Seguramente estás dónde estás porque alguien confió en ti y quiso que asumieras ciertas responsabilidades clave. Esa confianza en las posibilidades de cada persona que integra un departamento es un testigo de que se puede trasferir para seguir creciendo y fortalecer un equipo. Se trata de delegar. Dar oportunidad a que todo el sistema prospere y favorecer que la innovación y la creatividad estén presentes para crear equipos motivados y eficaces.
La importancia de delegar tareas
En un líder la mirada estratégica y la visión de futuro debe prevalecer sobre la realización de las tareas más operativas. Para algunas personas que han alcanzado un estatus dentro de la jerarquía de la empresa, llega un momento en el que el volumen de las tareas que se espera de alguien que lidera un proyecto, departamento, equipo, etc., les impide asumir otros cometidos más enfocados a sus funciones críticas. Esto provoca estancamiento en toda la cadena y, por supuesto, estrés, convirtiéndose en fuente de frustración para el resto del equipo.
Por tanto, es fundamental delegar, esto es, hacer una trasferencia de tareas y responsabilidades de forma consecuente a otra persona del equipo, a un subalterno. Se puede empezar por marcar unos objetivos sobre las funciones que se delegarán, dando la libertad de elección y el uso de medios, y concediendo confianza, a lo que se añadirá la flexibilidad de que se puede llegar a descubrir otra forma de hacer. 
Las tareas que se delegan deben tener importancia. Lo contrario es pasar labores tediosas, quitarse marrones y esto no tiene nada que ver con delegar. Los cometidos que se delegan deben pertenecer a tu área de influencia, la idea es promover una dinámica de circulación del conocimiento y la asunción de nuevas responsabilidades en beneficio del proyecto y de la capacitación de todas las personas que participan en él.
Delegar, por último, significa que seguirás siendo responsable de los resultados de esa tarea y teniendo el control sobre esta, pero desde una perspectiva organizativa y no tanto de ejecución.
¿Qué funciones se delegan y cuáles no?
Sin embargo, no debe delegarse cualquier tarea. No se delegan las funciones propias de un líder, como definir objetivos, aprobar planes, proyectos, crear procesos, determinadas tomas de decisiones a diferentes niveles, control de objetivos, planificación a largo plazo y asuntos estratégicos que tienen que ver con la marcha de la empresa o que caen en el ámbito de tu responsabilidad. Hacer lo contrario sería dimitir de tus funciones.
Hay cometidos que siempre corresponde a un superior asumirlos. Por ejemplo, el reparto de tareas, los reconocimientos, la corrección de errores desde la crítica constructiva y cuestiones relacionadas con la disciplina. Estas tareas no son delegables.
Tampoco han de transferirse aquellas que te mantengan en contacto cercano con la actividad de manera que no pierdas la perspectiva del objeto del negocio. Por ejemplo, contacto con el mercado, con clientes. Tus colaboradores, las personas de tu equipo, podrán desempeñar bien esas funciones, pero no te interesa perder esa visión que tiene que ver con el pulso del negocio.
Por otro lado, también es interesante delegar aquellas tareas donde hay especialistas, personas que pueden hacer mejor que tú determinadas labores.
Método para saber qué se puede delegar y qué no
Si te encuentras en la tesitura de tener que delegar tareas o sientes que ha llegado el momento de soltar, hacerte estas preguntas puede servir para decidir qué tareas pueden pasar a otras manos. Según el enfoque Stafford/Grant cabría preguntarse lo siguiente:
En primer lugar, habría que hacer un análisis de la tarea:
- ¿Es delegable? Que sea concreta será una buena característica que la hace delegable.
- ¿Merece la pena hacerla delegable?
- ¿Cómo hay que realizar esta tarea para que esté bien ejecutada? Se trata de fijar los criterios de calidad que deben alcanzarse. Quizá también los tiempos.
- ¿Qué factores intervienen? Poner la tarea en su contexto para tener en cuenta en qué punto del proceso se encuentra.
Después, también se analiza a la persona que asumiría esas funciones: ¿qué capacidad actual tiene?, ¿qué potencial de mejora tiene con formación?, ¿cómo es su actitud? Y, por último, ¿qué carga de trabajo tiene actualmente?
Delegar una tarea no significa abandonarla, por lo que es importante hacer un seguimiento del proceso de transferencia dando feedback a la persona sobre los progresos que hace. En la asunción de la tarea, el grado de cumplimiento o la corrección, en su caso. Por descontado, también las felicitaciones. Es fundamental además dar el espacio y tiempo suficiente para que la tarea se vaya asumiendo, sin interferir en exceso. Para ello es recomendable mantener abierto un canal de comunicación en el que reine la confianza y se puedan consultar los aspectos en los que hay dudas.
¿Cómo saber si ha llegado el momento de delegar?
Este cuestionario puede facilitar una reflexión sobre si ha llegado el momento de delegar algunas tareas. Responde a estas preguntas y toma una decisión.
- ¿Llevas trabajo a casa con regularidad?
- ¿Trabajas más horas que tus colaboradores?
- ¿Dedicas parte del tiempo a hacer cosas para los demás que podrían hacer ellos mismos?
- Cuando vuelves a la oficina tras una ausencia, ¿te encuentras la bandeja de entrada demasiado llena?
- ¿Sigues realizando actividades y resolviendo problemas que hacías antes de tu última promoción?
- ¿Te interrumpen a menudo con consultas y encargos sobre proyectos en marcha y trabajo ya asignados?
- ¿Dedicas tu tiempo a detalles rutinarios que otros podrían resolver? ¿Te gusta estar al tanto de cada paso que se da?
- ¿Llegas estresado para poder cumplir la fecha tope?
- ¿Te cuesta establecer prioridades?
¿Qué barreras te impiden delegar?
Las razones por las que no se delegan tareas para poder afrontar la jornada con mayor ligereza tienen diversos orígenes. Puede ser que prefieras actuar más que dirigir. También que quieras controlar excesivamente cómo se realizan las tareas, sin dar la oportunidad de que la persona en quien se delega tenga la opción de encontrar su fórmula. Pero también pueden influir motivos relacionado con la inseguridad: temor a no ser aceptado o falta de confianza en las otras personas.
Otro de los aspectos que juegan en contra en ser excesivamente controlador, no dar opción a que se exploren otras formas. También no aceptar errores que otras personas señalan o no querer, directamente, que otros crezcan profesionalmente. Algo frecuente en las personas que tienen dificultad en delegar es el perfeccionismo que lleva a una vigilancia desproporcionada sobre los cometidos, lo que se conoce como micromanagement. Esto no permite crecer a la persona que le ha sido encomendada la tarea y a ti te resta tiempo para desempeñar tus funciones, las propias de un liderazgo eficaz.
En la parte organizativa, las dificultades para hacer seguimiento de las tareas delegadas o no saber distribuir y equilibrar las cargas de trabajo impiden delegar correctamente.
El cometido fundamental de un líder es desarrollar la capacidad de comunicar a los demás lo que es necesario hacer, establecer objetivos y prioridades, realizar su seguimiento y orientar la acción de los demás alineándola con la estrategia de la empresa.
Fuente: https://www.sandyou.es/aprende-a-delegar/
