Uno de los grandes interrogantes que siempre afloran cuando se habla de capacitación tiene que ver con su efectividad en el incremento del desempeño en las gestiones propias de cada uno de los cargos en la organización. La búsqueda de nuevos y mejores métodos de capacitación nos han llevado a procesos innovadores y novedosos que logran demostrar que vale la pena invertir en el mejoramiento de los conocimientos de las personas, en el entrenamiento de las habilidades y en el desarrollo de actitudes cada vez más acordes con las necesidades de la organización.
El éxito de la capacitación se demuestra cuando podemos afirmar que contamos en nuestra organización con personas capaces, es decir con desempeños superiores y por tanto con personas competentes que contribuyen de modo positivo y permanente en el logro de los objetivos estratégicos.
Una primera diferenciación que quiero proponer tiene que ver con la función de capacitación en la empresa y otra el departamento o área de capacitación, por cuanto no todas las empresas tienen una sección dedicada exclusivamente a ocuparse de los temas de formación, entrenamiento y desarrollo. Por tanto el hecho de no contar con un departamento específico dedicado a estos temas no significa que este tema no sea valioso ni tenido en cuenta por los administradores, gerentes o dueños de las empresas sin importar el tamaño de la misma.
La capacitación tiene una dimensión estratégica por cuanto su alcance va más allá de identificar y ejecutar acciones que atiendan las necesidades de entrenamiento, formación y desarrollo de las personas que integran cada uno de los equipos de trabajo, en este sentido, podemos mencionar a modo de ejemplo las siguientes acciones:
1. Actualizar en temas tecnológicos, de ley y funcionales a cada uno de los ocupantes de los cargos en la empresa.
2. Ofrecer espacios de creación e innovación que aporten al mejoramiento de la gestión.
3. Promover eventos orientados al mejoramiento de las competencias de cada uno de los funcionarios de la empresa.
4. Diseñar programas ajustados al entrenamiento de competencias laborales específicos de acuerdo a las funciones y responsabilidades.
La propuesta de este artículo es ofrecer entonces algunos elementos que permitan a los gerentes y responsables de la capacitación en las empresas reflexionar sobre las principales responsabilidades que tienen y de esta manera contribuir a estructurar y fortalecer los procesos orientados a incrementar el desempeño de quienes tienen hacen parte de los diferentes equipos de trabajo e igualmente reconocer el impacto que sobre la productividad en la organización tiene el hecho de contar con personas capaces en el desarrollo de cada uno de los cargos.
Gerencia de la Capacitación
Con el fin de tener claridad sobre el término Gerencia, recurro a la siguiente definición que con seguridad podrá ser un buen referente para las reflexiones posteriores de este artículo:
“Gerencia: Es el proceso de planeación, organización, actuación y control de las operaciones de la organización, que permiten mediante la coordinación de los recursos humanos y materiales esenciales, alcanzar sus objetivos de una manera efectiva y eficiente. “ Diccionario Gerencial * Pirámide Digital.
Una de las características recurrentes a muchas organizaciones es la desconexión o distancia evidente entre lo que la empresa necesita, en términos de capacitación, y los eventos a los cuales asisten los funcionarios, lo cual hace que efectivamente los participantes sientan que, este tiempo y contenido dedicado a asistir a seminarios y cursos, no impactan necesariamente en los urgentes problemas que podrían solucionarse con un entrenamiento adecuado y enfocado. Por otra parte los administradores tienden a pensar que los recursos asignados no están generando retorno medible y efectivo en la gestión y operación de la organización.
Por lo anterior, la capacitación es un proceso que requiere ser objeto de una gerencia orientada a las reales necesidades de la organización y estar alineada con los propósitos estratégicos de la compañía.
Propongo a continuación un modelo que recoge los pasos claves para hacer de la capacitación un proceso de impacto en la organización:
1. Planear
2. Administrar
3. Ejecutar
4. Evaluar
Veamos entonces unas breves reflexiones sobre cada uno de los componentes de la gerencia de la capacitación:
Planear:
Cada empresa tiene sus prioridades en términos de entrenamiento, formación y desarrollo por tanto la capacitación debe ser diseñada de tal manera que se convierta en un factor que contribuya positivamente a reconocer las áreas en las cuáles deben hacerse los mayores esfuerzos de tal manera que podamos encontrar la mejor manera de hacer llegar los aprendizajes a quienes participarán en cada uno de los programas que se establecerán a partir del diagnóstico de necesidades de capacitación.
Algunos elementos importantes a la hora de iniciar un plan de capacitación tienen que ver con:
1. Contar con información previa clave tal como las competencias definidas para la organización, los equipos de trabajo y las personas teniendo como horizonte el plan estratégico corporativo y los resultados esperados.
2. Definir el presupuesto con el cual se cuenta y realizar el costeo necesario para cada uno de los componentes en los cuales se invertirán estos recursos.
3. Conocer el número de participantes totales en el plan identificándolos por áreas de trabajo.
4. Contar con una base de proveedores de capacitación, tanto internos como externos, para los diferentes temas resultantes del diagnóstico de necesidades realizado.
5. Contar con las políticas de capacitación de la organización, de tal manera que podamos tener un buen fundamento al momento de administrar las mismas.
6. Anticipar la manera como se manejarán algunos imprevistos que puedan surgir durante el desarrollo de los programas establecidos.
7. Permitir la participación de otros gerentes y jefes de área en el proceso de construcción y planeación de tal manera que se sientan parte del plan.
8. Preparar los formatos necesarios para la fase de administración, tales como las fichas de objetivos y contenidos de cada uno de los temas a desarrollar, los formatos de tiempos y asistencia y también lo de evaluación.
