tiene y pone excusas para todo aquello que no cumple a tiempo, la productiva, que ya tiene claro quรฉ es lo importante y que las horas disponibles en su dรญa de trabajo son finitas, protege enรฉrgicamente su tiempo disponible para maximizar la productividad, y lo dedica a determinar, a eliminar o disminuir, negociando siempre asertivamente con el entorno, lo que no lo es, y a centrarse en la acciรณn y los resultados.
Esta actitud permite ser mรกs productivo e influyente sobre el entorno, consiguiendo que, paulatinamente, haya que dedicar menos tiempo a tareas irrelevantes para la consecuciรณn de los objetivos. Aunque vengan disfrazadas de la urgencia o falsa importancia que otros le atribuyan.
5.ย Saber decir NO
Como continuaciรณn del punto anterior, una de las cosas mรกs importantes para ser productivo es aprender a no asumir mรกs de lo que se puede manejar y saber cuรกndo decir no a las solicitudes de otros, para usar el tiempo de manera eficiente y completar los proyectos propios. Porque si, constantemente, se dice que sรญ, entonces se concede a otras personas y proyectos el control sobre la propia rutina diaria.
Hay que elegir con cuidado dรณnde dedicar el tiempo y atenciรณn, y aprender a decir no mรกs a menudo. Acepta las cosas que brinden el mayor beneficio o valor para ti y tu negocio y rechaza o delega todo lo demรกs.
6.ย Enfocar la actividad con pocas prioridades
En la juventud es bueno disponer de mรบltiples opciones: viajar, aprender idiomas, estudiar, realizar diferentes trabajos, vivir en otros paรญsesโฆ Sin embargo, cuando se dispone de una misiรณn en la vida, hay que dejar de lado la mayorรญa de las opciones, establecer prioridades y concentrar la energรญa en lo importante.
Si mi objetivo para este aรฑo es aprender inglรฉs, me concentrarรฉ en ello y hablarรฉ inglรฉs al finalizar el aรฑo. Si, por el contrario, mis objetivos para este aรฑo son hablar inglรฉs, cambiar de trabajo y ganar mรกs, viajar a 10 paรญses, hacer deporte, encontrar pareja, ir a todas las exposiciones de mi ciudadโฆ, con casi toda seguridad no hablarรฉ inglรฉs en diciembre.
El enfoque es la puerta de entrada a todo tipo de pensamiento, a la percepciรณn, al aprendizaje, al razonamiento, a la toma de decisiones y a la resoluciรณn de problemas. Y, considerando que la cantidad de energรญa siempre es finita, y por desgracia muy a menudo no tan grande como nos gustarรญa, debemos concentrarla en un nรบmero limitado de prioridades.
Menos prioridades significa que no dispersarรกs tu energรญa y puedes concentrarte en ellas intensamente y encontrar las mejores formas de lograrlas.
7.ย Realizar una sola tarea a la vez
Es una creencia generalizada que los humanos somos multitarea, cuando nuestro cerebro estรก diseรฑado para concentrarse y realizar una sola acciรณn cada vez. El hecho de que tambiรฉn sea capaz de pasar muy rรกpidamente de una a otra, generรกndonos la falsa creencia de simultaneidad, no significa que, cada vez que cambiamos de tarea, necesitemos un 30% mรกs de tiempo para retomar la anterior. Si esto solo pasase una vez al dรญa, probablemente no tendrรญa un efecto muy negativo. Pero, desgraciadamente, suele suceder muchas veces a lo largo de un dรญa, cientos en una semana, miles en un mesโฆ No parece que sea muy difรญcil calcular el tremendo impacto final en un aรฑo.
Asรญ que, ya sabes, las tareas de una en una. No empieces otra hasta que no hayas finalizado la actual.
8.ย Delegar, delegar y delegar
Delegar es una de las herramientas mรกs potentes que tiene un lรญder para ganar en eficacia y en eficiencia y hacer crecer a su equipo. Suena bien, ยฟverdad? Pero, a pesar de su indudable valor, la falta de delegaciรณn es uno de los hรกbitos no productivos endรฉmicosย de tantas personas y organizaciones. Y suele deberse, fundamentalmente, a la falta de confianza hacia los colaboradores. Unido a que, ademรกs, muchos lรญderes piensan cosas como: โno tengo tiempo para enseรฑar a nadieโ; โacabo antes haciรฉndolo que explicรกndoloโ; โyo lo hago mejorโ; โdebo tener el control de todoโโฆ ยฟTe suenan?
Las personas que no delegan no solo no tienen claro que no se las paga por โhacerโ, sino por centrarse en la estrategia, fijar objetivos, pensar, decidir, gestionar al equipoโฆ y para ello necesitan tiempo. Tampoco, que delegar contribuye a hacer crecer las capacidades, la preparaciรณn y la cohesiรณn del equipo. Razones que ningรบn buen lรญder puede obviar.
