Por Gabriel Roncancio
Uno de los mayores retos para hacer realidad su planeación estratégica es lograr que todos la entiendan en primer lugar. A pesar de que casi el 90% de los gerentes coinciden en que la estrategia se comunica con la suficiente frecuencia, la realidad es que lo importante no es cuánto se comunica, sino la comprensión que logra lo que se comunica. Si usted es un jefe de planeación o gerente y ha experimentado la dificultad de que sus colaboradores entiendan lo que les corresponde hacer para lograr el éxito organizacional, hoy le queremos compartir qué es un mapa estratégico en el Balanced Scorecard y como lo puede usar para comunicar su plan estratégico eficientemente. ¡Esperamos le resulte interesante!
¿Qué es un mapa estratégico en el Balanced Scorecard?
Un mapa estratégico es una completa representación visual de la estrategia de una organización, describe el proceso de creación de valor mediante una serie de relaciones de causa y efecto entre los objetivos de las cuatro perspectivas del Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral: financiera, del cliente, de los procesos, y por último, de aprendizaje y crecimiento. 
Usando un mapa estratégico, cada empleado puede conocer la estrategia organizacional y cuál es su lugar dentro de ella. Adicionalmente, el mapa estratégico ayuda a mantener a todos en la misma página y permite a las personas ver cómo sus trabajos impactan los objetivos estratégicos de la empresa.
Si está utilizando un software Balanced Scorecard, el mapa estratégico también mostrará el desempeño de su organización en un sólo vistazo. Cada burbuja muestra automáticamente un semáforo en rojo, amarillo o verde de acuerdo al valor actual de los indicadores y a las metas que establezca para ellos.
¿Para qué sirve el Mapa Estratégico?
Estos son algunos de los beneficios de tener un mapa estratégico dentro de su compañía:
- Al crear un mapa estratégico con sus objetivos estratégicos, en donde se incluyan y se relacionen las cuatro perspectivas que mencionamos anteriormente, usted tiene la posibilidad de involucrar al equipo ejecutivo dentro de toda la estrategia, a la vez que les da mayor claridad y compromiso con toda la ejecución.
- Podrá usarla como una herramienta de comunicación poderosa para que sus empleados conozcan toda la estrategia y puedan traducirla en acciones concretas que aporten al éxito de la organización.
- Un mapa estratégico puede darle una estructura clara para todas las reuniones de análisis estratégico; los cargos gerenciales podrán identificar rápidamente cuáles aspectos de la estrategia están siendo desarrollados con éxito y cuáles deben ser optimizados.
- Gracias a que puede conocer relaciones concretas de causa y efecto, con un mapa estratégico podrá comprobar la validez de las hipótesis en las que está basando toda su planeación estratégica.
¿Cómo se elabora un Mapa Estratégico en el Balanced Scorecard?
A continuación se presenta el proceso paso a paso de elaboración de un Mapa Estratégico, cada paso se muestra gráficamente para facilitar su comprensión.
Ejemplo de un Mapa Estratégico en el Balanced Scorecard
En la siguiente imagen se observa un ejemplo completo de un Mapa Estratégico. Se pueden observar las 4 perspectivas del Balanced Scorecard, al final del artículo encuentra una descripción detallada de estas perspectivas.
Paso 1: Adicionar los objetivos estratégicos y las perspectivas
La idea principal de un mapa estratégico es que cada objetivo estratégico en su cuadro de mando integral está representado por una forma, generalmente ovalada. Muy raramente hay más de 20 objetivos. Hacer seguimiento a demasiados objetivos diluirá el mensaje que entrega a sus colaboradores, haciendo que su estrategia sea difícil de comunicar.
Estos óvalos – objetivos se agrupan en perspectivas como: Financiera o Aprendizaje y crecimiento. Cada organización es diferente, pero la mayoría de los mapas estratégicos tienen cuatro perspectivas, y con frecuencia son similares a las que se muestran abajo.
Paso 2: Adicionar las relaciones Causa – Efecto
La mayoría de mapas estratégicos incluyen flechas entre los objetivos para mostrar su relación de causa y efecto. Al seguir los caminos de las flechas, se puede observar cómo los objetivos en las perspectivas de la parte inferior impulsan el éxito de los que se encuentran en la parte superior.
Estas relaciones causales son fundamentales en el cuadro de mando integral. Por ejemplo, si capacita a sus empleados y crea una cultura en que se comparte la información (Aprendizaje y Crecimiento), hará que su empresa funcione sin problemas (Procesos internos).
Un negocio en mejor funcionamiento cuida mejor a sus clientes (Cliente) y los clientes felices compran más de lo que usted está vendiendo (Financiero). Los mapas estratégicos muestran cómo los activos intangibles abstractos, como la cultura de la empresa y el conocimiento de los empleados, se convierten en resultados concretos y tangibles.
La gran mayoría de las palancas que los ejecutivos pueden accionar en una organización no contribuyen directamente al resultado final. Sabemos que es importante tener empleados felices y una infraestructura actualizada, pero es difícil ver cómo esos objetivos se incorporan a los objetivos finales de la entidad. Su mapa estratégico muestra estas relaciones y alienta el pensamiento estratégico que va mucho más allá de su balance general o sus estados financieros.
Paso 3: Temas o Líneas Estratégicas
Algunos mapas estratégicos tienen temas o líneas estratégicas. Estos representan los tres o cuatro enfoques estratégicos generales de su organización. Los temas agrupan verticalmente los objetivos relacionados en todo su mapa estratégico.
