Los indicadores de proceso son los que se centran en la evaluaciรณn del estado de una tarea y su rendimiento con respecto a los objetivos establecidos.
Los indicadores de proceso, que estรกn citados en el BPM CBOK (Business Process Management Common Book of Knowledge) como PPI (Process Performance Indicator), son fundamentales para medir los resultados e identificar las oportunidades de mejora para el negocio.
Pero ยฟsabes cuรกles son los indicadores de proceso de tu empresa y cรณmo controlarlos? Consulta la respuesta a estas y otras preguntas en los siguientes temas. 
ยฟQuรฉ es un indicador de proceso?
Tambiรฉn llamados KPI o indicadores clave de desempeรฑo (Key Performance Indicators), los indicadores de proceso son herramientas de gestiรณn utilizadas para evaluar la calidad de un proceso y el rendimiento de las tareas.
Junto con los indicadores de proceso, las empresas pueden utilizar indicadores estratรฉgicos, que miden los objetivos de la alta direcciรณn y promueven la mejora continua. A travรฉs de los indicadores, la empresa puede comprender mejor si hay procesos que estรกn consiguiendo aportar valor al cliente y, sobre todo, cรณmo identificarlos.
Tipos de indicadores de procesos genรฉricos
A continuaciรณn, se exponen los principales tipos de indicadores de proceso que pueden adoptar las empresas:
1. Indicador de productividad
La mediciรณn de la productividad es uno de los aspectos mรกs importantes para varias organizaciones. La fรณrmula debe ser:
Con este indicador es posible evaluar la utilizaciรณn de los recursos disponibles y la calidad de las operaciones realizadas diariamente.
Un ejemplo de este indicador es la mediciรณn de las llamadas de asistencia por mes y por empleado. Mientras un empleado responde a 200 llamadas de asistencia en el mes, el otro responde a 250.
2. Indicador de eficiencia
Este indicador tambiรฉn evalรบa el uso de los recursos. La idea es producir lo mรกximo posible con menos recursos.
El indicador de eficiencia mide los desperdicios de obra, la acumulaciรณn de pรฉrdidas, las horas trabajadas en un proyecto, etc.
3. Indicador de eficacia
Aunque tiene un nombre similar al anterior, el รญndice de eficacia es diferente y su funciรณn es medir si los procesos se realizan correctamente.
Por ejemplo, la durabilidad de un producto, el porcentaje de quejas de los clientes y el rendimiento de un producto.
4. Indicador de efectividad
El indicador de efectividad, por su parte, combina los indicadores de eficiencia y de eficacia para medir si la empresa estรก utilizando adecuadamente los procesos necesarios en cada situaciรณn.
Un ejemplo de indicador de efectividad es el servicio de asistencia, que pasa por indicadores de eficiencia, como el tiempo de respuesta al cliente; y de eficacia, cuando medimos la satisfacciรณn del cliente.
La efectividad viene dada de la relaciรณn de la eficiencia con la eficacia.
5. Indicador de calidad
La fรณrmula del indicador de calidad es:
La idea es medir el porcentaje de producciรณn que cumple con las normas de calidad previamente establecidas.
Por ejemplo, una fรกbrica produce 200 000 mascarillas al mes, pero sรณlo 180 000 cumplen con las normas de calidad adecuadas para su uso. Asรญ, el porcentaje de calidad es del 90%.
6. Indicador de capacidad
Mide cuรกnto puede producir la empresa en un periodo de tiempo determinado.
Por ejemplo, una granja es capaz de producir 200 litros de leche al dรญa.
7. Indicador de ganancia
Analiza el beneficio de la producciรณn en relaciรณn con los ingresos totales por ventas. Muestra si, de hecho, el negocio es rentable.
Un ejemplo de ganancia puede ser el de una tienda que ha vendido productos por valor de 50 000 dรณlares y, por lo tanto, ha obtenido un beneficio de 20 000 dรณlares. La ganancia alcanzada serรก del 40 %.