9.ย Dejar que los resultados hablen
La gente ocupada habla de lo liada que estรก, de la gran cantidad de cosas que tiene que hacer y, en muchos casos, de la frustraciรณn que les causa no disponer del tiempo suficiente para realizarlas. Sรญntomas evidentes de que estรกn muy lejos de ser productivos. Las personas productivas y eficaces hacen las cosas. No pierden el tiempo y trabajan su plan hasta que estรกn satisfechas con el resultado.
Ademรกs, hacen las cosas bien a la primera. De esta forma, no tendrรกn que dedicar tiempo a hacerlas de nuevo. Incluso si eso significa reducir la velocidad y dedicar mรกs tiempo para realizarlas, ya que, normalmente, es mรกs rรกpido y econรณmico que tener que hacer una tarea mรกs de una vez porque se planificรณ mal o se cometiรณ un error.
10.ย Disponer de un horario para abrir la puerta
La polรญtica de puertas abiertas, por la cual cualquier persona puede entrar en el despacho de sus responsables cuando se le ocurra para plantearles alguna cuestiรณn, puede convertirse en un tremendo sumidero de tiempo. Estรก muy bien ser accesible, pero, como con casi todo, la disponibilidad debe tener un horario. Y, fuera de รฉl, la puerta debe estar cerrada. De este modo se hace saber a todos que no deben molestar a menos que sea una emergencia.
Al cerrar la puerta a las distracciones, puedes concentrarte y usar tu tiempo de manera eficiente sin ser interrumpido. Y, por otro lado, cuando permanezca abierta significa que estรกs en disposiciรณn y actitud, porque asรญ lo has previsto y comunicado, para prestar toda la atenciรณn posible a lo que te planteen y a buscar la mejor soluciรณn posible.
11.ย Manejar adecuadamente herramientas tecnolรณgicas
Pocos dudan actualmente de la importancia de las herramientas tecnolรณgicas (ofimรกticas, dispositivos mรณviles, redes sociales, etc.) en nuestra actividad. Y, cuando nos complican la vida, debemos preguntarnos cรณmo, herramientas que fueron diseรฑadas para hacรฉrnosla mรกs fรกcil y aumentar nuestra productividad, se han convertido, en la mayorรญa de los casos por su mal uso, en autรฉnticos elementos de tortura.
Es evidente que ese mal o deficiente uso suele deberse a un desconocimiento de sus posibilidades. Enseguida nos ponemos a utilizarlas, de una forma muy bรกsica, sin dedicar tiempo suficiente a profundizar en todo lo que pueden ofrecernos y en cรณmo debemos orientar su uso. Y eso se paga.
Es muy importante tener en cuenta que cualquier tiempo dedicado a conocer y optimizar el uso de las herramientas tecnolรณgicas es una inversiรณn de tiempo siempre rentable, que aumentarรก sensiblemente la productividad.
12.ย Rodearse de personas eficaces
Las personas ocupadas, sobre todo los jefes, miden las horas de actividad y convierten el lamentable presentismo en su modelo de gestiรณn. Las productivas miden los resultados y agradecen y recompensan cuando se logran en menos tiempo. A los jefes productivos les encanta ver que sus colaboradores disfrutan con su trabajo y crean entornos de trabajo cooperativos en los que todos puedan aprender, compartir, crecer y sobresalir.
Hay que tener presente que el comportamiento de las personas tiende a reforzar la voluntad colectiva del grupo. Por eso las personas eficaces se rodean de otras eficaces que reforzarรกn su voluntad de hacer las cosas y hacerlas bien. Las personas eficaces quieren que las que las rodean las animen y refuercen los atributos que quieren encarnar.
13.ย Promover los cambios
Otra creencia muy extendida, y seguida por las personas ocupadas, es la de que si algo funciona no lo cambies. Si esto fuera cierto, la especie humana nunca hubiera evolucionado como lo ha hecho hasta hoy, porque los seres humanos han sido capaces de adaptarse a situaciones y circunstancias siempre cambiantes. Es nuestra mayor fortaleza como especie.
Por eso, las personas productivas se adaptan a su entorno y a los cambios en sus vidas a lo largo del tiempo. Identifican muy bien quรฉ acciones ya no son adecuadas o han perdido su eficacia e implementan nuevos hรกbitos. Pueden dedicarse a nuevas tareas o aprender nuevas habilidades. Son innovadoras, siguen avanzando y no se arraigan en hรกbitos improductivos, viendo como pasan el mundo y las oportunidades delante de ellos.
Ahora, que ya dispones de unas cuantas estrategias, revisa cรณmo lo estรกs haciendo, analiza lo que no funciona y comienza a cambiar todo aquello que te aleja del cumplimiento de tus objetivos y de la calidad de vida que te gustarรญa disfrutar.
Fuente: https://medioenseriomedioenbroma.com/2021/01/29/ocupado-o-productivo-tu-decides/
