Por Juan Carlos Valda – jcvalda@grandespymes.com.ar
En muchas empresas, especialmente en las pequeñas y medianas, se ha instalado la idea de que contar con un sistema de información moderno, lleno de reportes y gráficos, es sinónimo de profesionalización, pero hay un detalle que suele pasarse por alto: tener muchos datos no garantiza una mejor toma de decisiones. Es más, puede generar una falsa sensación de control.
Un sistema de información que sólo entrega datos —muchos, ordenados, incluso actualizados en tiempo real— pero que no despierta preguntas estratégicas, no aporta valor real. Es simplemente un decorado digital que adorna reuniones, pero no impulsa a pensar diferente, no obliga a revisar supuestos ni propone caminos nuevos. 
Tener datos no es tener información útil
En muchas ocasiones, se confunde el hecho de tener acceso a muchos números con el hecho de tener verdadera información para decidir, pero lo cierto es que información útil no es la que abunda, sino la que incomoda. La que te obliga a frenar, cuestionarte y pensar: ¿esto que veníamos haciendo sigue siendo válido?
Hay empresas que miden todo: ventas por día, por producto, por cliente, por canal; costos fijos, variables, unitarios; horas trabajadas, stock en tiempo real, eficiencia por operario… pero al final del mes, siguen tomando decisiones igual que siempre: por intuición, por costumbre, o por lo que “sienten” que está pasando.
El sistema está, los datos están… pero las preguntas no aparecen.
Un sistema útil es aquel que incomoda
La verdadera utilidad de un sistema de información no está en lo que muestra, sino en lo que provoca. Un buen sistema no es el que te dice lo que ya sabés, sino el que te enfrenta con cosas que no querías ver o que ni te habías planteado.
Por ejemplo:
- ¿Por qué los nuevos clientes compran una vez y no vuelven?
- ¿Por qué aumentaron las ventas y bajó la rentabilidad?
- ¿Por qué ese vendedor factura más, pero siempre con descuentos?
- ¿Por qué ese producto tan promocionado representa solo el 3% de las ventas?
Estas preguntas son las que te obligan a mirar con otros ojos y si tu sistema no te ayuda a ver estas cosas, es un sistema que entretiene, pero no transforma.
La trampa del “medir todo”
Muchos empresarios caen en la trampa de “medir todo lo posible”. Tienen reportes automáticos, dashboards interactivos, hojas de cálculo detalladas… pero sin una lógica de lectura estratégica.
Lo que falta no es tecnología. Falta criterio de gestión porque podés tener la mejor herramienta del mercado, pero si no sabés para qué querés los datos, terminas usando el sistema como un espejo, no como una brújula.
Y un espejo sólo te muestra lo que ya sos. La brújula, en cambio, te ayuda a decidir hacia dónde ir.
¿Qué preguntas estás dejando de hacerte?
Una de las formas más simples de saber si tu sistema sirve o no, es revisar si te está ayudando a formular preguntas nuevas. Por ejemplo:
- ¿Estoy ganando plata… o solo facturando?
- ¿Este cliente es rentable… o me absorbe tiempo, descuentos y problemas?
- ¿El crecimiento de ventas vino con crecimiento de utilidad?
- ¿Qué productos o servicios me generan mayor valor agregado?
- ¿Qué área consume más recursos y menos resultados da?
Estas preguntas no suelen estar en el sistema, pero es el sistema el que debería darte las pistas para formularlas si no lo hace, es porque le falta alma estratégica.
El dato sin contexto puede ser peligroso
Otra situación habitual es usar la información del sistema como argumento para justificar decisiones… sin analizar el contexto completo.
Por ejemplo: “Vamos a prescindir de esta persona porque el sistema dice que su productividad es baja”. Pero nadie revisó si tuvo problemas de herramientas, de coordinación con otros sectores, o si sus clientes asignados eran los más complejos.
Un número aislado no explica una realidad compleja y cuando se toman decisiones sólo por los datos fríos, se corre el riesgo de cometer injusticias o errores graves.
Rentabilidad: la gran olvidada
En muchas PYMES, el foco está puesto en vender más y si el sistema muestra que las ventas crecieron, todos aplauden. Pero nadie pregunta: ¿Y la rentabilidad? ¿Ganamos más… o sólo trabajamos más?
Muchos sistemas muestran ingresos, costos directos, facturación… pero ocultan la rentabilidad real. No porque no puedan mostrarla, sino porque nadie se tomó el trabajo de configurarlos para eso.
Y es allí donde se pierde una enorme oportunidad: entender dónde realmente gana plata la empresa, y dónde sólo está ocupando tiempo, energía y recursos sin retorno.
Cultura de análisis vs. cultura de urgencia
Hay algo más profundo que los sistemas: la cultura de gestión. En muchas empresas, la urgencia manda, hay que “resolver”, hay que “hacer”, hay que “salir del paso” y nunca hay tiempo para pensar, para detenerse, para analizar.
Entonces, aunque existan sistemas, indicadores y reportes, nadie los mira con atención o se los ve, pero no se los cuestiona o se usan solo para justificar lo que ya se decidió intuitivamente.
La cultura de urgencia mata la cultura de la mejora y un sistema de información no puede hacer su trabajo si no hay una disposición previa a detenerse a pensar.
¿Cómo empezar a usar mejor tu sistema?
No hace falta hacer una revolución. Se puede empezar con algo simple:
- Elegí tres decisiones importantes que tomaste en los últimos seis meses.
- Pregúntate: ¿En qué me basé para decidir eso? ¿Qué información usé?
- Revisa tu sistema: ¿Esa información estaba disponible? ¿La vi? ¿La interpreté bien?
- Si no estaba… ¿podría haberla tenido? ¿La puedo empezar a medir?
- Si estaba y no la vi… ¿por qué? ¿Falta de tiempo, de hábito, de criterio?
Este ejercicio sencillo puede ayudarte a detectar fallas de lectura, de enfoque o de configuración y, a partir de ahí, mejorar.
El valor no está en la tecnología, sino en cómo se usa
No hay sistema mágico, así como no hay software que piense por vos pero lo que sí hay es herramientas que pueden potenciar tu mirada, si las usas bien.
Un sistema bien utilizado te obliga a cuestionarte, a repensar tus decisiones, a observar el negocio con otra lógica.
Y eso, en una PYME, marca la diferencia entre estar sobreviviendo o estar construyendo futuro.