8. Indicador de rentabilidad
La rentabilidad es un poco diferente. Mide las inversiones totales y el beneficio. Basta con dividir el beneficio de un periodo entre el valor de la inversiรณn inicial.
Este indicador es importante porque definirรก si la estrategia utilizada por la empresa es adecuada o no y si el camino a seguir es el correcto o, por el contrario, habrรก que implantar otro.
En una empresa de producciรณn de software se invirtieron $1 000 000, lo que generรณ un beneficio de $300 000. La rentabilidad en este caso es del 30 %.
9. Indicador de valor
Por รบltimo, tenemos el indicador de valor, que mide la percepciรณn de la imagen que el cliente tiene de su marca. La mejora de los procesos de la cadena de producciรณn aรฑade mรกs valor a los productos.
Por lo tanto, es importante hacer un mapa de todos los procesos con el fin de identificar cuรกles pueden ser eliminados y cuรกles optimizados.
Tipos de indicadores de procesos especรญficos
Ahora que, en general, ya sabes cuales son los tipos de indicadores que existen, te presentamos unos KPI mรกs especรญficos. Evalรบa cuรกles pueden y deben utilizarse en tu organizaciรณn.
1. Time to market (tiempo de comercializaciรณn)
Mide el tiempo que se tarda en ser lanzado un producto al mercado, desde las ideas iniciales hasta su llegada a las estanterรญas.
Por ejemplo, para la producciรณn de un automรณvil, el tiempo se mide desde el diseรฑo inicial hasta el lanzamiento.
2. Lead time (plazo de entrega)
Evalรบa el tiempo que tarda en ejecutarse un proceso, en el caso de las compras, desde que se realiza un pedido hasta que se emite, y su objetivo es acelerar las entregas.
Por ejemplo, al solicitar la compra de un equipo, tenemos una actividad de aprobaciรณn que puede demorar hasta dos dรญas, la solicitud al proveedor y la entrega que pueden tardar hasta quince dรญas y la verificaciรณn de la recepciรณn que tarda un dรญa. En total, tendremos un plazo de entrega de dieciocho dรญas.
3. Stock out (fallas en inventario)
Indica el nรบmero de veces que un producto se quedรณ sin existencias, lo que puede generar un problema de imagen para la marca y devenir en pรฉrdidas econรณmicas para la empresa.
Mide, por ejemplo, cuรกntos dรญas o cuรกntas veces en un periodo de tiempo determinado el stock de una mercancรญa quedรณ en cero en el inventario.
4. Market share (cuota de mercado)
Mide el porcentaje de participaciรณn de la empresa en el mercado en el que operas. Se puede calcular en diferentes sectores del mercado, como el nรบmero de ventas o el nรบmero de clientes. Merece el esfuerzo saber cuรกl tiene mรกs sentido para tu organizaciรณn. Se expresa en valores porcentuales.
5. Ociosidad
Indica el porcentaje de tiempo que las mรกquinas o los empleados han estado inactivos y cรณmo esta situaciรณn repercute en la eficiencia y agilidad de los procesos.
6. Rotaciรณn de inventario
Evalรบa la relaciรณn entre el consumo y el balance de existencias. Es muy importante para el sector del comercio minorista y de e-commerce.
Un ejemplo representativo puede ser que si el volumen mensual de inventario en un e-commerce es de dos mil jabones, y se venden veinte mil jabones al aรฑo, significa que el volumen de rotaciรณn es de diez, es decir, el inventario se renovรณ diez veces.
7. Turnover (rotaciรณn)
Calcula la rotaciรณn de los empleados. Las empresas que tienen muchos empleados que se van pueden ver comprometida la calidad del trabajo.
Para calcular el volumen del negocio, hay que sumar el nรบmero de admisiones con el nรบmero de despidos y dividirlos por dos. Al final, hay que dividir la cifra por el nรบmero total de empleados de la empresa.
Por ejemplo, si se admitieron treinta empleados, pero quince empleados de la empresa fueron despedidos, y el nรบmero total de empleados es de doscientos. El turnover es igual al 11,25 %.
