La productividad es el único camino hacia el éxito

Hoy dejo algunas reflexiones y otros tips sobre el tema de la productividad:

1. Si el día no tiene suficientes horas, hay algo que estás haciendo mal. Si no tienes tiempo para hacer lo que es importante para ti, probablemente es que no te importa mucho. La vida es una cuestión de prioridades, y las prioridades son una cuestión de agenda. Si no tienes tiempo es que no tienes claras tus prioridades.

2. No te sientes delante del ordenador sin saber lo que vas a hacer. Porque entonces lo primero que harás será revisar el correo electrónico, echar un vistazo a la prensa, chequear las redes sociales o mirar las cotizaciones bursátiles. Al no tener prioridades, el ser humano huye de lo más difícil (lo que hay que hacer de verdad) para centrarse en lo fácil (lo más cómodo). Además, planificar exige tiempo, por lo que no se estará aprovechando desde el minuto uno. El éxito exige planificación; no planificar es planificar el fracaso. Como decía Jim Rohn: «Nunca comiences un día hasta que no lo termines en papel».

3. Concentra tu atención en una única tarea. La multitarea es el mayor enemigo de la productividad. No veas el mail más que 2–3 veces al día. Apaga todo tipo de alertas. Y dedica a las Redes Sociales un determinado tiempo previsto por anticipado. Tu capacidad de enfoque es determinante para tu productividad personal. Productividad no es otra cosa que gestión de la atención, dónde se pone en el foco sin dejar que otras cosas nos distraigan hasta que hemos terminado lo que estamos haciendo..

4. Estar ocupado es una excusa para evitar hacer las cosas importantes. Si quieres estar muy ocupado las opciones son ilimitadas: mail, redes sociales, llamadas, leer las noticias (hay que estar informado, ¿no?) y un largo etcétera. Verás como al final del día te faltan horas. La cuestión no es estar ocupado, la cuestión es: ¿ocupado haciendo qué?

5. Productividad no es hacer muchas cosas sino eliminar de hacer todo lo innecesario. Para multiplicar resultados de lo que se trata es de conseguir ‘más’ haciendo ‘menos’. Y eso sólo es posible no haciendo cosas irrelevantes. Hacer menos no es vagancia, es inteligencia. La gente satura sus agendas para tener la sensación de ser importantes. 

6. Aprender a decir No es crucial. La asertividad es crítica para la productividad personal. Como decía hace poco nuestro amigo José Miguel Bolívar (@jmbolívar) en su post: Sin No, no eres Nada: «Para ser productivo hay que aprender a decir No, y hacerlo con mucha frecuencia». La mejor manera de decir No es teniendo claridad de objetivos, porque entonces es fácil. Por si te interesa el asunto, también te dejo el post 18 maneras de aprender a decir No con eficacia de TeraGrowth (@teragrowth). No permitas que tu boca te llene de trabajo. Cada vez que dices ‘sí’ al algo sin importancia estás diciendo ‘no’ a algo con importancia.

7. El tiempo se pierde porque hay demasiado. Sí, así es. Si trabajas por cuenta ajena, dedicar tiempo a hacer cosas insustanciales es algo normal porque no hay incentivo (necesariamente) para aprovechar bien el tiempo. El mundo se ha puesto de acuerdo para que haya jornadas de 9 a 14 h y de 16 a 19 horas. Como tenemos ocho horas que llenar, llenamos ocho horas. Si fuesen quince, llenaríamos quince, no lo dudes. ¿No es curioso que la mayoría de las empresas tengan el mismo horario? ¿Necesitan todas las mismas horas? Desde luego que no, es el estándar social que impones normas (¿absurdas?) para todos igual.

8. Muchos emprendedores, siguen la misma dinámica. A pesar de trabajar por cuenta propia, también necesitan llenar horas. Primero, por una cuestión de malos hábitos heredados. Segundo, porque está mal visto estar ocioso. Precisamente, hace unos días el Washington Post publicaba el siguiente artículo: Why being so busy makes us feel so good (Por qué estar ocupados nos hace sentir tan bien). La respuesta es obvia y la daba el propio artículo: «Estar ocupado es signo de estatus. Si estás ocupado, eres alguien importante». Nuestra cultura premia el ‘sacrificio personal’ y no la ‘productividad personal’. Un conocido empresario contaba cómo fue despedido de su primer trabajo después de que el trabajo de 8 horas lo hacía en 2 horas y el resto del tiempo lo dedicaba a temas personales: leer sobre kung-fu. El manager le fulmino con la siguiente argumento: «Para que sepas valorar el trabajo duro».

