Indicador. ¿Para qué sirven los indicadores en una pyme?

Por Golfredo Molina.

Indicador. En Gestionar Fácil, un indicador es una relación entre dos o más tipos de datos, que permite elaborar una medida cuantitativa o una observación cualitativa. Esta “relación” arroja un valor, una magnitud o un criterio, que tiene significado en el contexto de la pyme.

¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y herramientas de gestión! En los últimos artículos publicados en este blog hemos hablado de indicadores de gestión.

En algunos te hemos comentado sobre métricas e indicadores, sin precisar con detalle sus diferencias. A partir de los ejemplos mostrados, ya tienes una idea clara, con seguridad, de su importancia para la gestión de cualquier empresa, pequeña o grande.

También conocidos como KPI (en inglés: Key Performance Indicator), los indicadores aportan información que muestran la evolución que está teniendo la variable que se mide. Puede estar relacionada con una actividad, un proceso… con “algo” que interesa analizar.

Los indicadores se utilizan en muy diversos ámbitos, por la necesidad que existe de medir, evaluar y para tomar decisiones. O simplemente, para conocer más sobre un tema de interés.

Seguro que has escuchado hablar de indicadores como la tasa de desempleo, la tasa de informalidad, por mencionar algunos. Ejemplo:

Indicador. ¿Para qué sirve en una pyme?

Son muchas las ventajas que tiene utilizar indicadores en una pyme. En los artículos recomendados enumeramos varias razones del porqué medir. Por ejemplo:

• R1. Para analizar la tendencia histórica y evaluar la productividad empresarial
• R2. Para interpretar lo que está ocurriendo con las ventas
• R4. Para relacionar la productividad con el costo de la nómina

Como una ventaja general está el hecho de que el indicador brinda objetividad y permite comparar. Implica un lenguaje común que facilita una medida estandarizada y su comprensión por todos los interesados.

Los indicadores son herramientas útiles porque permiten valorar magnitudes como, por ejemplo, el cumplimiento de un objetivo o el índice de satisfacción de un cliente.

Los indicadores, por lo general, se construyen con información cuantitativa. Sin embargo, en la actualidad se está utilizando, cada vez más, indicadores cualitativos.

En una pyme, en particular, un indicador debe ser diseñado con un claro criterio de utilidad. Debe asegurar la disponibilidad de los datos y resultados relevantes en el menor tiempo y con el menor coste posible.

Un ejemplo de indicador en la empresa Donas Redoma que comentamos en otro artículo es el siguiente:

• Indicador: rentabilidad sobre ventas
• Mnemónico: (RsV)
• ¿Qué mide? El índice de rentabilidad sobre ventas mide la rentabilidad de la empresa con respecto a las ventas que genera.
• Forma de cálculo: (utilidades / ventas) x 100

Si la empresa genera utilidades de 4 000 u.m. en un período; y en el mismo periodo las ventas netas fueron por 20 000 u.m., la rentabilidad sobre ventas sería:

• RsV = (4 000 u.m. / 20 000 u.m.) x 100 = 20 %

Esto es, la rentabilidad sobre ventas es de 20 %. La empresa tiene una rentabilidad del 20 % con respecto a las ventas.

Diferencia entre métricas e indicadores

En el artículo Indicadores de gestión en Donas Redoma, se planteó la distinción entre métrica e indicador.

Cuando hablamos de métricas, nos estamos refiriendo a mediciones de atributos o variables, que se realizan mediante la acción de medir. Es decir, mediante la acción que permite obtener el valor de una medida para el atributo o la variable.

Por ejemplo, en Donas Redoma tienen, entre otras, las siguientes dos métricas para las tiendas:

• Número de clientes atendidos por día en tienda (NCxD)
• Total de clientes nuevos en tienda, por mes (TCNxM)

En el primer caso, la acción es contar los clientes atendidos durante el día, sin importar si realizaron una compra o no. En el segundo caso, la acción es sumar los nuevos clientes que compraron durante el mes “x”.