A diferencia de las perspectivas, los temas son muy específicos para su organización. Por ejemplo, los temas pueden definirse como:
- Excelencia Operacional
- Cultura de seguridad
- Sostenibilidad
- Innovación y Liderazgo Tecnológico
Algunas organizaciones encuentran útil mostrar los temas en su mapa estratégico. Otras piensan que los temas agregan una complejidad innecesaria. En última instancia, depende de usted decidir si los temas son adecuados para su mapa estratégico.
Paso 4: Mostrar y hacer seguimiento al desempeño
El software Balanced Scorecard le permite construir su mapa estratégico directamente desde una interfaz gráfica. La automatización del cuadro de mando integral tiene muchas ventajas, sin embargo la capacidad de ver su mapa estratégico con semáforos acordes al desempeño real puede ser la más grande.
De esta manera su mapa estratégico estático se convierte en un cuadro de mando vivo. Puede ver de un vistazo el desempeño de su organización y puede hacer clic en uno de los objetivos estratégicos para obtener más información.
Paso 5: Variaciones del Mapa Estratégico
Cada organización es diferente, y no hay una manera única de hacer un Mapa Estratégico. Por ejemplo, la mayoría de las organizaciones ponen la perspectiva financiera en la cima porque su objetivo final es generar utilidades. En el sector público y sin fines de lucro, sin embargo, se tienen diferentes motivaciones. Sus finanzas son sólo un medio para un fin.
El objetivo final de una organización sin fines de lucro es proporcionar los mejores servicios que pueda. Para estas organizaciones, es común cambiar las perspectivas de Cliente y Finanzas para que el Cliente esté en la cima. Su financiación (financiera) les permite ayudar a las personas (cliente).
Del mismo modo, algunos objetivos pueden no encajar perfectamente en una sola perspectiva y puede tener más sentido ubicarlos entre dos perspectivas. Incluso puede haber objetivos estratégicos que no afecten a otros objetivos, por lo que no tienen flechas.
Lo que es importante recordar es que su mapa estratégico debe reflejar su estrategia organizacional real. Es completamente viable desviarse del diseño tradicional para adaptarse a sus objetivos particulares.
El Mapa Estratégico y las 4 Perspectivas del Balanced Scorecard
Repasemos una a una las cuatro perspectivas para entender su relación con el mapa estratégico.
- La perspectiva financiera
En principio, esta perspectiva le brinda una descripción tangible de la estrategia utilizando una serie de indicadores que son bastante conocidos: retorno de la inversión, el valor agregado económico, las ganancias operativas, la inversión, el valor agregado económico, el margen de utilidad neta, entre muchos otros. Estos indicadores le darán un panorama amplio del presupuesto que ha invertido dentro de su empresa, del nivel de ganancias que ha podido recuperar con el trabajo que ha realizado y del costo que implican para su organización todas las actividades que lleva a cabo. - La perspectiva del cliente
En muchas ocasiones, esta perspectiva se deja de lado y no se le da la relevancia ni el nivel de detalle necesario. Con este tipo de perspectiva usted podrá conocer una serie de indicadores que le darán una imagen de la experiencia del cliente con su organización. Elementos como la satisfacción, la retención y el crecimiento de los clientes, podrán guiarlo para conocer el verdadero valor que caracteriza a sus servicios y la imagen que tienen sus clientes de todo su trabajo. - La perspectiva de los procesos
Al observar su organización desde la perspectiva de los procesos usted podrá identificar claramente los procesos que poseen una importancia fundamental dentro de toda su organización. Aspectos como el manejo de la nómina, los estados financieros trimestrales, el mantenimiento de los equipos o instalaciones, inventariar nuevos productos, etc. De esta manera, los distintos niveles de su organización podrán enfocarse en optimizar la calidad de cada uno de estos procesos para garantizar la efectividad del trabajo. - La perspectiva de aprendizaje y crecimiento
Gracias a la perspectiva de aprendizaje y conocimiento usted podrá identificar los puestos de trabajo (capital humano), los sistemas (capital de información), y el clima (capital organizacional) que le permiten sustentar todos los procesos creadores de valor dentro de su organización.
¿Quién debe hacerse cargo del mapa estratégico?
Lo más recomendable es que una sola persona se haga cargo de organizar y administrar el mapa estratégico. Así, dicha persona podrá garantizar la continua alimentación del mapa y del Balanced Scorecard, la organización mensual de los informes y la preparación de la agenda para todas las reuniones de gestión. Este cargo es conocido normalmente como Chief of Staff.
Sin embargo, actualmente, dentro de las grandes organizaciones, existe un equipo encargado de dirigir todo el proceso. Este equipo, conocido usualmente como Oficina de Gestión Estratégica, se encarga de reportar directamente al CEO o COO y administra todo el proceso de revisión periódica, implementación y mejoramiento continuo de toda la estrategia.
En Pensemos contamos con años de experiencia trabajando con el BSC. Esperamos que este artículo le ayude a comprender qué es un mapa estratégico y como puede elaborar uno para su organización. No olvide que puede contactarnos en cualquier momento para conocer más sobre la implementación del mapa estratégico, además, también ofrecemos nuestro software para el Cuadro de Mando Integral Suite Visión Empresarial, un software modular que le permitirá llevar a cabo una gestión más eficiente de su metodología Balanced Scorecard ¡Hasta una próxima oportunidad!
Fuente: https://gestion.pensemos.com/que-es-un-mapa-estrategico-en-el-balanced-scorecard-y-como-se-hace