Trabajar duro está sobrevalorado. Como decía en cierta ocasión Oprah Winfrey, incluida en Aprendiendo de los mejores (Alienta, 2013, 4ª edición): «Te creas la sensación de estrés porque sientes que tienes que hacerlo». Estar estresado, ir con la lengua fuera o derrapar en las curvas es cool, guay o como lo queramos llamar. Cuestión de ego, ya se sabe. De ello ya hablamos en el post El dinero no es importante, sino lo más importante al comentar un interesante experimento realizado en la Universidad de Harvard, donde la gente compite por ganar más dinero pero no por tener más tiempo libre.

9. Lo ‘Qué’ haces (Eficacia) es más importante que ‘Cómo’ lo haces (Eficiencia). Dos cuestiones que NUNCA se deben olvidar:

— Hacer algo intrascendente bien no lo convierte en importante: esto es, no vale la pena hacer bien, lo que para empezar, no vale la pena hacer.

— Dedicar mucho tiempo a algo no convierte la tarea en importante: así que concéntrate en ser productivo y no en estar ocupado.

La eficiencia es importante, pero siempre que se aplique a lo correcto. No se trata de arreglar lo que no está roto.

— La Ley de Pareto: 80/20: De ello da buena cuenta Tim Ferriss en su clásico La semana laboral de 4 horas. Allí cuenta su propia historia personal que era un desastre hasta descubrir esta ley del economista Vilfredo Pareto (1848-1923) que concluye que el 80% de la producción procede del 20% de los consumos (en algunos casos es 90/10 ó 95/5) y que es aplicable a la mayor parte de las cosas de la vida (en el jardín de la casa de Pareto, el 80% de los guisantes procedían del 20% de las vainas):

«Cuando me topé con la obra de Pareto una noche, llevaba matándome a trabajar como un esclavo 15 horas al día, 7 días a la semana […] Un día empecé a diseccionar mi vida a través de dos lentes: ¿Qué 20% de causas son responsables del 80% de mis problemas de infelicidad?; y ¿qué 20% de causas producen el 80% de mi felicidad? […] La primera decisión que tomé es un ejemplo estupendo de lo rápido y contundente que puede ser el retorno sobre la inversión de esta liposucción analítica: no contacté más con el 95% de mis clientes y despedí al 2%, lo que me dejó con el 3% de mis productores de ingresos para estudiarlos y conseguir más. Al hacer mi análisis, de más de 120 mayoristas, solamente 5 estaban proporcionándome el 95% de mis ingresos. Estaba dedicando el 98% de mi tiempo a perseguir al resto, pues esos 5 hacían pedidos regulares sin ningún tipo de llamadas de seguimiento o persuasión. En otras palabras, estaba trabajando porque sentía que tenía que hacer algo de 9 a 5. No me había dado cuenta que que trabajar todas las horas que van de 9 a 5 no es el objetivo, sino la estructura horaria que la mayoría aplica, sea necesario o no […] Todos, y quiero decir el 100%, de mis problemas y quejas procedían de esta mayoría improductiva.»

— La Ley de Parkinson. Lo que dice es que una tarea crecerá en importancia y complejidad (percibidas) en relación con el tiempo disponible para ejecutarla. Si dispones de 24 horas para terminar un proyecto, el poco tiempo de obligará a concentrarte en la tarea sin ningún tipo de interrupción ni distracción. Si dispones de una semana, vacilarás mucho y se convertirá en un problema más grande de lo que es. El producto final en el plazo más corto será casi invariablemente de igual o mayor calidad porque tu concentración habrá sido mayor. Tim Ferriss también cuenta su propia historia personal en la primavera de 2000:

«Había llegado a clase nervioso e incapaz de concentrarme. En 24 horas debía entregar la tesina final que era un 25% de la nota final. La opción por la que me había decantado era entrevistar a directivos de una empresa de reciente creación y analizar su modelo de negocio. Sin embargo, a última hora dos figuras clave se negaron a hablar por una cuestión de confidencialidad y precaución pre-OPA. Me acerqué a mi profesor Ed al terminar la clase para darle la mala noticia:

— Ed, creo que necesito que me alargues el plazo para darte la tesina.

Ed sonrió antes de contestar sin un atisbo de preocupación y dijo:

— Creo que saldrás de ésta. Los emprendedores son gente que saca las cosas adelante.

24 horas más tarde entregué mi tesina final de 30 páginas. Era sobre otra empresa que había encontrado, entrevistado y diseccionado en una intensa noche. Al final resultó uno de los mejores trabajos que redacté en los 4 años de carrera y conseguí un sobresaliente. Antes de irme el día anterior, Ed me había dado un consejo de despedida: la Ley de Parkinson».

En resumen:

1. Limita tus tareas a las importantes, para trabajar menos tiempo (Ley 80/20).