por Juan Carlos Valda
Diálogo: El laberinto de lo urgente
— “¡No puedo más! Cada día es una locura: se rompe la máquina, un cliente me llama furioso, Recursos Humanos me dice que alguien renunció, y encima los bancos no dejan de pedirme papeles. ¿Cómo hago para trabajar así?” 
Carlos, dueño de una empresa metalúrgica, se deja caer en la silla frente a mí, visiblemente agotado.
— “No podés seguir así, Carlos. Si pasás el día apagando incendios, nunca vas a tener tiempo para lo que realmente importa”, le digo.
— “¡Pero son cosas que no puedo ignorar! Si no resuelvo estos problemas ya, la fábrica se detiene o pierdo al cliente. ¿Qué querés que haga? ¿Deje que todo se caiga a pedazos?”
— “No, Carlos. El problema no es que tengas cosas urgentes, sino que tus días se llenan solo de urgencias, y eso es una señal de que algo más profundo está fallando”, le explico con calma. “Si todo es urgente todo el tiempo, ¿cuándo tenés espacio para ocuparte de lo importante?”
Carlos me mira sin entender del todo. “¿Y cómo diferencio lo urgente de lo importante? Si no atiendo lo urgente, pierdo dinero. Pero lo importante… ¿qué es exactamente?”
— “Esa es la pregunta clave. Las urgencias son lo que explota en el momento, pero lo importante es lo que define si tu empresa crecerá o solo sobrevivirá. Dejar que lo urgente te arrastre es como remar sin rumbo. Vamos a analizar cómo podés gestionar esta diferencia”.
Lo urgente: El tirano que domina tus días
Lo urgente es lo que grita más fuerte y necesita atención inmediata. Son los problemas que, si no se resuelven en el momento, generan consecuencias inmediatas. Sin embargo, vivir resolviendo urgencias es como correr en una cinta: te cansás, pero no avanzás.
Las urgencias en una PYME suelen venir de la falta de planificación o previsión:
- Un cliente insatisfecho porque su pedido llegó tarde.
- Un proveedor que exige un pago hoy mismo.
- Un equipo roto en medio de la producción.
- Un colaborador que renuncia de manera sorpresiva.
Cada una de estas situaciones requiere acción rápida, pero si todo el tiempo estás atrapado en este modo, significa que estás gestionando a corto plazo. Las urgencias pueden consumir toda tu energía, dejando poco espacio para reflexionar y planificar estratégicamente.
Lo importante: El motor del crecimiento a largo plazo
Lo importante no grita ni exige atención inmediata, pero es lo que realmente define si tu empresa crecerá, mejorará su rentabilidad y te permitirá recuperar tu calidad de vida. Son esas tareas que, si se postergan constantemente, terminan generando problemas mayores en el futuro.
Ejemplos de tareas importantes en una PYME:
- Definir un plan estratégico de crecimiento.
- Desarrollar nuevos productos o servicios.
- Profesionalizar procesos clave y formar al equipo.
- Implementar un sistema de indicadores de gestión.
- Revisar y optimizar los costos operativos.
Atender lo importante implica salir del modo reactivo y empezar a trabajar en prevención y mejora continua. Es construir una base sólida que minimice las urgencias futuras.
El problema: Vivir atrapado en lo urgente
En muchas PYMEs, los empresarios sienten que lo urgente siempre es prioridad. La razón principal es que las urgencias generan adrenalina y una falsa sensación de productividad: resolver problemas en el momento da la impresión de que estás logrando algo concreto.
Sin embargo, gestionar solo desde la urgencia es un camino hacia el agotamiento. Si nunca tenés tiempo para pensar en lo importante, tu empresa va a quedar atrapada en un ciclo infinito de crisis.
¿Cómo diferenciar entre urgente e importante?
La clave para salir del modo reactivo es aprender a distinguir entre lo urgente y lo importante. Aquí te doy algunas preguntas que pueden ayudarte:
- ¿Qué pasaría si no hago esta tarea hoy?
- Si las consecuencias son inmediatas y negativas, es urgente.
- Si puede esperar sin problemas, pero es clave para el crecimiento, es importante.
- ¿Este problema es recurrente o es un caso aislado?
- Si es recurrente, no se está atacando la raíz del problema. Lo importante sería trabajar en la causa para que deje de repetirse.
- ¿Estoy solucionando síntomas o causas?
- Las urgencias suelen ser síntomas de problemas más profundos. Resolver la causa es lo importante.
- ¿Esto me acerca a mis objetivos a largo plazo?
- Si la respuesta es no, entonces probablemente sea una distracción que puede esperar.
Ejemplos prácticos: Urgente vs. Importante en la PYME
- Cobro atrasado de un cliente
- Urgente: Llamar al cliente para reclamar el pago.
- Importante: Revisar los procesos de cobranza para evitar que se repita la situación.
- Un colaborador renuncia de repente
- Urgente: Buscar un reemplazo inmediato.
- Importante: Mejorar la política de recursos humanos para retener talento.
- Se rompe una máquina en plena producción
- Urgente: Reparar la máquina rápidamente.
- Importante: Implementar un plan de mantenimiento preventivo para evitar paradas.
Herramientas para gestionar lo urgente sin descuidar lo importante
- Agenda semanal estructurada
Reservá bloques de tiempo fijos para trabajar exclusivamente en tareas importantes. No permitas que las urgencias invadan estos espacios. - Matriz de Eisenhower
Esta herramienta divide las tareas en cuatro cuadrantes:- Urgente e importante: Hacer de inmediato.
- Importante pero no urgente: Programar.
- Urgente pero no importante: Delegar.
- No urgente ni importante: Eliminar.
- Delegación consciente
Las urgencias no siempre tienen que ser resueltas por vos. Asigná responsabilidades claras a tu equipo para que ellos también puedan resolver problemas. - Uso de indicadores de gestión
Contar con un tablero de control que muestre el rendimiento de cada área permite anticipar problemas y reducir el número de urgencias.
Conclusión: Dejar de correr para empezar a liderar
Diferenciar entre lo urgente y lo importante es una de las habilidades más valiosas que un empresario PYME puede desarrollar. No se trata de apagar menos incendios, sino de evitar que se enciendan. Trabajar en lo importante implica construir procesos sólidos, formar equipos competentes y dedicar tiempo a planificar el futuro.
Como consultor, siempre le digo a los empresarios: Si pasás el día apagando incendios, es porque en algún momento dejaste de construir cortafuegos. Solo gestionando lo importante vas a poder romper el ciclo de las urgencias y liberar tiempo para liderar con claridad y propósito.
Recordá: lo urgente siempre estará ahí, pero lo importante es lo que definirá el futuro de tu empresa. La elección es tuya: ¿seguís corriendo detrás de los problemas o empezás a construir una empresa que funcione sin depender de tus esfuerzos constantes?
Para contactar a Juan Carlos e implementar estos conceptos en tu empresa, escribirle a jcvalda@grandespymes.com.ar
