​Cómo usar la Inteligencia Artificial para no ahogarte con las cuentas por cobrar

por Juan Carlos Valda

Si algo saca canas verdes al empresario PYME es el bendito tema de los cobros. Porque se vende, sí. Pero cobrar… ¡ah, cobrar es otro cantar! Hay clientes que te hacen sentir que te están haciendo un favor cuando pagan. Y mientras tanto, vos tenés que pagar sueldos, impuestos, proveedores y encima lidiar con esa lista interminable de facturas que están “en gestión”.

Ahora bien, ¿y si te dijera que la Inteligencia Artificial puede ayudarte con todo eso? ¿Y si en lugar de usar la IA para “cosas futuristas”, la aplicamos a algo tan concreto y cotidiano como la gestión de créditos y cobranzas?

Vamos por partes.

La realidad del día a día

En muchas PYMEs, el sistema de crédito y cobranzas es más bien artesanal:

• Se anota en una planilla.

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  Se manda un mail recordatorio (cuando se acuerdan).

• Se llama al cliente “cuando hay tiempo”.

• Se cobra “cuando se puede”.

Y no es que no se quiera hacer bien. Es que se corre todo el día con mil temas y esto, que es vital, muchas veces queda para después. Y ese “después” cuesta caro: mora, pérdida de capital de trabajo, necesidad de endeudarse para cubrir baches, e incluso mal vínculo con clientes que se sienten acosados o mal informados.

Entonces, ¿Cómo puede ayudarnos la Inteligencia Artificial a salir de este círculo?

¿Qué puede hacer la IA en créditos y cobranzas?

1. Analizar el comportamiento de pago de tus clientes
   La IA puede revisar el historial de cada cliente: cómo te paga, con cuánta demora, si suele pagar justo antes de que lo llames, si te pide planes, etc. Con eso, crea perfiles de riesgo más certeros que cualquier “sensación” que tengas.

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   Predecir la probabilidad de incumplimiento
   Basado en patrones y datos históricos, puede decirte: “Mirá, este cliente tiene un 80% de probabilidad de atrasarse este mes”. Y eso te permite actuar antes, no después del problema.

3. Automatizar recordatorios personalizados
   En vez de mandar un mail genérico de “Estimado, le recordamos que su factura está vencida”, puede enviar mensajes con un tono adaptado a cada cliente: más amable, más formal, más directo, lo que funcione mejor con ese perfil.

4. Recomendar acciones concretas
   ¿A quién deberías llamar hoy? ¿Con quién podrías ofrecer un plan de pagos? ¿A quién mejor no venderle más a crédito por ahora? La IA puede sugerirte eso como si tuvieras un analista financiero 24/7.

5. Simular escenarios de cobranza
   ¿Qué pasa si cobrás el 70% esta semana? ¿Y si le das 10 días más a los clientes grandes? ¿Cómo afecta eso tu flujo de caja? La IA puede ayudarte a visualizar distintas opciones y elegir la mejor estrategia.

Pero… ¿esto es ciencia ficción? ¿O es algo accesible para una PYME?

Hoy en día, todo esto está al alcance de cualquier PYME. No necesitas tener un ejército de programadores ni gastar fortunas. Hay herramientas en la nube que ya traen IA incorporada, y muchas de ellas tienen versiones adaptadas al bolsillo pyme.

Lo importante es tener la intención de profesionalizar el área, entender que el manejo de créditos y cobranzas no es un trámite contable, sino una parte esencial de tu estrategia financiera.

¿Qué pasos concretos podés dar?

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   Ordená tus datos
   La IA se alimenta de datos. Si tus cuentas por cobrar están en Excel, bien. Pero que estén completas, actualizadas y bien cargadas. Fechas, montos, cliente, situación actual. Lo básico.

2. Incorporá un sistema de gestión con IA o integraciones inteligentes
   Muchos sistemas de gestión (ERP, CRM) ya incluyen funcionalidades de análisis predictivo o se pueden integrar con motores de IA (como Power BI, Google Looker Studio o herramientas específicas de crédito).

3. Segmentá a tus clientes
   No todos los clientes son iguales. Usá la IA para agruparlos: buenos pagadores, pagadores intermitentes, morosos crónicos, clientes nuevos. Cada grupo necesita una estrategia distinta.

4. Creá flujos de trabajo automáticos
   Usá automatizaciones: si se acerca la fecha de vencimiento, que se mande un recordatorio. Si pasaron 3 días del vencimiento, que salte una alerta o se dispare un mail. Que todo eso no dependa de acordarse.

5. Capacitá a tu equipo
   La IA no reemplaza al humano. Lo potencia. Tu equipo de cobranzas necesita entender cómo interpretar los datos que genera la IA, cómo usar esos insights para negociar mejor y cómo optimizar los recursos.

¿Qué beneficios podés esperar?

• Menos morosidad: Si actuás antes, cobrás más.

• Mejor relación con los clientes: Porque los tratás de manera más personalizada.

• Más tiempo para lo importante: La IA se encarga del seguimiento repetitivo, vos podés enfocarte en los casos complejos.

• Decisiones más inteligentes: Porque ya no te guiás solo por el instinto, sino por datos concretos.

Un ejemplo de la vida real

Martín tiene una empresa de distribución de alimentos. Siempre se quejaba de que “le deben un montón” pero no sabía bien cuánto, ni quién, ni desde cuándo. Empezó usando un sistema simple que le mostraba los vencimientos y le sugería a qué clientes priorizar. Después sumó alertas automáticas y segmentación. Hoy, en vez de hacer 20 llamados por día a lo loco, su equipo hace 5 llamados bien dirigidos y cobra más.

Y lo más importante: ahora duerme un poco más tranquilo.

Una aclaración final

La IA no hace magia. No va a hacer que un cliente moroso pague solo porque le llega un recordatorio con emojis simpáticos. Pero sí te va a dar herramientas para anticiparte, ordenar, automatizar y decidir mejor. Y eso, en una PYME, vale oro.

Para pensar:

• ¿Estás usando hoy algún sistema que te ayude a gestionar tus cuentas por cobrar?

• ¿Conocés cuál es el plazo promedio de cobro en tu empresa?

• ¿Tenés un criterio claro para decidir a quién se le da crédito y a quién no?

• ¿Tus recordatorios son automáticos o dependen de acordarte?

• ¿Estás dispuesto a probar una herramienta con IA que te ayude a ordenar este aspecto clave del negocio?

En síntesis, en tiempos donde el flujo de caja es rey, dejar librada la cobranza a la buena voluntad del cliente es como manejar sin frenos. La buena noticia es que hoy existen formas muy accesibles y concretas para que una PYME se apoye en la Inteligencia Artificial, y pase de estar apagando incendios a gestionar de forma estratégica sus cuentas por cobrar.

Porque sí, vender es importante. Pero cobrar es vital. Y si la IA puede darte una mano… ¿por qué no aprovecharla?

Para contactar a Juan Carlos e implementar estos conceptos en tu empresa, escribirle a jcvalda@grandespymes.com.ar