A partir de estas métricas, Donas Redoma puede crear otras métricas, como por ejemplo:

• Promedio diario de clientes atendidos en tienda (es un cálculo con base en los valores de NCxD)
• Promedio mensual de nuevos clientes en tienda (es un cálculo con base en los valores de TCNxM)

Estos promedios son métricas indirectas, pues utilizan los resultados de las métricas directas NCxD y TCNxM.

Una aplicación CRM puede aportar este tipo de cálculos de manera fácil.

Otros ejemplos para el caso de Donas Redoma:

• Total facturado por mes (suma del monto de todas las facturas válidas en un mes)
• Coste total de la nómina por mes (suma de todos los pagos por concepto de nómina en un mes)
• Valor promedio de ventas diarias no realizadas por falla de mercancía (suma de las ventas no realizadas dividido por el número de días trabajados en el mes).

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre métrica e indicador?

Las métricas son la base del cálculo de los indicadores. Es decir, un indicador utiliza los valores de dos o más métricas para obtener una magnitud o valor. Este se interpreta a partir de un “modelo” creado para tal fin.

Ejemplo de un indicador financiero que relaciona dos métricas, total activos y total pasivos para una fecha dada: “ratio de garantía”.

• Ratio de garantía = Activo / Pasivo

El activo de la empresa es la garantía que tienen los acreedores de que podrá hacer frente a sus deudas. Es decir, el indicador señala la capacidad que tiene la empresa de hacer frente con sus activos a las deudas con terceros, independientemente de su vencimiento.

Para este indicador el modelo de análisis es el siguiente:

• Si el valor del indicador es menor que 1,2 y se mantiene por “x” meses consecutivos en descenso, la empresa entrará en situación de quiebra.
• El valor esperado es entre 1,2 y 2,2.

Veamos el caso de este indicador para la empresa JM Sports, en los últimos 12 meses:

En este ejemplo, la meta es mantener el indicador de garantía entre 1,2 y 2,2; para asegurar que los activos de la empresa cubran los pasivos con holgura.

En este caso, un valor de 3 o superior para el indicador, no necesariamente sería bueno. Se tendría que analizar otros indicadores para evaluar si es ideal o no un valor de 3 o superior.

¿Por qué utilizar indicadores en las pymes?

Ya hemos indicado que si no se mide lo que se hace, no se puede controlar. Cuando no se puede controlar, no se pueden tomar acciones para alcanzar objetivos y no se puede dirigir. Si no se puede dirigir, no se puede mejorar.

Medir y analizar son dos acciones fundamentales para conocer el estado real de una empresa. Para medir podemos utilizar muchos tipos de indicadores.

Todo tipo de empresa afronta en la actualidad desafíos de manera constante. Ya sabemos que la competencia es cada vez más exigente. Lo que se traduce en océanos rojos cada vez más competitivos.

Por tal motivo, implementar un conjunto de indicadores por áreas funcionales, redundará en beneficios tangibles para cualquier pyme. Con indicadores idóneos podrá ajustar las acciones para mantener la dirección y el enfoque en los objetivos estratégicos.

Como empresario, te estarás preguntando si diseñar e implementar indicadores será viable en una pyme. – La respuesta es sí.

Cuando el empresario ha alcanzado la etapa de funcionamiento estable de su empresa, una condición para seguir avanzando en la mejora de la organización, es que debe medir para tomar buenas decisiones.

En muchos casos lo hace, pero para alcanzar y mantenerse en la etapa de funcionamiento óptimo, es necesario medir de manera panificada. Con objetivos claros para que el esfuerzo no se diluya y el proceso de decisiones tenga insumos de calidad.

Repasemos los atributos básicos de los indicadores

Toda métrica o indicador debe satisfacer los siguientes criterios:

• Medible: esto significa que la característica debe ser cuantificable. Debe existir una forma de medirla.
• Entendible: el indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan.
• Controlable: el indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización.

