La resistencia al cambio es inevitable en algún momento de nuestras vidas ya sea en el ámbito personal como en el profesional. En este post intento enfocarme en la preparación para dicho cambio la cual debería ser liderada (inicialmente) por el sponsor del proyecto o de la iniciativa.
Es sin lugar a duda muy importante entender y compartir toda la información y comunicación que se debe proveer a aquellas personas que se verán afectadas o a aquellos que serán claves en la transición. Mientras más comunicación exista y se comparta con los afectados la transición será más sencilla y fácil de aceptar y asimilar.
Aquí va una guía que intenta ofrecer unos lineamientos a ser tomados en cuenta cuando se está preparando la comunicación. Desde este punto de vista las consideraciones expuestas a continuación deberán ser atendidas y desarrolladas por el sponsor, actor principal para ofrecer la visión y aclarar porque dicho cambio debe ocurrir.
Situación actual y visión del futuro: En este punto debe tenerse un buen entendimiento acerca del proceso actual. Enfóquese en lo posible en comunicar cómo está funcionando la organización o la iniciativa en términos sencillos de comprender por la audiencia: 
o ¿Qué está ocurriendo hoy en día?
o ¿Cuáles son los indicadores claves que se tienen en la organización o proceso?
o ¿Cómo es vista la organización por los clientes, el personal, la Junta Directiva, la Gerencia Mayor?
Comunique cuál es la visión que se tiene y hacia dónde se quiere ir.
Explique las razones por las cuales se debe llegar a la visión futurística.
En la preparación para la comunicación tome en cuenta los siguientes aspectos a evaluar, considerar y exponer:
- Razones por las cuales el cambio debe hacerse.
- Escenarios que pudiesen ocurrir si dichos cambios no se hiciesen. Estos planteamientos pueden basarse en:
o pronósticos a corto, mediano y largo plazo
o oportunidades actuales y/o futuro que de no aprovecharlas potencialmente serán tomadas por otros
o revisión de estrategias para mantenerse competitivos
- Alcance del cambio.
- Identificación de las personas o departamentos afectados por el cambio.
- Identificación y comunicación de los cambios a darse, quiénes estarán a cargo de dichos cambios, que herramientas serán proporcionadas o utilizadas para efectuar los cambios.
- Obstáculos que pueden presentarse y planes de mitigación y de transición durante esos cambios.
- Cronograma de actividades (puede prepararse a un nivel muy macro, identificando las actividades claves).
- Cómo pueden afectar estos cambios en los procesos de trabajo, los clientes, el personal.
- Plan de comunicación hacia la organización o las personas afectadas: frecuencia, método, contenido.
- Evaluaciones de los cambios. Esto puede darse en forma de mesas de trabajo, consultas y retroalimentación con los grupos afectados.
- Impactos o cambios esperados en los indicadores financieros, económicos u otros indicadores relevantes como producto de estos cambios.
- Asistencia ofrecida o estrategias a utilizar para ofrecer apoyo a aquellos afectados durante el cambio y/o transición.
Como última recomendación es muy importante que dichas comunicaciones iniciales sean conducidas por los gerentes o ejecutivos que lideran esos procesos de cambios. Además debe considerarse con mucha atención el método a comunicarse. La mejor opción siempre será personalmente.
Fuente http://www.liderazgolean6sigma.com/2014/03/preparandose-para-el-cambio.html
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