por Juan Carlos Valda
Cuando escuchamos la palabra productividad, lo primero que viene a la mente de muchos empresarios es la idea de hacer más. Más tareas, más horas, más esfuerzo. Pero este enfoque, aunque bien intencionado, está lejos de ser la verdadera esencia de la productividad. De hecho, cuanto más tratamos de hacer, más nos alejamos del verdadero objetivo: eliminar lo que no debemos hacer.
Hay un mito muy arraigado en las pequeñas y medianas empresas (PYMEs), y es que ser productivo significa estar constantemente ocupado. Sin embargo, la realidad es completamente distinta. Estar ocupado no es sinónimo de ser efectivo. De hecho, podría ser el mayor enemigo de la efectividad. 
La clave no está en cuánto hacemos, sino en qué elegimos no hacer. La productividad real se basa en la capacidad de identificar las tareas que no generan valor y eliminarlas sin miramientos. Si logras esto, automáticamente mejorarás la calidad de tu trabajo, tendrás más tiempo para lo importante y tu empresa crecerá de manera más eficiente. Vamos a desglosar esta idea en varias reflexiones clave.
La trampa de estar ocupado
Vivimos en una cultura empresarial que valora estar «ocupado» como si fuera sinónimo de éxito. Si no estás agobiado de tareas, algo debes estar haciendo mal, ¿no? ¡Error! El problema de estar ocupado todo el tiempo es que muchas veces estamos llenando nuestras horas con actividades que no son relevantes para los resultados de la empresa.
Recuerda que el tiempo es el único recurso no renovable. Por lo tanto, cada minuto que inviertes en tareas innecesarias es tiempo perdido. El estar ocupado en tareas poco relevantes solo genera la falsa sensación de progreso, pero la realidad es que te estás quedando en el mismo lugar. Ser productivo no significa tener la agenda llena, sino tenerla enfocada en lo que realmente importa.
Como empresario, uno de los mayores desafíos es no dejarse arrastrar por el torrente de lo urgente. Lo urgente casi nunca es lo importante. Si pasas el día apagando incendios, tomando decisiones apresuradas o resolviendo problemas que no deberías haber tenido en primer lugar, es probable que estés ocupado, pero no productivo.
Elimina lo que no agrega valor
Una de las principales habilidades que todo empresario debe desarrollar es la capacidad de decidir qué no hacer. Esto puede parecer contraintuitivo, pero es fundamental. No todas las tareas son igual de importantes, y no todas deberían estar en tu lista. La verdadera productividad empieza cuando reconoces que hay tareas que, sencillamente, no deben hacerse.
Hacer más con menos no significa meter más tareas en el día. Significa eliminar lo innecesario para enfocarse en lo que sí importa. ¿Tienes procesos en tu empresa que se han convertido en rutina, pero que ya no aportan valor? ¿Hay reuniones que podrían eliminarse o al menos reducirse en frecuencia? ¿Qué actividades podrías dejar de hacer sin que afecten la operación o el crecimiento de tu empresa?
Eliminar lo innecesario no solo te libera tiempo, sino que también te permite liberar recursos para cosas que realmente importan. Si te enfocas en lo esencial, tu empresa será más ágil, más eficiente y, sobre todo, más rentable.
La Ley de Pareto aplicada a la productividad
El principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20, dice que el 80% de los resultados provienen del 20% de las acciones. Aplicado a la productividad, esto significa que una pequeña fracción de tus actividades genera la mayor parte de los resultados de tu empresa.
El truco está en identificar ese 20% de actividades críticas y centrar todos tus recursos en ellas. Una vez que lo haces, te das cuenta de que el otro 80% es, en muchos casos, innecesario. Este es el tipo de tareas que puedes empezar a eliminar. Si puedes identificar y enfocarte en las pocas cosas que realmente importan, estarás haciendo más con menos esfuerzo.
Por ejemplo, ¿qué clientes te generan el 80% de los ingresos? ¿Qué productos o servicios representan la mayor parte de tus ganancias? Una vez que identificas esto, puedes enfocar tus esfuerzos en fortalecer esas áreas y dejar de dedicar tiempo y recursos a los clientes, productos o procesos que no agregan valor.
La importancia de decir “no”
Decir «no» es una de las herramientas más poderosas para mejorar tu productividad, pero también es una de las más difíciles de dominar. Nos han enseñado a decir «sí» a todo: sí a nuevas oportunidades, sí a más proyectos, sí a reuniones innecesarias. Pero cada vez que dices «sí» a algo que no es esencial, estás diciendo «no» a algo que podría serlo.
Como empresario, tu trabajo no es complacer a todo el mundo ni atender cada solicitud que te llegue. Tu trabajo es proteger tu tiempo y tu energía para enfocarlos en las actividades que realmente impulsarán el crecimiento de tu empresa.
Cada tarea que aceptas sin pensar es una distracción que te aleja de tus objetivos. Aprender a decir «no» a lo que no importa es la mejor forma de asegurar que te estás concentrando en lo que sí lo hace.
Sistemas y procesos que simplifican
Otro aspecto clave para eliminar lo innecesario es implementar sistemas y procesos eficientes. Una empresa que no tiene procesos claros es una empresa que malgasta tiempo y recursos. Los sistemas no solo ayudan a organizar mejor las tareas, sino que también permiten identificar rápidamente las áreas que no están funcionando y corregirlas.
Sin embargo, no se trata de complicar más las cosas. Si bien es fundamental tener sistemas en su lugar, estos deben ser lo más simples posible. Un proceso complejo no es un proceso eficiente. Cuanto más simple y directo sea el sistema, más fácil será eliminar tareas innecesarias y enfocarse en lo que realmente importa.
Foco, el verdadero poder de la productividad
Al final del día, la productividad se reduce al foco. ¿En qué estás enfocando tu tiempo, energía y recursos? Si no tienes claridad sobre cuáles son las tareas críticas y cuáles son las tareas que pueden eliminarse, es muy fácil caer en la trampa de estar ocupado pero no productivo.
Tu objetivo como empresario no es hacer todo, sino hacer lo correcto. Y para ello, debes estar dispuesto a dejar de lado las distracciones, eliminar lo innecesario y simplificar todo lo que puedas. El enfoque es lo que te permitirá avanzar de manera consistente y efectiva hacia tus objetivos.
Conclusión
La verdadera productividad no se trata de hacer muchas cosas, sino de eliminar lo que no debe hacerse. No se trata de llenar el día de tareas, sino de llenar el día de acciones con impacto. Elimina lo innecesario, enfócate en lo importante y aprende a decir «no» a todo lo que no te acerque a tus metas.
Recuerda que, en el mundo de los negocios, menos es más. Cuantas menos tareas innecesarias tengas, más tiempo tendrás para lo que realmente importa. Y esa es la verdadera clave del éxito en cualquier empresa.
Para contactar a Juan Carlos e implementar estos conceptos en tu empresa, escribirle a jcvalda@grandespymes.com.ar