Indicadores por área funcional

El reto para un empresario al frente de una pyme es seleccionar un conjunto de indicadores que pueda dar cuenta del avance de la empresa, a un coste relativamente bajo.

Como siempre, dependerá del contexto de la empresa, del tamaño y de las necesidades de información que tenga el empresario.

De las 12 áreas funcionales que identificamos en una empresa, o que podrían estar presentes según la etapa en que se encuentre, algunas son obligatorias.

Para una empresa en la etapa de funcionamiento estable las áreas funcionales que deben estar en proceso de mejora son, al menos, las siguientes:

Finanzas

Sobre el área funcional finanzas, comentamos diversos indicadores básicos en el artículo indicadores financieros para gestionar una pyme.

Este será complementado en un nuevo artículo, en el que con apoyo de los módulos de un CRM, mostraremos métricas e indicadores para evaluar las subáreas como:

• Tributos e impuestos
• Registros Contables
• Facturación
• Análisis de costes

Mercadeo y ventas

Una de las áreas funcionales sobre la que se diseñan más indicadores es mercadeo y ventas.

La importancia de los clientes, que son la base de la existencia de toda empresa, hace que se mida de muchas formas la relación con ellos.

En el artículo Indicadores de gestión en Donas Redoma, comentamos de manera breve sobre el indicador de gestión satisfacción del cliente.

En un próximo artículo comentaremos otros indicadores típicos para esta importante área funcional, clave para el éxito de toda empresa.

Talento humano

Sobre la gestión del talento humano, te recomiendo revisar el articulo Gestión del talento humano en empresas exitosas.

Existen muchos tipos de indicadores para medir el rendimiento y el comportamiento del talento humano. Estos pueden aplicarse para las diversas subáreas:

• Evaluación del desempeño
• Políticas de gestión del talento humano
• Incentivos y beneficios
• Capacitación y formación
• Clima organizacional y motivación

En un próximo artículo comentaremos los indicadores típicos para el área de talento humano, aplicables en las pymes.

Producción y operaciones

La producción de bienes y servicios es parte de la cadena de valor de toda empresa. Esto implica que su mejora continua es objeto de atención en empresas que quieren alcanzar el funcionamiento óptimo o la etapa de expansión.

Tomaremos como ejemplo, en un artículo específico para esta área, dos empresas de las que hemos hablado en este blog: consultora Geosama y Batidos y Algo Más.

A través de ellas veremos ejemplos de métricas e indicadores. ¡Así que esté pendiente de esta interesante entrega que haremos pronto!

Otras áreas funcionales

Para una empresa en funcionamiento estable, es muy probable que el empresario haya desarrollado otras áreas, al menos en un nivel básico. Áreas como: dirección estratégica, gestión de la información, análisis del entorno, entre otras.

Por supuesto, actividades propias de estas áreas se pueden estar ejecutando desde la etapa de funcionamiento regular. Pero cuando hablamos de desarrollarlas, aunque sea en un nivel mínimo, nos referimos a asignar recursos y a trabajar en su implementación de manera deliberada. También implica asignar un responsable.

De estas áreas también hablaremos en términos de métricas e indicadores, en entregas futuras.

Para finalizar…

• En este artículo diferenciamos con ejemplos, las métricas de los indicadores. Esto es importante al momento de decidir qué indicadores necesitamos para satisfacer las necesidades de información de la empresa.
• Una métrica puede ser directa o indirecta. Se obtiene realizando una medición, es decir, un conjunto de operaciones cuyo objeto es determinar el valor de una medida.
• Con las métricas definimos indicadores. Para los indicadores debe existir una modelo de análisis, que señale cómo se interpreta el valor obtenido y qué se espera de su evolución.

A partir de este artículo estaremos desarrollando más ejemplos de indicadores por área funcional, y haremos referencia a las aplicaciones CRM como fuente clave de datos para tal fin.

¡Hasta pronto! ¡Éxitos con tus indicadores!

Fuente: http://www.gestionar-facil.com/indicador/