9. Participar en la definición de las metodologías requeridas para cada uno de los grandes temas por ejemplo cuántos y cuáles se atenderán con:
a. Capacitación presencial.
b. Con instructores internos o externos.
c. Aprendizaje por e-learning o b-learning.
d. Procesos de coaching y/o mentoring.
e. Simuladores
Todos estos elementos, y algunos otros, permitirán al responsable de los procesos de capacitación, contar con insumos valiosos para establecer también los indicadores con base en los cuales podrá posteriormente no solamente medir los resultados de los procesos de entrenamiento, formación y desarrollo sino también hacer seguimiento a la efectividad de la capacitación.
Administrar:
Una vez establecido el plan de capacitación es importante desarrollar la fase de administración del programa de capacitación en cual debe ser conocido no solamente por los gerentes o jefes de área, sino también por todos aquellos que va a participar de los diferentes seminarios, talleres y demás eventos y actividades incluidas en el plan de formación de la empresa.
Algunos aspectos importantes que deben tenerse en cuenta al momento de administrar el proceso de capacitación tienen que ver con:
1. Integrar, en lo posible, un comité de capacitación compuesto por los jefes o gerentes de área de tal manera que se programen reuniones de seguimiento donde el responsable de capacitación entrega un informe periódico de los avances y dificultades del proceso, proponer ajustes al plan e integrar nuevas acciones tendientes a fortalecer el desarrollo del plan.
2. Reunir y sistematizar toda la información requerida para el buen desarrollo del plan de capacitación tal como:
a. El listado de cada uno de proveedores de capacitación tanto internos como externos.
b. La documentación de los contenidos requeridos para cada uno de los cursos, seminarios, coach, simulaciones, etc..
c. Elaborar el inventario de todo el componente logístico necesario para el buen desarrollo del programa de capacitación.
d. Contar con la información de los sitios donde se desarrollará cada uno de los eventos programados.
e. Contar con el documento donde aparecen los temas, participantes, duración, proveedor, costos y fechas.
f. Contar con los formatos de invitación a los participantes
3. Asignar y controlar los recursos financieros para el desarrollo de cada una de las actividades programadas, es importante tener en cuenta todos los aspectos incluidos en el presupuesto de tal manera que se pueda llevar un registro que después pueda ser presentado en las distintas variables requeridas por la gerencia.
4. Reunirse previamente, a los eventos programados, con los instructores con el fin de conocer un poco más de cada uno de ellos, independientemente que sean ofrecidos por entidades de reconocido prestigio. No está demás pedir a cada uno de ellos su hoja vida.
5. Verificación de los sitios donde se realizarán los eventos con el fin de garantizar que el proceso de aprendizaje cuenta con todos los requerimientos necesarios para su buen desarrollo.
La administración de la capacitación se convierte entonces en una función muy importante por cuanto implica desarrollar acciones conducentes a mantener activo el proceso no sólo en los participantes sino también el estar atento al desarrollo de la ejecución y evaluación de la misma.
Ejecutar:
Una vez realizada la planeación de la capacitación y definidos los programas a desarrollar y establecida la función administrativa con el fin de garantizar el éxito del programa viene la ejecución como tal que obliga al responsable del proceso a estar permanentemente informado de todas las situaciones que se van dando en el mismo, algunas de estas acciones son:
1. Garantizar que a todos los asistentes les llegué las respectivas invitaciones con la información necesaria para su asistencia.
2. Verificar que las condiciones acordadas con los operadores logísticos se cumplen y que los sitios, materiales, manuales y equipos requeridos se encuentren a disposición de los instructores y participantes.
3. Estar en contacto, si no va a estar presente, con el instructor y con alguno de los participantes para conocer la marcha del evento.
4. Asegurar que el instructor aplique al finalizar el evento la evaluación de reacción para el grupo participante y las demás evaluaciones que hayan sido acordadas.
En esta fase, a menos que el responsable de la capacitación sea el mismo instructor, es importante mantener contacto con el evento con el fin de conocer de primera mano si se están cumpliendo los aspectos claves del proceso.
Evaluar:
Al finalizar los procesos de capacitación es importante, desde la gerencia de la capacitación, incluir todos los elementos que permitan reconocer la efectividad de la capacitación y del proceso mismo, por tanto se sugiere seguir algunos o todas las siguientes propuestas:
1. Los 5 pasos ofrecidos por Donald Kilpatrick con el fin de ir más allá de la simple reacción obtenida por los participantes.
2. Solicitar al instructor, conferencista o facilitador un informe escrito sobre su percepción del trabajo realizado.
3. Reunir el comité de capacitación para reconocer los aspectos que favorecieron y obstaculizaron el desarrollo del programa
4. Identificar si la plataforma tecnológica utilizada para el desarrollo de los programas e-learning son los adecuados
5. Recopilar la información correspondiente a los resultados de los indicadores de eficiencia y eficacia planteados para el proceso y que incluyen aspectos tales como niveles de participación, porcentaje de distribución del presupuesto ejecutado por áreas, niveles de transferencia del aprendizaje, mejoramiento del desempeño y resultados en los puestos de trabajo, etc..
Evaluar el proceso de capacitación permite conocer de qué manera las competencias requeridas por la organización comienzan a hacerse evidentes en los resultados de la empresa y de esta manera nos permite asegurar que los esfuerzos, tiempos y recursos invertidos se manifiestan en una mayor productividad que impacta directamente en la competitividad de la compañía, de tal manera que la capacitación se convierte en un componente estratégico de la mayor importancia en la organización.
Autor José Manuel Vecino P.– jmvecinop@jobmanagementvision.com www.jobmanagementvision.com
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