8. Ticket promedio
Indica el valor promedio de las compras y puede medirse en el total de ventas de la empresa, en un vendedor concreto o en las compras de un cliente especรญfico. Representa la facturaciรณn total dividida entre el nรบmero de pedidos.
Por ejemplo, si un cliente hizo tres compras en la empresa, en la primera gastรณ $100, en la segunda $500 y en la tercera $50, el ticket promedio = ($100 + $500 + $50) / 3 = $216,67
Algunos conceptos sobre los indicadores de proceso
Al hablar de indicadores de proceso, conviene destacar algunos conceptos importantes sobre este tema:
- Los รญndices son las cifras que reflejan el rendimiento de un indicador
- Los objetivos son el valor que se pretende alcanzar
- Y la tolerancia es el grado en que un objetivo puede no alcanzarse. Si se aleja de esta tolerancia, serรก necesario llevar a cabo procesos.
ยฟPara quรฉ sirven los indicadores de rendimiento?
Saber controlar los indicadores de rendimiento es esencial para mejorar la toma de decisiones en la empresa, ya que el anรกlisis se basarรก en datos concretos.
De este modo, los procesos serรกn mรกs eficaces y los directores podrรกn trazar estrategias cada vez mรกs innovadoras y significativas.
ยฟCรณmo aplicar los indicadores de rendimiento de los procesos?
Puedes implantar los indicadores de rendimiento de los procesos en cinco sencillos pasos y con ello mejorar la gestiรณn empresarial.
- Elige los indicadores: define los indicadores que tienen sentido para tu empresa y la estrategia que se ejecuta.
- Asigna objetivos para cada indicador: establece un objetivo para cada indicador. De esta manera, habrรก una direcciรณn.
- Designa a un responsable para cada indicador: designa a las personas que deben supervisar estos procesos y evalรบa continuamente las estrategias.
- Analiza la relaciรณn entre los indicadores: estudia cรณmo los KPIs interactรบan entre sรญ y ayudan a potenciar los resultados.
- Supervisa sistemรกticamente los resultados: haz un seguimiento continuo de los indicadores para saber si se estรกn cumpliendo los objetivos.
ยฟCuรกl es la relaciรณn entre los indicadores y el OKR?
La metodologรญa OKR (Objetivos y Resultados Clave) ayuda a construir metas que deben guiar las acciones de toda la organizaciรณn.
Al estructurar los objetivos globales de la empresa, los lรญderes son capaces de definir objetivos especรญficos para cada sector, pero que funcionan de forma integrada y sinรฉrgica, evaluando el escenario desde lo macro a lo micro.
Aprovecha la oportunidad de consultar 21 ejemplos de OKR para tu empresa.
ยฟCรณmo ayuda una plataforma de gestiรณn?
Una plataforma de gestiรณn reรบne, en un mismo sistema, soluciones completas para gestionar no sรณlo los procesos, sino tambiรฉn los documentos, los clientes, las ventas, la facturaciรณn y otros elementos que forman parte del dรญa a dรญa del negocio.
El uso de una รบnica herramienta de gestiรณn permite visualizar los procesos de todas las รกreas en un tablero con informaciรณn completa, desde la planificaciรณn hasta la ejecuciรณn y la mediciรณn de los KPI.
La adopciรณn de la tecnologรญa mejora la comunicaciรณn entre los equipos -aunque no estรฉn en el mismo lugar-, hace mรกs organizada la rutina de los empleados, supervisa las actividades en tiempo real e incluso automatiza una serie de tareas.
Todo ello con reglas estandarizadas segรบn las necesidades de planificaciรณn y con total seguridad para los datos.
ยฟQuieres mejorar la mediciรณn de los indicadores? Descubre cรณmo la gestiรณn integrada puede optimizar la gestiรณn empresarial con una รบnica plataforma.
Fuente: https://www.sydle.com/es/blog/indicadores-de-proceso-62042a46e45de05ff61b6e55
